English below

Chức năng (Function description)	Tính năng Room trên sub-tab Room configuration (màn hình Room) trong PMS cho phép người dùng thiết lập và quản lý danh sách phòng theo cấu trúc Facility > Floor > Room number, đồng thời hỗ trợ tạo mới, chỉnh sửa thông tin chi tiết phòng (loại phòng, hướng nhìn, sức chứa, giường, số thẻ tối đa, mô tả, dummy room) và thực hiện các thao tác như thêm, lưu, xoá, import, copy/paste và tìm kiếm một cách thuận tiện.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Apr 1, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Config rooms

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Released document	Apr 1, 2026	Rex

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tính năng Room trên sub-tab Room configuration (màn hình Room) trong PMS là nơi cho phép người dùng thiết lập, quản lý và duy trì toàn bộ thông tin liên quan đến các phòng nghỉ trong khách sạn. Đây là một trong những cấu hình nền tảng, đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành các nghiệp vụ như đặt phòng (booking), check-in/check-out, phân bổ phòng, quản lý tình trạng phòng và báo cáo.

Thông qua màn hình này, người dùng có thể tổ chức danh sách phòng theo cấu trúc phân cấp rõ ràng (Facility > Floor > Room number), đồng thời khai báo đầy đủ các thuộc tính chi tiết của từng phòng nhằm đảm bảo dữ liệu được đồng nhất và chính xác xuyên suốt hệ thống.

2. Mục tiêu

• Chuẩn hoá dữ liệu phòng: Đảm bảo tất cả phòng được khai báo đầy đủ thông tin cần thiết, phục vụ cho các nghiệp vụ vận hành và báo cáo
• Tổ chức và quản lý phòng hiệu quả: Sắp xếp phòng theo cấu trúc logic giúp dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và kiểm soát
• Hỗ trợ vận hành đa nghiệp vụ: Cung cấp dữ liệu đầu vào cho các module như booking, lễ tân, housekeeping và các dịch vụ liên quan
• Tối ưu thời gian thao tác: Giảm thiểu thao tác thủ công thông qua các chức năng như import dữ liệu hàng loạt, copy/paste cấu hình phòng
• Linh hoạt trong cấu hình: Cho phép thiết lập các thuộc tính đa dạng (loại phòng, hướng, sức chứa, giường, phòng ảo,…) phù hợp với từng mô hình khách sạn
• Hạn chế sai sót vận hành: Giúp đảm bảo thông tin phòng luôn chính xác, từ đó giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình phân phòng và phục vụ khách

II. Các Tính Năng Chính

• Quản lý danh sách phòng theo cấu trúc phân cấp
  • Danh sách phòng được hiển thị theo dạng cây (collapse/expand) với cấu trúc: Facility > Floor > Room number
  • Người dùng có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu gọn từng cấp để theo dõi danh sách phòng theo từng khu vực hoặc tầng
  • Giúp quản lý phòng một cách trực quan, đặc biệt với khách sạn có nhiều khu và nhiều tầng
• Tạo mới phòng
  • Cho phép tạo phòng mới với đầy đủ thông tin cần thiết
  • Hỗ trợ cấu hình linh hoạt phù hợp với từng loại phòng và mô hình vận hành
• Chỉnh sửa thông tin phòng
  • Cho phép cập nhật thông tin của phòng đã tạo
  • Các thay đổi được áp dụng ngay sau khi lưu và đồng bộ với các module liên quan
• Xoá phòng
  • Cho phép xoá phòng không còn sử dụng
  • Hệ thống có thể yêu cầu xác nhận trước khi xoá để tránh thao tác nhầm
• Thiết lập thông tin chi tiết phòng
  • Người dùng có thể cấu hình các thuộc tính quan trọng:
    • Loại phòng (Room type)
    • Hướng nhìn (Room view)
    • Hướng phòng (Direction)
    • Sức chứa (Capacity)
    • Loại/số lượng giường (Bed)
    • Số lượng thẻ tối đa (Maximum card assign)
    • Mô tả (Description)
• Thiết lập Dummy Room (Phòng ảo)
  • Cho phép bật/tắt trạng thái Dummy room
  • Phòng ảo thường được sử dụng cho mục đích nội bộ như giữ chỗ, test hoặc các nghiệp vụ đặc biệt
  • Không ảnh hưởng đến tình trạng phòng thực tế
• Import danh sách phòng hàng loạt
  • Hỗ trợ tải file mẫu (Sample file)
  • Cho phép nhập dữ liệu phòng hàng loạt thông qua file import
  • Giúp tiết kiệm thời gian khi thiết lập ban đầu hoặc cập nhật số lượng lớn
• Sao chép và dán phòng
  • Cho phép sao chép cấu hình của một phòng
  • Dán nhanh sang phòng khác để giảm thời gian nhập liệu
  • Phù hợp khi nhiều phòng có cấu hình tương tự
• Tìm kiếm phòng
  • Cho phép tìm kiếm nhanh theo tên hoặc số phòng
  • Giúp truy xuất thông tin nhanh chóng khi danh sách phòng lớn

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Room configuration
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Config” trên thanh Header.
  • Chọn Config > Room > Room.
  • Hệ thống hiển thị màn hình Room.
• Thêm mới phòng
  • Nhấn nút Add
  • Nhập các thông tin cần thiết (Room number, Room type,…)
  • Kiểm tra lại thông tin
  • Nhấn Save để lưu
• Chỉnh sửa thông tin phòng
  • Chọn phòng cần chỉnh sửa từ danh sách bên trái
  • Cập nhật thông tin tại khu vực chi tiết
  • Nhấn Save để lưu thay đổi
• Xoá phòng
  • Chọn phòng cần xoá
  • Nhấn Delete
  • Xác nhận xoá khi hệ thống yêu cầu
• Import danh sách phòng
  • Nhấn Sample file để tải file mẫu
  • Nhập dữ liệu theo đúng định dạng trong file
  • Nhấn Import
  • Chọn file và upload lên hệ thống
  • Kiểm tra kết quả import
• Sao chép và dán phòng
  • Chọn phòng cần sao chép
  • Nhấn Copy room
  • Chọn vị trí hoặc phòng đích
  • Nhấn Paste room
  • Điều chỉnh lại thông tin nếu cần và nhấn Save
• Tìm kiếm phòng
  • Nhập từ khoá vào ô Search
  • Xem danh sách kết quả được lọc theo từ khoá

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

Màn hình Room configuration gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Khu vực danh sách phòng
  • Vị trí: Bên trái màn hình
  • Hiển thị danh sách theo cấu trúc cây:
    Facility > Floor > Room number
  • Mỗi cấp có thể:
    • Expand: Hiển thị chi tiết
    • Collapse: Thu gọn
  • Người dùng có thể click vào Room number để xem/chỉnh sửa thông tin
• Khu vực thông tin chi tiết phòng (Room Detail Panel)
  • Vị trí: Bên phải màn hình
  • Hiển thị form nhập liệu và chỉnh sửa thông tin phòng
  • Các trường thông tin bao gồm:
    • Room number: Nhập số phòng (bắt buộc)
    • Room type: Chọn loại phòng từ danh sách đã cấu hình
    • Room view: Chọn hướng nhìn (biển, hồ, thành phố,…)
    • Choose direction: Chọn hướng phòng (Đông, Tây, Nam, Bắc,…)
    • Capacity: Nhập sức chứa tối đa
    • Bed: Chọn loại hoặc số lượng giường
    • Maximum card assign: Nhập số thẻ tối đa có thể cấp
    • Description: Nhập mô tả bổ sung (không bắt buộc)
    • Dummy room (Toggle):
      • Bật: phòng ảo
      • Tắt: phòng thực
• Khu vực thanh công cụ (Action Bar)
  • Vị trí: Phía trên hoặc phía dưới form
  • Bao gồm các nút chức năng:
    • Add: Tạo mới phòng
    • Save: Lưu thông tin
    • Delete: Xoá phòng
    • Sample file: Tải file mẫu import
    • Import: Nhập dữ liệu từ file
    • Copy room: Sao chép phòng
    • Paste room: Dán phòng đã sao chép
    • Search: Ô nhập tìm kiếm nhanh
• Hành vi hệ thống
  • Khi chọn một phòng → hệ thống hiển thị thông tin chi tiết tương ứng
  • Khi thay đổi dữ liệu nhưng chưa lưu → hệ thống có thể cảnh báo khi rời màn hình
  • Khi import thành công → danh sách phòng được cập nhật tự động
  • Khi thao tác xoá → hệ thống yêu cầu xác nhận để tránh nhầm lẫn

---

Function description	The Room feature in the Room configuration sub-tab (Room screen) of the PMS allows users to set up and manage the room list based on the structure Facility > Floor > Room number, while also supporting the creation and editing of detailed room information (room type, view, direction, capacity, bed, maximum card assignment, description, dummy room), and enabling convenient actions such as add, save, delete, import, copy/paste, and search.
Version	v1.0
Created at	Apr 1, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be Config rooms function.

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Released document	Apr 1, 2026	Rex

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Room feature in the Room configuration sub-tab (Room screen) within the PMS allows users to set up, manage, and maintain all information related to hotel rooms. This is one of the core configuration modules, playing a critical role in supporting daily operations such as booking, check-in/check-out, room allocation, room status management, and reporting.

Through this screen, users can organize the room list in a clear hierarchical structure (Facility > Floor > Room number) and define detailed attributes for each room, ensuring data consistency and accuracy across the system.

2. Objectives

• Standardize room data: Ensure all rooms are fully configured with required information to support operations and reporting
• Efficient room organization and management: Arrange rooms in a logical structure for easy search, monitoring, and control
• Support multi-functional operations: Provide input data for modules such as booking, front desk, housekeeping, and related services
• Optimize operation time: Minimize manual work through bulk import and copy/paste functionalities
• Flexible configuration: Allow various room attributes (room type, view, direction, capacity, bed, dummy room, etc.) to fit different hotel models
• Reduce operational errors: Ensure room data accuracy to minimize mistakes in room allocation and guest service

II. Primary features

• Hierarchical Room List Management
  • Rooms are displayed in a tree structure (collapse/expand) following:
    Facility > Floor > Room number
  • Users can expand or collapse each level to navigate rooms by area or floor
  • Provides a clear and intuitive view, especially for hotels with multiple buildings and floors
• Add New Room
  • Allows users to create new rooms with all required information
  • Supports flexible configuration based on room type and operational needs
• Edit Room Information
  • Enables updating information of existing rooms
  • Changes are applied immediately after saving and synchronized with related modules
• Delete Room
  • Allows removal of rooms that are no longer in use
  • The system may require confirmation to prevent accidental deletion
• Configure Room Details
  • Users can define key attributes including:
  • Room type
    • Room view
    • Direction
    • Capacity
    • Bed type/quantity
    • Maximum card assignment
    • Description
• Dummy Room Setup
  • Allows toggling Dummy room status
  • Dummy rooms are typically used for internal purposes such as holding, testing, or special operations
  • Does not affect actual room availability
• Bulk Room Import
  • Supports downloading a Sample file
  • Allows bulk room data import via file upload
  • Saves time during initial setup or large updates
• Copy and Paste Room
  • Enables copying the configuration of an existing room
  • Quickly paste to another room to reduce manual input
  • Useful when multiple rooms share similar configurations
• Room Search
  • Allows quick search by room name or number
  • Helps users quickly locate rooms in large datasets

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Access the Room configuration Screen:
  • Log in to the PMS system.
  • Click the Config menu on the header.
  • Navigate to Config → Room > Room.
  • The Room configuration screen is displayed.
• Access Room Configuration Screen
  • Log in to the PMS
  • Navigate to Config on the Header menu
  • Select Config > Room > Room
  • The Room screen will be displayed
• Add New Room
  • Click Add
  • Enter required information (Room number, Room type, etc.)
  • Review the information
  • Click Save
• Edit Room Information
  • Select a room from the left panel
  • Update the information in the detail section
  • Click Save to apply changes
• Delete Room
  • Select the room
  • Click Delete
  • Confirm deletion when prompted
• Import Room List
  • Click Sample file to download the template
  • Fill in the data following the required format
  • Click Import
  • Upload the file
  • Review the import result
• Copy and Paste Room
  • Select the room to copy
  • Click Copy room
  • Select the target location
  • Click Paste room
  • Adjust information if needed and click Save
• Search Room
  • Enter keywords in the Search field
  • View filtered results

IV. GUI Description (User Interface)

Tax screen overview

• Header
  • Displays the current audit date and the main functions of the screen, such as menu navigation and quick access to transaction management actions.
• Room List Panel
  • Location: Left side of the screen
  • Displays rooms in a tree structure:
    Facility > Floor > Room number
  • Each level supports:
    • Expand: Show details
    • Collapse: Hide details
    • Users can click on a Room number to view or edit details
• Room Detail Panel
  • Location: Right side of the screen
  • Displays the form for entering and editing room information
  • Fields include:
    • Room number: Required field
    • Room type: Select from configured list
    • Room view: Select view (sea, city, garden, etc.)
    • Choose direction: Select direction (East, West, South, North, etc.)
    • Capacity: Maximum occupancy
    • Bed: Bed type or quantity
    • Maximum card assign: Maximum number of key cards
    • Description: Optional notes
    • Dummy room (Toggle):
      • On: Dummy room
      • Off: Actual room
• Action Bar
  • Location: Top or bottom of the form
  • Includes the following buttons:
    • Add: Create new room
    • Save: Save changes
    • Delete: Delete room
    • Sample file: Download import template
    • Import: Upload data file
    • Copy room: Copy room
    • Paste room: Paste copied room
    • Search: Quick search input
• System Behavior
  • Selecting a room displays its details
  • Unsaved changes may trigger a warning when leaving the screen
  • After successful import, the room list is automatically updated
  • Deletion requires confirmation to prevent mistakes

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.