English below

Chức năng (Function description)	Tính năng Task assignment trên màn hình Room > Housekeeping trong PMS cho phép người dùng theo dõi và quản lý danh sách phòng theo trạng thái housekeeping, thực hiện gán nhân viên buồng phòng, cập nhật trạng thái, số lượng khách, ghi chú và thao tác hàng loạt thông qua hệ thống bộ lọc và lưới dữ liệu trực quan.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Apr 6, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tính năng Task assignment trên sub-tab Task assignment (màn hình Housekeeping) trong PMS cho phép người dùng theo dõi, quản lý và phân công công việc buồng phòng dựa trên trạng thái phòng và trạng thái housekeeping.

Thông qua màn hình này, người dùng có thể kiểm soát toàn bộ danh sách phòng theo thời gian thực, đồng thời thực hiện các thao tác như cập nhật trạng thái dọn phòng, gán nhân viên phụ trách, điều chỉnh số lượng khách và ghi chú công việc một cách nhanh chóng, trực quan.

2. Mục tiêu

• Quản lý tập trung danh sách phòng theo trạng thái vận hành và housekeeping
• Hỗ trợ phân công (assign) công việc cho housekeeper một cách hiệu quả
• Đảm bảo cập nhật trạng thái phòng kịp thời, chính xác
• Tối ưu quy trình vận hành buồng phòng thông qua thao tác nhanh và bulk action
• Hỗ trợ theo dõi tình trạng booking (hiện tại và sắp tới) để ưu tiên xử lý phòng

---

II. Các Tính Năng Chính

• Xem danh sách phòng theo dạng lưới
  • Hiển thị toàn bộ danh sách phòng dưới dạng bảng
  • Mỗi dòng tương ứng một phòng với đầy đủ thông tin vận hành
  • Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực
• Lọc và tìm kiếm phòng linh hoạt
  • Bộ lọc bao gồm: Building, Floor, Room type, Room, Room status, FO status, Reservation status.
  • Có thể kết hợp nhiều điều kiện lọc
  • Giúp nhanh chóng tìm đúng nhóm phòng cần xử lý
• Quản lý trạng thái housekeeping
  • Cập nhật trạng thái trực tiếp trên màn hình
  • Các trạng thái gồm: Clean, Dirty, Do not disturb, Inspected, Pickup, Sleep, Other
  • Áp dụng cho từng phòng hoặc nhiều phòng cùng lúc
  • Hiển thị trực quan để dễ theo dõi
• Phân công nhân viên buồng phòng
  • Gán nhân viên cho từng phòng hoặc nhiều phòng cùng lúc
  • Có thể thay đổi người phụ trách khi cần
  • Hỗ trợ assign cho nhiều phòng cùng lúc
  • Đảm bảo mỗi phòng có người chịu trách nhiệm rõ ràng
• Cập nhật và quản lý số lượng khách
  • Cập nhật theo 2 nguồn: FO và Housekeeping
  • Mỗi nguồn gồm:
    • Adult (người lớn)
    • Child (trẻ em)
  • Hỗ trợ chuẩn bị phòng phù hợp với số lượng khách
• Ghi chú công việc cho housekeeper
  • Nhập và lưu ghi chú cho từng phòng
  • Nội dung gồm yêu cầu đặc biệt hoặc lưu ý khi dọn phòng
  • Hiển thị trực tiếp trên danh sách
• Theo dõi tình trạng booking
  • Hiển thị:
    • In-house booking (khách đang ở)
    • Next booking (booking sắp tới)
  • Hỗ trợ ưu tiên xử lý phòng cần gấp
  • Giảm rủi ro chậm trễ trong vận hành
• Thực hiện thao tác hàng loạt (Bulk action)
  • Chọn nhiều phòng cùng lúc
  • Thực hiện các thao tác chung như:
    • Cập nhật trạng thái
    • Assign housekeeper
    • Cập nhật thông tin
  • Giúp tiết kiệm thời gian thao tác
• Quản lý tình trạng phòng hư hỏng
  • Đánh dấu phòng đang gặp sự cố
  • Thông báo để xử lý kịp thời
  • Tránh sử dụng hoặc phân công nhầm phòng
• Theo dõi thời gian xử lý
  • Hiển thị thời gian trễ của từng phòng
  • Giúp nhận biết phòng xử lý chậm
  • Hỗ trợ giám sát hiệu suất làm việc

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Task assignment
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Room” trên thanh Header.
  • Chọn Room > Housekeeping > Task assignment.
• Tìm kiếm và lọc phòng
  • Sử dụng bộ lọc phía trên danh sách theo thuộc tính phòng (Building, Floor, Room type,…)
  • Danh sách phòng sẽ được cập nhật tương ứng theo điều kiện lọc
• Cập nhật trạng thái housekeeping
  • Chọn một hoặc nhiều phòng trên danh sách
  • Tại khu vực cập nhật phía dưới bảng, chọn trạng thái housekeeping từ dropdown trạng thái sau đó nhấn “Update”
  • Hệ thống cập nhật trạng thái ngay trên danh sách
• Phân công housekeeper
  • Chọn một hoặc nhiều phòng trên danh sách
  • Tại khu vực cập nhật phía dưới bảng, chọn housekeeper từ dropdown sau đó nhấn “Assign”
  • Xác nhận để hoàn tất assign
  • Hệ thống cập nhật housekeeper ngay trên danh sách
• Ghi chú cho housekeeper
  • Chọn phòng cần ghi chú
  • Nhập nội dung vào ô Note sau đó nhấn “Update”
  • Thông tin sẽ được lưu và hiển thị tại cột Assign note trên lưới
• Cập nhật số lượng khách
  • Chọn phòng cần cập nhật, lưu ý chỉ được cập nhật đối với phòng có FO status là “Occupied”
  • Nhấn nút Update no. of person
  • Nhập số lượng:
    • Adult
    • Child
  • Xác nhận để lưu thay đổi
• Thực hiện thao tác hàng loạt (Bulk action)
  • Tick chọn nhiều phòng trên danh sách hoặc checkbox trên tiêu đề của bảng
  • Chọn chức năng bulk action tương ứng
  • Áp dụng thao tác cho tất cả phòng đã chọn
• Đánh dấu phòng hư hỏng
  • Chỉ chọn phòng cần xử lý
  • Nhấn nút “Room damage”
  • Cập nhật trạng thái hoặc thông tin liên quan
  • Theo dõi trạng thái Task
    • Quan sát cột Status trên danh sách
    • Cập nhật trạng thái theo tiến độ thực tế để đảm bảo thông tin luôn chính xác

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

Màn hình Task assignment bao gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Khu vực bộ lọc (Filter panel)
  • Cho phép lọc danh sách phòng theo các tiêu chí:
    • Building: Chọn tòa nhà để hiển thị phòng trong tòa nhà đó.
    • Floor: Chọn tầng để lọc phòng thuộc tầng đó.
    • Room type: Chọn loại phòng (Standard, Deluxe, Suite…) để lọc theo nhóm phòng.
    • Room: Chọn phòng cụ thể để thao tác riêng.
    • Room status: Lọc phòng theo trạng thái vận hành (Vacant, Occupied…).
    • FO status: Lọc phòng theo tình trạng khách tại Front Office.
    • Reservation status: Lọc phòng theo trạng thái đặt phòng (Booked, Checked-in, Checked-out…).
  • Giúp người dùng nhanh chóng tìm đúng nhóm phòng cần xử lý
• Lưới danh sách phòng
  • Hiển thị danh sách phòng với các cột:
    • Checkbox action – Nhấn chọn để thực hiện các thao tác cập nhật cho phòng đã chọn.
    • Room name – Tên phòng.
    • Room type – Loại phòng (ví dụ Standard, Deluxe, Suite…).
    • Room status (Housekeeping) – Trạng thái dọn phòng (Clean, Dirty, Do not disturb, Inspected…).
    • FO status – Tình trạng phòng theo Front Office:
      • Vacant – Phòng trống.
      • Occupied – Phòng đang có khách.
    • Reservation status – Trạng thái đặt phòng (Booked, Checked-in, Checked-out…).
    • Inhouse booking – Thông tin khách đang lưu trú trong phòng.
    • Next booking – Thông tin booking kế tiếp của phòng.
    • FO No. of person – Số lượng khách theo Front Office:
      • Adult – Người lớn
      • Child – Trẻ em
    • HK No. of person – Số lượng khách theo Housekeeping:
      • Adult – Người lớn
      • Child – Trẻ em
    • Delay time – Thời gian trễ xử lý phòng.
    • Assign note – Ghi chú dành cho housekeeper.
• Khu vực thao tác
  • Update no. of person: Cập nhật số lượng khách
  • Room damage: Đánh dấu phòng hư hỏng
  • Bulk action: Thực hiện thao tác hàng loạt
• Khu vực cập nhật thông tin chi tiết
  • Hiển thị khi chọn phòng:
    • Dropdown Housekeeping status: Cho phép chọn và cập nhật trạng thái phòng
    • Select housekeeper: Dropdown để gán nhân viên phụ trách
    • Textbox Note: Nhập ghi chú cho housekeeper
• Trạng thái housekeeping hiển thị
  • Bao gồm các trạng thái chuẩn:
    • Clean: Phòng đã được dọn sạch, sẵn sàng cho khách.
    • Dirty: Phòng bẩn, cần dọn.
    • Do not disturb: Phòng có khách yêu cầu không làm phiền.
    • Inspected: Phòng đã được kiểm tra chất lượng sau khi dọn.
    • Other: Trạng thái phòng khác, không thuộc các loại trên.
    • Pickup: Phòng đang chờ thu dọn đồ dùng, rác hoặc dịch vụ.
    • Sleep: Phòng đang ở trạng thái nghỉ, không cần dọn ngay.
  • Các trạng thái này được hiển thị trực quan trên danh sách giúp người dùng dễ dàng theo dõi và xử lý.

---

Function description	The Task Assignment feature on the Room > Housekeeping screen in the PMS allows users to monitor and manage the room list by housekeeping status, assign housekeepers, update status, guest count, notes, and perform bulk actions through a system of filters and an intuitive data grid.
Version	v1.0
Created at	Apr 6, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Task Assignment feature on the Task Assignment sub-tab (Room > Housekeeping) in the PMS allows users to monitor, manage, and assign housekeeping tasks based on room status and housekeeping status.

Through this screen, users can oversee the entire room list in real-time and perform actions such as updating housekeeping status, assigning housekeepers, adjusting guest count, and adding notes quickly and intuitively.

2. Objectives

• Centrally manage the room list by operational and housekeeping status
• Support efficient assignment of tasks to housekeepers
• Ensure room status is updated accurately and timely
• Optimize housekeeping operations through quick actions and bulk operations
• Enable monitoring of current and upcoming bookings to prioritize room preparation

II. Primary features

• View room list in a grid
  • Displays all rooms in a table format
  • Each row represents a room with full operational information
  • Data is updated in real-time
• Flexible room filtering and search
  • Filter options include: Building, Floor, Room type, Room, Room status, FO status, Reservation status
  • Multiple filter conditions can be combined
  • Helps quickly identify the target room group for processing
• Manage housekeeping status
  • Update status directly on the screen
  • Status options: Clean, Dirty, Do not disturb, Inspected, Pickup, Sleep, Other
  • Apply to single or multiple rooms at once
  • Displayed visually for easy tracking
• Assign housekeepers
  • Assign staff to single or multiple rooms
  • Can change assigned staff when needed
  • Ensures every room has a responsible housekeeper
• Update and manage guest count
  • Track guest count from two sources: FO and Housekeeping
  • Each source includes: Adult, Child
  • Supports proper room preparation based on actual guest numbers
• Add notes for housekeepers
  • Enter and save notes for each room
  • Notes may include special requirements or cleaning instructions
  • Displayed directly in the grid
• Monitor booking status
  • Shows:
    • In-house booking (current guests)
    • Next booking (upcoming reservation)
  • Helps prioritize room preparation
  • Reduces operational delays
• Perform bulk actions
  • Select multiple rooms at once
  • Apply actions such as updating status, assigning housekeepers, or updating information
  • Saves time and improves efficiency
• Manage room damage
  • Mark rooms with issues or damage
  • Notify relevant departments for timely resolution
  • Prevents misassignment or usage of unavailable rooms
• Track processing delay
• Shows delay time for each room
• Helps identify rooms that are behind schedule
• Supports monitoring housekeeper performance

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Access the Task Assignment screen
  • Log in to the PMS system
  • Click the “Room” menu in the header
  • Select Room > Housekeeping > Task Assignment
• Search and filter rooms
  • Use the filter panel above the list (Building, Floor, Room type, etc.)
  • The room list updates according to selected filter conditions
• Update housekeeping status
  • Select one or more rooms
  • In the update area below the grid, choose the status from the dropdown and click Update
  • The system updates the status on the grid
• Assign housekeepers
  • Select one or more rooms
  • In the update area, choose a housekeeper from the dropdown and click Assign
  • The system updates the assigned housekeeper on the grid
• Add notes for housekeepers
  • Select a room
  • Enter note content in the Note field and click Update
  • The note appears in the Assign note column
• Update guest count
  • Select a room (only applicable if FO status is “Occupied”)
  • Click Update no. of person
  • Enter numbers for:
    • Adult
    • Child
  • Confirm to save changes
• Perform bulk actions
  • Select multiple rooms using checkboxes or the header checkbox
  • Choose the bulk action to apply
  • The action applies to all selected rooms
• Mark room damage
  • Select a room to process
  • Click Room damage
  • Update status or relevant information
• Track task status
  • Observe the Status column on the grid
  • Update status according to real-time progress to ensure accurate information

IV. GUI Description (User Interface)

Task Assignment Screen Layout

• Header
  • Displays the current audit date and main system functions such as menu navigation and quick access actions.
• Filter Panel
  • Allows filtering rooms by:
    • Building: Select the building to show rooms in that building
    • Floor: Select the floor to show rooms on that floor
    • Room type: Select room types (Standard, Deluxe, Suite…)
    • Room: Select specific rooms
    • Room status: Filter by operational status (Vacant, Occupied…)
    • FO status: Filter by Front Office guest status
    • Reservation status: Filter by reservation status (Booked, Checked-in, Checked-out…)
• Room List Grid
  • Columns include:
    • Checkbox action: Select to perform updates on the room
    • Room name: Room name
    • Room type: Room type (Standard, Deluxe, Suite…)
    • Room status (Housekeeping): Housekeeping status (Clean, Dirty, Do not disturb, Inspected…)
    • FO status: Front Office status
      • Vacant: Room is empty
      • Occupied: Room has guests
    • Reservation status: Booking status (Booked, Checked-in, Checked-out…)
    • Inhouse booking: Current guest information
    • Next booking: Upcoming booking information
    • FO No. of person: Guest count from FO
      • Adult: Adults
      • Child: Children
    • HK No. of person: Guest count from Housekeeping
      • Adult: Adults
      • Child: Children
    • Delay time: Processing delay time
    • Assign note: Notes for housekeeper
• Action Panel
  • Update no. of person: Update guest count
  • Room damage: Mark room as damaged
  • Bulk action: Perform actions for multiple rooms
• Detail Update Panel
  • Visible when selecting a room:
    • Housekeeping status dropdown: Choose and update room status
    • Select housekeeper: Assign housekeeper
    • Textbox Note: Enter notes for housekeeper
• Housekeeping Status Display
  • Standard statuses include:
    • Clean: Room has been cleaned and ready for guests
    • Dirty: Room is dirty and needs cleaning
    • Do not disturb: Guest requests no disturbance
    • Inspected: Room has been inspected after cleaning
    • Other: Other status not listed above
    • Pickup: Room awaiting pickup of items or trash
    • Sleep: Room is in rest mode and does not require immediate cleaning
  • These statuses are visually displayed on the grid for easy monitoring and processing.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.

Add a comment