English below

Chức năng (Function description)	Màn hình CRM > Customer trong PMS cho phép quản trị viên quản lý tập trung danh sách khách hàng từ nhiều điểm chạm với đầy đủ thông tin chi tiết, hỗ trợ tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa và xóa dữ liệu khách hàng thông qua giao diện danh sách và popup tạo mới, làm nền tảng cho các hoạt động vận hành, marketing và cá nhân hóa dịch vụ.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Apr 17, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tính năng CRM > Customer trong hệ thống PMS là công cụ quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, giúp lưu trữ và chuẩn hóa toàn bộ thông tin khách hàng phát sinh từ nhiều điểm chạm trong quá trình vận hành. Hệ thống cho phép quản trị viên theo dõi thông tin khách hàng không chỉ trong lưu trú mà còn mở rộng sang các khu vực kinh doanh khác như Spa, Karaoke (KTV), Nhà hàng (F&B).

2. Mục tiêu

• Quản lý tập trung và đồng nhất dữ liệu khách hàng trên toàn hệ thống.
• Hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất thông tin khách hàng nhanh chóng và chính xác.
• Tạo nền tảng dữ liệu phục vụ cho các hoạt động marketing, chăm sóc khách hàng và cá nhân hóa dịch vụ.
• Giảm thiểu trùng lặp dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành.

II. Các Tính Năng Chính

• Hiển thị danh sách khách hàng:
  • Hiển thị toàn bộ danh sách khách hàng dưới dạng bảng.
  • Bao gồm các thông tin chi tiết như:
    • No.
    • Title Name
    • Birthday
    • Gender
    • Phone
    • Email
    • Address
    • Nationality
    • Country
    • ID Card
    • Passport
    • Job
    • Fax
    • Visa
    • Visa expiry
    • Child
    • Tax code
• Tìm kiếm khách hàng:
  • Cho phép tìm kiếm nhanh theo tất cả các trường thông tin.
  • Hỗ trợ nhập từ khóa linh hoạt (tên, số điện thoại, email, giấy tờ, v.v.).
• Thêm mới khách hàng (Add):
  • Mở popup Create customer để nhập thông tin.
  • Trường bắt buộc:
    • Title Name
  • Các trường thông tin bao gồm:
    • Birthday, Gender, Phone, Email, Address
    • Nationality, Country
    • ID Card, Passport
    • Job, Fax
    • Visa, Visa expiry
    • Child (checkbox)
    • Tax code
• Chỉnh sửa thông tin khách hàng (Edit):
  • Cho phép cập nhật thông tin của từng khách hàng trong danh sách.
• Xóa khách hàng (Delete):
  • Cho phép xóa từng khách hàng khỏi hệ thống.
  • Áp dụng xác nhận trước khi xóa (tùy cấu hình hệ thống).

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Customer
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “CRM” trên thanh Header.
  • Chọn CRM > Customer
• Tìm kiếm khách hàng:
  • Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm.
  • Hệ thống tự động lọc và hiển thị danh sách phù hợp.
• Quan sát danh sách khách hàng:
  • Khi truy cập màn hình CRM > Customer, hệ thống hiển thị danh sách toàn bộ khách hàng dưới dạng bảng.
  • Người dùng có thể:
    • Xem tổng quan thông tin của từng khách hàng theo từng cột.
    • Chuyển qua trang để xem thêm các khách hàng trong danh sách.
    • Đối chiếu nhanh thông tin như tên, số điện thoại, email, quốc tịch, giấy tờ tùy thân, v.v.
  • Mỗi dòng tương ứng với một khách hàng và đi kèm các nút thao tác (Edit, Delete).
• Thêm mới khách hàng:
  • Nhấn nút Add.
  • Màn hình popup Create customer hiển thị.
  • Nhập đầy đủ thông tin khách hàng:
    • Bắt buộc nhập trường Title Name.
  • Nhấn Save để lưu thông tin.
  • Nhấn Cancel nếu muốn hủy thao tác.
• Chỉnh sửa thông tin khách hàng:
  • Tại dòng khách hàng cần chỉnh sửa, nhấn nút Edit.
  • Cập nhật thông tin trong popup.
  • Nhấn Save để lưu thay đổi hoặc Cancel để hủy.
• Xóa khách hàng:
  • Tại dòng khách hàng cần xóa, nhấn nút Delete.
  • Xác nhận thao tác xóa (nếu hệ thống yêu cầu).
  • Khách hàng sẽ được xóa khỏi danh sách.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

H.1.0. Màn hình Customer

Màn hình Customer bao gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Thanh công cụ:
  • Textbox tìm kiếm:
    • Cho phép nhập từ khóa để tìm kiếm khách hàng.
    • Áp dụng cho tất cả các cột dữ liệu.
  • Nút Add:
    • Mở popup tạo mới khách hàng.
• Bảng danh sách khách hàng:
  • Hiển thị dạng bảng được sắp xếp theo alphabet, với các cột:
    • No.
      • Số thứ tự của khách hàng trong danh sách hiển thị.
      • Tự động tăng theo từng dòng, dùng để tham chiếu nhanh.
    • Title Name
      • Tên khách hàng (có thể bao gồm danh xưng như Mr., Ms.,…).
      • Đây là trường bắt buộc khi tạo mới khách hàng.
    • Birthday
      • Ngày sinh của khách hàng.
      • Dùng để phục vụ các hoạt động chăm sóc khách hàng và marketing.
    • Gender
      • Giới tính của khách hàng (Nam/Nữ/Khác).
      • Hỗ trợ phân tích dữ liệu và cá nhân hóa dịch vụ.
    • Phone
      • Số điện thoại liên hệ của khách hàng.
      • Có thể sử dụng để tìm kiếm nhanh khách hàng.
    • Email
      • Địa chỉ email của khách hàng.
      • Dùng cho các hoạt động gửi thông tin, xác nhận booking hoặc marketing.
    • Address
      • Địa chỉ liên hệ của khách hàng.
      • Có thể bao gồm số nhà, đường, khu vực.
    • Nationality
      • Quốc tịch của khách hàng.
      • Hỗ trợ thống kê và báo cáo theo thị trường khách.
    • Country
      • Quốc gia cư trú của khách hàng.
      • Có thể khác với quốc tịch trong một số trường hợp.
    • ID Card
      • Số chứng minh nhân dân / căn cước công dân của khách hàng.
      • Dùng cho mục đích xác minh danh tính trong lưu trú.
    • Passport
      • Số hộ chiếu của khách hàng (áp dụng cho khách quốc tế).
      • Phục vụ quy trình check-in và báo cáo lưu trú.
    • Job
      • Nghề nghiệp của khách hàng.
      • Hỗ trợ phân tích tệp khách hàng.
    • Fax
      • Số fax của khách hàng (nếu có).
      • Thường dùng trong môi trường doanh nghiệp.
    • Visa
      • Số visa của khách hàng (đối với khách quốc tế).
      • Phục vụ quản lý thông tin lưu trú hợp lệ.
    • Visa expiry
      • Ngày hết hạn visa của khách hàng.
      • Giúp theo dõi thời hạn lưu trú hợp pháp.
    • Child
      • Trạng thái xác định khách hàng là trẻ em.
      • Hiển thị dưới dạng checkbox (đã chọn / chưa chọn).
    • Tax code
      • Mã số thuế của khách hàng (cá nhân hoặc doanh nghiệp).
      • Phục vụ xuất hóa đơn và các nghiệp vụ tài chính.
  • Mỗi dòng đại diện cho một khách hàng.
  • Cuối mỗi dòng có các nút thao tác:
    • Edit
      • Cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin của khách hàng tương ứng với dòng đã chọn.
      • Khi nhấn nút Edit:
        • Hệ thống mở popup “Edit customer” (tương tự Create customer) với dữ liệu hiện tại của khách hàng.
        • Người dùng có thể cập nhật các trường thông tin cần thiết.
      • Sau khi chỉnh sửa:
        • Nhấn Save để lưu thay đổi.
        • Nhấn Cancel để hủy và không lưu thay đổi.
      • Dữ liệu sau khi lưu sẽ được cập nhật ngay trên danh sách.
    • Delete
      • Cho phép người dùng xóa khách hàng khỏi hệ thống.
      • Khi nhấn nút Delete:
        • Hệ thống hiển thị popup “Confirm” trước khi thực hiện xóa.
      • Nếu người dùng xác nhận:
        • Khách hàng sẽ bị xóa khỏi danh sách.
      • Nếu người dùng hủy:
        • Không có thay đổi nào được thực hiện.
• Popup “Create customer”:
  • Các trường nhập liệu:
    • Title Name (bắt buộc)
    • Birthday
    • Gender
    • Phone
    • Email
    • Address
    • Nationality
    • Country
    • ID Card
    • Passport
    • Job
    • Fax
    • Visa
    • Visa expiry
    • Child (checkbox)
    • Tax code
  • Nút chức năng:
    • Save: Lưu thông tin khách hàng.
    • Cancel: Hủy thao tác và đóng popup.

---

Function description	The CRM > Customer screen in the PMS allows administrators to centrally manage a consolidated customer list from multiple touchpoints with full detailed information, supporting customer search, creation, editing, and deletion through a list view and a creation popup, serving as a foundation for operational activities, marketing, and service personalization.
Version	v1.0
Created at	Apr 17, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The CRM > Customer feature in the PMS is a centralized customer data management tool that allows storing and standardizing all customer information generated from multiple touchpoints during operations. The system enables administrators to track customer information not only in accommodation but also across other business areas such as Spa, Karaoke (KTV), and Food & Beverage (F&B).

2. Objectives

• Centralize and standardize customer data across the entire system.
• Support fast and accurate customer search and data retrieval.
• Provide a data foundation for marketing activities, customer care, and service personalization.
• Reduce data duplication and improve operational efficiency.

II. Primary features

• Customer List Display
  • Display the full customer list in a table format.
  • Include detailed information such as:
    • No.
    • Title Name
    • Birthday
    • Gender
    • Phone
    • Email
    • Address
    • Nationality
    • Country
    • ID Card
    • Passport
    • Job
    • Fax
    • Visa
    • Visa expiry
    • Child
    • Tax code
• Customer Search
  • Allow quick search across all data fields.
  • Support flexible keyword input (name, phone number, email, identification documents, etc.).
• Add New Customer
  • Open a Create customer popup to input information.
  • Required field:
    • Title Name
  • Other fields include:
    • Birthday, Gender, Phone, Email, Address
    • Nationality, Country
    • ID Card, Passport
    • Job, Fax
    • Visa, Visa expiry
    • Child (checkbox)
    • Tax code
• Edit Customer
  • Allow updating customer information from the list view.
• Delete Customer
  • Allow deleting a customer from the system.
  • Confirmation is required before deletion (depending on system configuration).

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Accessing the Screen
  • Log in to PMS
  • Navigate to CRM menu
  • Select CRM > Customer
• Search Customer
  • Enter a keyword in the search box.
  • The system automatically filters and displays matching results.
• View Customer List
  • When accessing the CRM > Customer screen, the system displays the full customer list in a table format.
  • Users can:
    • View an overview of each customer by columns.
    • Navigate through pages to view more customers.
    • Quickly compare information such as name, phone number, email, nationality, and identification documents.
  • Each row represents one customer and includes action buttons (Edit, Delete).
• Add New Customer
  • Click the Add button.
  • The Create customer popup is displayed.
  • Enter all required information:
    • Title Name is mandatory.
  • Click Save to store the information.
  • Click Cancel to discard the action.
• Edit Customer Information
  • At the selected customer row, click Edit.
  • Update information in the popup.
  • Click Save to apply changes or Cancel to discard them.
• Delete Customer
  • At the selected customer row, click Delete.
  • Confirm the deletion action (if required by the system).
  • The customer will be removed from the list.

IV. GUI Description (User Interface)

H.1.0. The Customer screen

Customer screen

• Header:
  • Displays current audit date and main functions such as menu navigation and quick invoice operations.
• Toolbar
  • Search Box:
  • Allows entering keywords to search for customers.
  • Applies to all data columns.
  • Add Button:
    • Opens the Create customer popup.
• Customer List Table
  • Displays data in a table by from alphabet and format with the following columns:
  • No.
    • The sequential number of customers in the list.
    • Automatically increases for easy reference.
  • Title Name
    • Customer name (may include titles such as Mr., Ms., etc.).
    • This is a required field when creating a new customer.
  • Birthday
    • Customer’s date of birth.
    • Used for customer care and marketing activities.
  • Gender
    • Customer gender (Male/Female/Other).
    • Supports data analysis and service personalization.
  • Phone
    • Customer contact number.
    • Can be used for quick search.
  • Email
    • Customer email address.
    • Used for notifications, booking confirmations, or marketing campaigns.
  • Address
    • Customer address information.
    • May include street, city, or region.
  • Nationality
    • Customer nationality.
    • Used for market segmentation and reporting.
  • Country
    • Customer country of residence.
    • May differ from nationality in some cases.
  • ID Card
    • National ID or citizen identification number.
    • Used for identity verification during accommodation.
  • Passport
    • Customer passport number (for international guests).
    • Used for check-in and stay reporting processes.
  • Job
    • Customer occupation.
    • Supports customer segmentation analysis.
  • Fax
    • Customer fax number (if any).
    • Commonly used in corporate environments.
  • Visa
    • Customer visa number (for international guests).
    • Used for valid stay management.
  • Visa expiry
    • Visa expiration date.
    • Helps track legal stay duration.
  • Child
    • Indicates whether the customer is a child.
    • Displayed as a checkbox (checked/unchecked).
  • Tax code
    • Customer tax identification number (individual or corporate).
    • Used for invoicing and financial operations.
• Row Actions
  • Each row includes action buttons:
  • Edit
    • Allows users to edit the selected customer’s information.
    • When clicking Edit:
      • The system opens the Edit customer popup (similar to Create customer) with existing customer data.
    • After editing:
      • Click Save to apply changes.
      • Click Cancel to discard changes.
    • Updated data is immediately reflected in the list.
  • Delete
    • Allows users to delete a customer from the system.
    • When clicking Delete:
      • The system displays a confirmation popup.
    • If confirmed:
      • The customer will be removed from the list.
    • If canceled:
      • No changes will be made.
• Create Customer Popup
  • Input Fields
    • Title Name (required)
    • Birthday
    • Gender
    • Phone
    • Email
    • Address
    • Nationality
    • Country
    • ID Card
    • Passport
    • Job
    • Fax
    • Visa
    • Visa expiry
    • Child (checkbox)
    • Tax code
  • Action Buttons
    • Save: Save customer information.
    • Cancel: Cancel the action and close the popup.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.

Add a comment