English below

Chức năng (Function description)	Tài liệu này hướng dẫn người dùng cuối sử dụng Màn hình Business Area > Hall Plans trên hệ thống PMS cho phép người dùng xem và quản lý sơ đồ bố trí bàn của từng khu vực kinh doanh (hall/outlet) trong nhà hàng. Thông qua giao diện trực quan dạng sơ đồ, người dùng có thể theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực, bao gồm các trạng thái như bàn trống, bàn đang sử dụng hoặc đang được print-check.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Hall plans

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Màn hình Business Area > Hall Plans trên hệ thống PMS cung cấp giao diện tổng quan để người dùng quản lý hoạt động kinh doanh tại từng nhà hàng/outlet một cách trực quan và hiệu quả. Màn hình bao gồm các tính năng chính giúp theo dõi và quản lý cả sơ đồ bố trí bàn của các khu vực kinh doanh lẫn các nghiệp vụ liên quan đến ca làm việc và báo cáo vận hành trong ngày.

Cụ thể, người dùng có thể:

• Xem và quản lý sơ đồ bố trí bàn (hall plans), theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực (bàn trống, bàn đang phục vụ, bàn đã được đặt trước), gán bàn cho khách, chuyển bàn, gộp bàn hoặc truy cập chi tiết hóa đơn liên quan đến từng bàn.
• Xem danh sách nhà hàng/outlet được cấu hình trong hệ thống PMS và thực hiện các nghiệp vụ quản lý ca làm việc và báo cáo.
• In báo cáo ca thu ngân (Print Close Cashier Shift Report) để kiểm tra tổng hợp giao dịch trước khi đóng ca.
• Đóng ca thu ngân (Close Cashier Shift) để khóa các giao dịch của ca hiện tại và chuẩn bị cho ca tiếp theo.
• In báo cáo tổng kết ngày (Print Close Daily Shift Report) để nắm tổng quan doanh thu và giao dịch trong toàn bộ ngày làm việc.
• Đóng ca ngày (Close Daily Shift) để kết thúc toàn bộ hoạt động giao dịch trong ngày và chuyển hệ thống sang ngày vận hành tiếp theo.

Màn hình này giúp người dùng tối ưu việc quản lý bàn, điều phối phục vụ, theo dõi doanh thu, và đảm bảo các nghiệp vụ vận hành trong Business Area được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

2. Mục tiêu

• Provides a visual table layout for each business area, making it easy to monitor and manage table status.
• Supports quick access to related invoice details directly from the table layout.
• Supports shift management and reporting for each restaurant/outlet, including printing reports, closing cashier shifts, and closing daily shifts.
• Helps staff and managers accurately and efficiently track revenue, table operations, and work shifts.
• Optimizes operational processes, reduces errors and manual tasks, and ensures data is synchronized and ready for management reporting.

II. Các Tính Năng Chính

• Màn hình Business Area > Hall Plans bao gồm các tính năng chính sau:
  • Quản lý sơ đồ bố trí bàn (Hall Plans Management):
    • Hiển thị sơ đồ bàn trực quan cho từng khu vực kinh doanh (hall/outlet).
    • Theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực: bàn trống, bàn đang phục vụ, bàn đã đặt trước.
    • Thực hiện thao tác nghiệp vụ: tạo hóa đơn, gán bàn, chuyển bàn, gộp bàn.
    • Truy cập chi tiết hóa đơn liên quan để chỉnh sửa, cập nhật hoặc xử lý nghiệp vụ.
  • Xem danh sách nhà hàng/outlet:
    • Hiển thị tất cả các nhà hàng/outlet đã được cấu hình trong hệ thống PMS.
    • Truy cập nhanh các tính năng quản lý ca làm việc và báo cáo của từng nhà hàng.
  • Print Close Cashier Shift Report:
    • In báo cáo tổng hợp giao dịch của ca thu ngân trước khi đóng ca.
    • Hỗ trợ kiểm tra và xác nhận các giao dịch đã ghi nhận.
  • Close Cashier Shift:
    • Thực hiện đóng ca thu ngân, khóa các giao dịch của ca hiện tại.
    • Chuẩn bị hệ thống cho ca tiếp theo mà không làm ảnh hưởng dữ liệu.
  • Print Close Daily Shift Report:
    • In báo cáo tổng hợp doanh thu và giao dịch của toàn bộ ngày làm việc tại nhà hàng/outlet.
    • Hỗ trợ quản lý kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ dữ liệu vận hành hàng ngày.
  • Close Daily Shift:
    • Thực hiện đóng ca ngày, kết thúc toàn bộ hoạt động giao dịch trong ngày.
    • Chuyển hệ thống sang ngày vận hành tiếp theo, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và đồng bộ.

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Group reservation list:
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Business area” trên thanh Header.
  • Chọn mục “Invoice list” trong danh sách menu con.
  • Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Invoice list.
• Truy cập màn hình Hall Plans:
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Business Area” trên thanh Header.
  • Chọn mục “Hall Plans” trong danh sách menu con.
  • Hệ thống sẽ mở màn hình sơ đồ bố trí bàn của khu vực kinh doanh.
• Quản lý sơ đồ bố trí bàn:
  • Xem trạng thái bàn theo thời gian thực: bàn trống, bàn đang phục vụ, bàn đã đặt trước.
  • Thực hiện các thao tác nghiệp vụ trực tiếp trên sơ đồ: tạo hóa đơn mới, gán bàn cho khách, chuyển bàn, gộp bàn.
  • Truy cập chi tiết hóa đơn liên quan đến từng bàn để xem, chỉnh sửa hoặc xử lý nghiệp vụ.
• Xem danh sách nhà hàng/outlet:
  • Chọn nhà hàng/outlet từ danh sách để quản lý sơ đồ bàn và các nghiệp vụ liên quan.
• In báo cáo ca thu ngân (Print Close Cashier Shift Report):
  • Chọn nhà hàng và ca thu ngân cần in.
  • Nhấn Print để in báo cáo tổng hợp giao dịch của ca.
• Đóng ca thu ngân (Close Cashier Shift):
  • Chọn ca thu ngân cần đóng.
  • Thực hiện thao tác Close Shift để khóa các giao dịch trong ca hiện tại.
• In báo cáo tổng kết ngày (Print Close Daily Shift Report):
  • Chọn nhà hàng và ngày cần in báo cáo.
  • Nhấn Print để xuất báo cáo tổng hợp doanh thu và giao dịch trong ngày.
• Đóng ca ngày (Close Daily Shift):
  • Chọn ngày cần đóng ca.
  • Thực hiện thao tác Close Daily Shift để kết thúc toàn bộ hoạt động giao dịch trong ngày và chuyển hệ thống sang ngày vận hành tiếp theo.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

Màn hình “Hall plans” gồm:

• Header: Thông tin về ngày audit hiện tại và các tính năng chủ
• Khu vực chọn Outlet / Hall:
  • Hiển thị danh sách các nhà hàng hoặc khu vực kinh doanh (outlet/hall) đã được cấu hình trong hệ thống PMS.
  • Người dùng có thể chọn hall để xem và quản lý sơ đồ bàn tương ứng.
• Khu vực sơ đồ bố trí bàn (Hall Plan Layout):
  • Hiển thị sơ đồ trực quan của các bàn trong khu vực nhà hàng.
  • Mỗi bàn được biểu diễn bằng một biểu tượng hoặc khối (table object) với tên và số lượng khách trên tổng số lượng chứa khách trên bàn.
  • Trạng thái bàn được thể hiện bằng màu sắc khác nhau:
    • Bàn trống: màu trắng
    • Bàn đang được phục vụ: màu xanh lá cây
    • Bàn đang thực hiện print-check: màu xanh lá cây đậm
  • Người dùng có thể nhấp vào từng bàn để điều hướng đến màn hình Chi tiết orders.
• Khu vực quản lý ca làm việc và báo cáo:
  • Print Close Cashier Shift Report: Nút in báo cáo tổng hợp giao dịch của ca thu ngân.
  • Close Cashier Shift: Nút đóng ca thu ngân để kết thúc các giao dịch của ca hiện tại.
  • Print Close Daily Shift Report: Nút in báo cáo tổng hợp doanh thu và giao dịch trong ngày.
  • Close Daily Shift: Nút đóng ca ngày để hoàn tất toàn bộ hoạt động kinh doanh trong ngày và chuyển sang ngày vận hành tiếp theo.
• Khu vực thông tin và trạng thái hệ thống:
  • Hiển thị các thông báo hoặc cảnh báo liên quan đến trạng thái bàn, hóa đơn hoặc ca làm việc.
  • Giúp người dùng nhận biết nhanh các tình huống cần xử lý, đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra liên tục và chính xác.

V. Mẹo Sử Dụng:

1. Luôn kiểm tra kỹ các số liệu trước và trong khi chạy Night Audit.
2. Đảm bảo tất cả các bước bắt buộc đã được hoàn thành.
3. Hỗ Trợ: Nếu gặp vấn đề, liên hệ email support@airfeedkh.com.
4. Cập Nhật: Guideline này có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra phiên bản mới nhất trong phần “Help”.

---

Function description	This document guides end users on how to use the Business Area > Hall Plans screen in the PMS system. The screen allows users to view and manage the table layout of each business area (hall/outlet) in the restaurant. Through a visual layout interface, users can monitor the real-time status of tables, including statuses such as available tables, occupied tables, or tables with printed checks.
Version	v1.0
Created at
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be Hall plans function.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Business Area > Hall Plans screen in the PMS system provides an overview interface that allows users to manage business operations for each restaurant/outlet in a visual and efficient way. The screen includes key features that help users monitor and manage both the table layout of business areas and operational tasks related to work shifts and daily reports.

Specifically, users can:

• View and manage hall plans (table layouts), monitor table status in real time (available tables, occupied tables, reserved tables), assign tables to guests, move tables, merge tables, or access invoice details related to each table.
• View the list of restaurants/outlets configured in the PMS system and perform shift management and operational reporting tasks.
• Print Close Cashier Shift Report to review the summary of transactions before closing a cashier shift.
• Close Cashier Shift to lock all transactions of the current shift and prepare for the next shift.
• Print Close Daily Shift Report to review the overall revenue and transactions for the entire working day.
• Close Daily Shift to end all transactions for the day and move the system to the next operational day.

This screen helps users optimize table management, coordinate service operations, monitor revenue, and ensure that operational tasks within the Business Area are performed quickly and accurately..

2. Objectives

• Centralized Information: Displays all necessary information for each invoice, such as invoice code, customer name, creation date, work shift, total order value, and more.
• Optimized User Interaction: Supports functions like searching, filtering, and quick access to invoice details, minimizing redundant steps and improving work efficiency.
• UX/UI Compliance: Features a clear and consistent interface aligned with the system’s guidelines, making it easy for users to understand and operate while reducing usage errors.
• Decision Support and Reporting: Provides accurate and timely data to support reporting, monitoring payment status, and managing revenue.

II. Primary features

• The Business Area > Hall Plans screen includes the following key features:
  • Hall Plans Management
    • Displays a visual table layout for each business area (hall/outlet).
    • Monitors table status in real time: available, occupied, or reserved.
    • Supports operational actions: create invoices, assign tables, move tables, merge tables.
    • Provides access to related invoice details for editing, updating, or handling operational tasks.
  • View Restaurant/Outlet List
    • Displays all restaurants/outlets configured in the PMS system.
    • Provides quick access to shift management and reporting functions for each restaurant.
  • Print Close Cashier Shift Report
    • Prints a summary of transactions for the cashier shift before closing.
    • Helps verify and confirm all recorded transactions.
  • Close Cashier Shift
    • Performs cashier shift closing, locking all transactions of the current shift.
    • Prepares the system for the next shift without affecting existing data.
  • Print Close Daily Shift Report
    • Prints a summary of revenue and transactions for the entire working day at the restaurant/outlet.
    • Supports management in reviewing, reconciling, and storing daily operational data.
  • Close Daily Shift
    • Performs daily shift closing, ending all transactions for the day.
    • Transitions the system to the next operational day, ensuring data is fully stored and synchronized.

III. Basic Operations on the Dashboard

Standard Steps for Using the Function

Follow the steps in order to ensure effective operation.

---

Access the Group Reservation List Screen

1. Log in to the PMS system.
2. Click the “Business Area” menu on the header bar.
3. Select “Invoice List” from the submenu.
4. The system will navigate to the Invoice List screen.

---

Access the Hall Plans Screen

1. Log in to the PMS system.
2. Click the “Business Area” menu on the header bar.
3. Select “Hall Plans” from the submenu.
4. The system will open the table layout screen for the selected business area.

---

Manage Hall Plans

• Monitor table status in real time: available, occupied, or reserved.
• Perform operational actions directly on the layout: create new invoices, assign tables to guests, move tables, or merge tables.
• Access related invoice details for each table to view, edit, or process operational tasks.

---

View Restaurant/Outlet List

• Select a restaurant/outlet from the list to manage its table layout and related operations.

---

Print Close Cashier Shift Report

1. Select the restaurant and cashier shift to print.
2. Click Print to generate the summary report of transactions for the shift.

---

Close Cashier Shift

1. Select the cashier shift to close.
2. Click Close Shift to lock all transactions of the current shift.

---

Print Close Daily Shift Report

1. Select the restaurant and date for the report.
2. Click Print to generate the summary report of daily revenue and transactions.

---

Close Daily Shift

1. Select the date to close.
2. Click Close Daily Shift to end all transactions for the day and move the system to the next operational day.

IV. GUI Description (User Interface)

Hall Plans Screen include:

• Header: Displays the current audit date and main system functions.
• Outlet / Hall Selection Area
  • Shows a list of restaurants or business areas (outlet/hall) configured in the PMS system.
  • Users can select a hall to view and manage its corresponding table layout.
• Hall Plan Layout Area
  • Displays a visual layout of tables in the selected restaurant area.
  • Each table is represented by an icon or block (table object), showing the table name and the number of guests seated versus total capacity.
  • Table status is indicated by different colors:
    • Available table: white
    • Occupied table: light green
    • Print-check in progress: dark green
  • Users can click on each table to navigate to the Order Detail screen.
• Shift Management and Reporting Area
  • Print Close Cashier Shift Report: Button to print a summary of transactions for the cashier shift.
  • Close Cashier Shift: Button to close the cashier shift, ending all transactions for the current shift.
  • Print Close Daily Shift Report: Button to print a summary of daily revenue and transactions.
  • Close Daily Shift: Button to close the daily shift, completing all business operations for the day and moving the system to the next operational day.
• System Information and Status Area
  • Displays notifications or alerts related to table status, invoices, or shifts.
  • Helps users quickly identify situations requiring attention, ensuring continuous and accurate operational workflow.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.