Group Reservation List
English below
| Chức năng (Function description) | Tài liệu này hướng dẫn người dùng cuối sử dụng màn hình Group Reservation List trên hệ thống PMS để tìm kiếm, xem danh sách và theo dõi các Group Reservation. Người dùng có thể lọc, tra cứu thông tin nhóm đặt phòng, kiểm tra trạng thái booking và truy cập nhanh vào chi tiết từng Group Reservation để quản lý và xử lý nghiệp vụ liên quan. |
|---|---|
| Phiên bản (Version) | v1.0 |
| Ngày tạo (Created at) | |
| Điều kiện sử dụng (Prerequisites) | Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Group reservation list |
I. Giới Thiệu và Mục Tiêu
1. Giới thiệu
Màn hình Group Reservation List trên hệ thống PMS hiển thị danh sách các Group Reservation đã được tạo trong hệ thống. Màn hình này cho phép người dùng tra cứu, theo dõi và quản lý thông tin các nhóm đặt phòng, bao gồm trạng thái booking, thời gian lưu trú, số lượng phòng và các thông tin liên quan khác. Thông qua các công cụ tìm kiếm và bộ lọc, người dùng có thể nhanh chóng xác định và truy cập vào chi tiết của từng Group Reservation để thực hiện các thao tác nghiệp vụ cần thiết..
2. Mục tiêu
- Cung cấp danh sách tổng quan các Group Reservation trong hệ thống.
- Hỗ trợ người dùng tìm kiếm, lọc và tra cứu các nhóm đặt phòng theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Giúp người dùng theo dõi trạng thái và thông tin chính của từng Group Reservation một cách nhanh chóng.
- Tạo điểm truy cập để người dùng mở chi tiết và thực hiện các thao tác quản lý đối với từng Group Reservation.
II. Các Tính Năng Chính
- Hiển thị danh sách Group Reservation: Màn hình hiển thị danh sách tất cả các Group Reservation đã được tạo trong hệ thống cùng với các thông tin chính như tên nhóm, mã nhóm, ngày check-in/check-out, số lượng phòng và trạng thái đặt phòng.
- Tìm kiếm và lọc dữ liệu: Cho phép người dùng tìm kiếm và lọc danh sách Group Reservation theo nhiều tiêu chí như tên nhóm, mã đặt phòng, ngày lưu trú, trạng thái hoặc các thông tin liên quan khác để nhanh chóng xác định nhóm cần quản lý.
- Xem chi tiết Group Reservation: Người dùng có thể nhấp vào từng Group Reservation trong danh sách để truy cập vào màn hình chi tiết, nơi hiển thị đầy đủ thông tin và các booking con thuộc nhóm.
- Phân trang danh sách:
Khi số lượng Group Reservation lớn, hệ thống hỗ trợ phân trang để tối ưu việc hiển thị và giúp người dùng dễ dàng duyệt qua các trang dữ liệu. - Truy cập nhanh các thao tác quản lý: Từ danh sách Group Reservation, người dùng có thể nhanh chóng thực hiện các thao tác như: Xem chi tiết, chỉnh sửa hoặc quản lý các booking con trong nhóm.
III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình
Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.
- Truy cập màn hình Group reservation list:
- Đăng nhập vào hệ thống PMS.
- Nhấn vào menu “Room” trên thanh Header.
- Chọn mục “List Reservation Group” trong danh sách menu con.
- Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình List Reservation Group.
- Xem danh sách Group Reservation: Sau khi mở màn hình, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các Group Reservation đã được tạo cùng với các thông tin cơ bản để người dùng theo dõi.
- Tìm kiếm hoặc lọc Group Reservation: Người dùng nhập các tiêu chí tìm kiếm hoặc sử dụng bộ lọc (ví dụ: tìm kiếm theo tên nhóm hoặc mã nhóm, ngày đến – đi, trạng thái,…) để tìm nhanh Group Reservation cần xem.
- Xem chi tiết Group Reservation: Người dùng chọn một Group Reservation trong danh sách để mở màn hình chi tiết, nơi hiển thị đầy đủ thông tin của nhóm và các booking con liên quan.
- Thực hiện các thao tác quản lý: Người dùng có thể thực hiện các thao tác quản lý đối với Group Reservation trực tiếp từ danh sách hoặc khi mở chi tiết nhóm đặt phòng.
IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)
Màn hình “Group reservation list” gồm:
- Header: Thông tin về ngày audit hiện tại và các tính năng chủ
- Phần bộ lọc: Người dùng nhập các tiêu chí tìm kiếm hoặc sử dụng bộ lọc để tìm nhanh Group Reservation cần xem:
- Search: Nhập thông tin để tìm kiếm group reservation theo tên nhóm hoặc mã nhóm.
- Group booking types: Chọn tìm kiếm group reservation theo trạng thái nhóm.
- Guest types: Chọn tìm kiếm group reservation theo loại khách hàng.
- Agencies: Chọn tìm kiếm group reservation theo tên đại lý.
- Created by: Chọn tìm kiếm group reservation theo người khởi tạo.
- Arrival time (From – To): Chọn khoảng thời gian đến để tìm kiếm group reservation.
- Departure time (From – To): Chọn khoảng thời gian đi để tìm kiếm group reservation.
- Created date (From – To): Chọn khoảng thời gian khởi tạo để tìm kiếm group reservation.
- Search: Nhấn để tìm kiếm group reservation thông tin của bộ lọc.
- Phần thao tác quản lý: Người dùng có thể thực hiện các thao tác quản lý đối với Group Reservation trực tiếp từ danh sách hoặc khi mở chi tiết nhóm đặt phòng, bao gồm:
- Xem chi tiết (Detail): Điều hướng người dùng đến màn hình chi tiết của Group Reservation để xem đầy đủ thông tin nhóm và danh sách các booking con.
- Check-in Group Booking: Thực hiện check-in cho các booking thuộc Group Reservation theo quy trình check-in của hệ thống.
- Cancel Group Booking: Hủy Group Reservation theo nhu cầu vận hành.
- In phiếu đăng ký (Registration): In phiếu đăng ký lưu trú để khách ký xác nhận khi làm thủ tục check-in.
- Giao chìa khóa thông minh (Smart lock): Cấp thẻ khóa hoặc chìa khóa điện tử cho các phòng thuộc Group Reservation sau khi hoàn tất check-in.
- Thay đổi thời gian Check-in / Check-out (Change date): Cập nhật lại thời gian check-in hoặc check-out cho Group Reservation hoặc các booking liên quan khi có thay đổi.
- Hiển thị danh sách Pickup (View pickup list): Xem danh sách các booking con đã được tạo và theo dõi số lượng phòng đã pickup so với số lượng phòng dự kiến của nhóm.
- Assign Room List: Phân bổ phòng cho các booking con trong Group Reservation.
- Clone Group Booking: Khởi tạo nhanh group booking bằng việc sao chép Group Reservation hiện tại để tạo một nhóm đặt phòng mới với thông tin tương tự, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
- Bảng danh sách Reservation group:
- Cột “Reservation type”: Hiển thị trạng thái của group reservation
- Cột “Group reservation code”: Hiển thị mã đặt phòng của group reservation
- Cột “Group confirm code”: Hiển thị mã xác nhận của group reservation
- Cột “Guest type”: Hiển thị loại khách hàng của group reservation
- Cột “Group booking name”: Hiển thị tên của group reservation
- Cột “Agencies”: Hiển thị tên đại lý của group reservation
- Cột “Arrival time”: Hiển thị thời gian đến của group reservation
- Cột “Departure time”: Hiển thị thời gian đi của group reservation
- Cột “Created at”: Hiển thị ngày khởi tạo của group reservation
- Cột “Room rate”: Hiển thị giá của của group reservation
- Cột “Created by”: Hiển thị người khởi tạo của group reservation
- Cột “Note”: Hiển thị ghi chú của group reservation
- Cột “Subgroup total”: Hiển thị tổng số lượng subgroup của group reservation
V. Mẹo Sử Dụng:
- Luôn kiểm tra kỹ các số liệu trước và trong khi chạy Night Audit.
- Đảm bảo tất cả các bước bắt buộc đã được hoàn thành.
- Hỗ Trợ: Nếu gặp vấn đề, liên hệ email support@airfeedkh.com.
- Cập Nhật: Guideline này có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra phiên bản mới nhất trong phần “Help”.
| Function description | This document guides end users on how to use the Group Reservation List screen in the PMS system to search, view, and monitor Group Reservations. Users can filter and look up group booking information, check booking statuses, and quickly access the details of each Group Reservation to manage and handle related operations. |
|---|---|
| Version | v1.0 |
| Created at | |
| Prerequisites | The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be authorized to access the Group reservation list function. |
I. Introduction and Objectives
1. Introduction
The Group Reservation List screen in the PMS system displays a list of all Group Reservations created in the system. This screen allows users to search, monitor, and manage information related to group bookings, including booking status, length of stay, number of rooms, and other related details. Through search tools and filtering options, users can quickly identify and access the details of each Group Reservation to perform the necessary operational tasks.
2. Objectives
- Provide an overview list of all Group Reservations in the system.
- Support users in searching, filtering, and looking up group bookings based on various criteria.
- Enable users to quickly monitor the status and key information of each Group Reservation.
- Provide an access point for users to open detailed records and perform management actions for each Group Reservation..
II. Primary features
- Display Group Reservation List: The screen displays a list of all Group Reservations created in the system along with key information such as group name, group code, check-in/check-out dates, number of rooms, and booking status.
- Search and Filter Data: Allows users to search and filter the Group Reservation list based on various criteria such as group name, reservation code, stay dates, status, or other related information to quickly identify the group that needs to be managed.
- View Group Reservation Details: Users can click on any Group Reservation in the list to access the detailed screen, where full information and all sub-bookings within the group are displayed.
- List Pagination: When the number of Group Reservations is large, the system supports pagination to optimize display and help users easily navigate through multiple pages of data.
- Quick Access to Management Actions: From the Group Reservation list, users can quickly perform actions such as viewing details, editing, or managing the sub-bookings within the group.
III. Basic Operations on the Dashboard
Below are the standard operation steps to use this function. Perform them in order to ensure effectiveness.
- Access the Group Reservation List screen
- Log in to the PMS system.
- Click the “Room” menu on the header bar.
- Select “List Reservation Group” from the submenu.
- The system will navigate to the Group Reservation List screen.
- View the Group Reservation list: After opening the screen, the system will display a list of all Group Reservations that have been created, along with basic information for users to monitor.
- Search or filter Group Reservations: Users can enter search criteria or use the filter options (e.g., search by group name or group code, arrival/departure dates, status, etc.) to quickly find the Group Reservation they want to view.
- View Group Reservation details: Users can select a Group Reservation from the list to open the detailed screen, where full information about the group and its related sub-bookings is displayed.
- Perform management actions: Users can perform management actions for the Group Reservation directly from the list or after opening the group reservation details.
IV. GUI Description (User Interface)
Header:
- Displays information about the current audit date.
- Provides main features for the user.
Filter Section
Users can enter search criteria or use filters to quickly find the Group Reservation they want to view.
- Search: Enter keywords to search for a Group Reservation by group name or group code.
- Group booking types: Select to search for Group Reservations by group status.
- Guest types: Select to search for Group Reservations by guest type.
- Agencies: Select to search for Group Reservations by agency name.
- Created by: Select to search for Group Reservations by the creator.
- Arrival time (From – To): Select the arrival date range to search for Group Reservations.
- Departure time (From – To): Select the departure date range to search for Group Reservations.
- Created date (From – To): Select the creation date range to search for Group Reservations.
- Search button: Click to apply the filters and display the corresponding Group Reservations.
Management Actions
Users can perform management actions for Group Reservations directly from the list or when opening the reservation details, including:
- Detail: Navigate to the Group Reservation detail screen to view full group information and the list of sub-bookings.
- Check-in Group Booking: Perform check-in for bookings belonging to the Group Reservation according to the system’s check-in process.
- Cancel Group Booking: Cancel the Group Reservation when required.
- Registration: Print the registration form for guests to sign during the check-in process.
- Smart Lock: Issue key cards or electronic keys for rooms belonging to the Group Reservation after completing check-in.
- Change Date: Update the check-in or check-out dates for the Group Reservation or related bookings when necessary.
- View Pickup List: View the list of sub-bookings created and track the number of rooms picked up compared to the planned number of rooms for the group.
- Assign Room List: Assign rooms to sub-bookings within the Group Reservation.
- Clone Group Booking: Quickly create a new group booking by copying an existing Group Reservation, helping save time when entering similar booking information.
Group Reservation List Table
The table displays the following columns:
- Reservation type: Displays the status of the Group Reservation.
- Group reservation code: Displays the reservation code of the Group Reservation.
- Group confirm code: Displays the confirmation code of the Group Reservation.
- Guest type: Displays the guest type of the Group Reservation.
- Group booking name: Displays the name of the Group Reservation.
- Agencies: Displays the agency name associated with the Group Reservation.
- Arrival time: Displays the arrival date/time of the Group Reservation.
- Departure time: Displays the departure date/time of the Group Reservation.
- Created at: Displays the creation date of the Group Reservation.
- Room rate: Displays the room rate applied to the Group Reservation.
- Created by: Displays the user who created the Group Reservation.
- Note: Displays notes related to the Group Reservation.
- Subgroup total: Displays the total number of subgroups within the Group Reservation.
V. General Instructions and Support
- Usage tips:
- Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
- Ensure that all mandatory steps have been completed.
- Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
- Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.