• English below

Chức năng (Function description)	Tài liệu này hướng dẫn người dùng cuối xem và quản lý toàn bộ thông tin chi tiết của một group reservation, bao gồm thông tin chung của nhóm đặt phòng, danh sách các booking con, tình trạng phòng, thời gian lưu trú và các dữ liệu liên quan, đồng thời hỗ trợ thực hiện các thao tác nghiệp vụ như chỉnh sửa thông tin, theo dõi trạng thái và quản lý phân bổ phòng theo quyền truy cập của người dùng.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Grou reservation details.

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tài liệu [Ver 1.0] Functional Guideline – Group Reservation Details được xây dựng nhằm cung cấp hướng dẫn chi tiết và toàn diện về việc sử dụng màn hình Group Reservation Details trong hệ thống PMS. Màn hình này cho phép người dùng theo dõi, kiểm soát và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến một group booking, bao gồm: thông tin chung của nhóm, danh sách booking con (sub-reservation), trạng thái phòng, thời gian lưu trú, thông tin khách, mức giá và các dữ liệu liên quan khác. Bằng cách hiển thị chi tiết từng mục, màn hình giúp người dùng dễ dàng nắm bắt tình trạng thực tế của group reservation, đảm bảo việc vận hành, phân bổ phòng và xử lý các nghiệp vụ liên quan được thực hiện chính xác và minh bạch.

2. Mục tiêu

• Hiểu rõ cấu trúc màn hình, các trường thông tin và ý nghĩa của từng dữ liệu được hiển thị.
• Thực hiện các thao tác nghiệp vụ liên quan đến group booking như chỉnh sửa thông tin, theo dõi trạng thái, phân bổ phòng, clone booking hay hủy booking con một cách chính xác và nhanh chóng.
• Hỗ trợ quá trình quản lý, vận hành và theo dõi đặt phòng nhóm một cách đồng bộ, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc và trải nghiệm người dùng.
• Đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến group reservation đều được ghi nhận, cập nhật và truy xuất một cách minh bạch, phục vụ cho các báo cáo quản trị và kiểm soát nội bộ.

II. Các Tính Năng Chính

• Thông báo lỗi: hiển thị lý do lỗi khi cập nhật Group reservation thất bại
• Bảo mật phiên đăng nhập: tự động hết hạn sau 60 phút không hoạt động
• In phiếu Xác nhận: tự động tải xuống phiếu Xác nhận (Confirmation) của Group reservation.
• In phiếu Đăng ký: tự động tải xuống phiếu Đăng ký (Registration) của Group reservation.
• Xem hoặc chỉnh sửa thông tin:Hiển thị các thông tin cơ bản như mã đặt phòng, tên nhóm, ngày check-in/check-out, số lượng booking con, trạng thái tổng thể và các ghi chú liên quan…

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Group reservation details:
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Room” trên thanh Header.
  • Chọn mục “List reservation group” trong danh sách menu con.
  • Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình List reservation group.
  • Nhấn vào group reservation muốn xem, sau đó nhấn nút “Details”.
  • Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Group reservation details.
• Xem và cập nhật thông tin chung của reservation group:
  • Xem thông tin định danh của booking
    • Kiểm tra Reservation Code và Confirmation Code do hệ thống tự động sinh.
    • Người dùng có thể chỉnh sửa Confirmation Code khi cần thiết.
  • Xem hoặc cập nhật các thông tin bắt buộc
    • Nhập hoặc chọn các trường thông tin sau:
      • Booking Name
      • Reservation Type
      • Arrival Date
      • Departure Date
      • Release Date
      • Customer Type
  • Xem hoặc cập nhật các tùy chọn cho Reservation Group
    • Đánh dấu các tùy chọn nếu cần:
      • VIP
      • No Post Service
      • Room Charge To Master
  • Xem hoặc cập nhật nội dung ghi chú liên quan đến Reservation Group nếu cần
• Xem hoặc cập nhật thông tin thanh toán của Reservation Group
  • Rate Code
    • Chọn Rate Code áp dụng cho Reservation Group.
    • Đây là trường bắt buộc, dùng để xác định mức giá phòng áp dụng cho nhóm đặt phòng.
  • Payment Method
    • Chọn phương thức thanh toán cho Reservation Group (ví dụ: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, công nợ…).
• Xem hoặc cập nhật thông tin bán hàng của Reservation Group:
  • Mục đích: Chọn các thông tin bán hàng liên quan đến Reservation Group.
  • Nhập các thông tin bắt buộc
    • Agency: Đơn vị đại lý hoặc đối tác thực hiện đặt phòng.
    • Source: Nguồn đặt phòng.
    • Market Segment: Phân khúc thị trường của khách đặt phòng.
    • Created By: Người tạo reservation group trong hệ thống.
• Xem hoặc cập nhật thông tin dịch vụ đặc biệt của Reservation Group
  • Mục đích: Ghi nhận các dịch vụ đặc biệt được yêu cầu cho Reservation Group nhằm đảm bảo khách sạn chuẩn bị và cung cấp dịch vụ đúng theo nhu cầu của khách.
  • Quản lý và liên kết dữ liệu
    • Người dùng có thể thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa các dịch vụ đặc biệt cho Reservation Group dựa trên danh sách dịch vụ đã được cấu hình sẵn trong hệ thống.
    • Mỗi dịch vụ đặc biệt có thể bao gồm các thông tin như: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, Ngày bắt đầu cung cấp dịch vụ, Ngày kết thúc cung cấp dịch vụ, Số lượng, Giá trên mỗi đơn vị, Các loại thuế,…
    • Các dịch vụ đặc biệt được liên kết với từng booking con trong Reservation Group để đảm bảo việc cung cấp dịch vụ chính xác cho từng khách hoặc từng phòng.
    • Thông tin dịch vụ đặc biệt được lưu trữ và hiển thị tại màn hình chi tiết Reservation Group, hỗ trợ bộ phận vận hành (lễ tân, buồng phòng, F&B,…) theo dõi và chuẩn bị dịch vụ trước khi khách đến.
• Xem hoặc cập nhật thông tin liên hệ của Reservation Group
  • Mục đích: Lưu trữ thông tin người liên hệ chính đại diện cho Reservation Group để phục vụ việc xác nhận và trao đổi thông tin.
  • Thông tin liên hệ cần lưu
    • Title: Danh xưng người liên hệ
    • Full Name: Tên người đại diện của nhóm đặt phòng.
    • Position: Tên quốc gia
    • Phone Number: Số điện thoại liên hệ.
    • Email Address: Email để gửi xác nhận booking và các thông báo liên quan.
    • Address: Địa chỉ liên hệ của nhóm hoặc tổ chức.
  • Ứng dụng trong vận hành
    • Sử dụng thông tin liên hệ để:
      • Gửi xác nhận đặt phòng (confirmation).
      • Thông báo thay đổi thông tin booking khi cần thiết.
      • Liên hệ trực tiếp với nhóm trong quá trình chuẩn bị hoặc vận hành lưu trú.
• Xem hoặc cập nhật thông tin nhóm Reservation con của Reservation Group
  • Mục đích
    • Quản lý chi tiết các booking con (sub-reservations) thuộc Reservation Group nhằm đảm bảo việc phân bổ phòng và theo dõi trạng thái lưu trú chính xác.
  • Thông tin quản lý cho mỗi booking con
    • Subgroup name: Tên của nhóm booking con.
    • Room type: Loại phòng được gán cho booking con.
    • From: Ngày check-in của booking con.
    • To: Ngày check-out của booking con.
    • Rate amount: Giá phòng áp dụng cho booking con.
    • Total physical room: Tổng số phòng vật lý của khách sạn tại thời điểm khởi tạo Reservation Group.
    • Available room: Tổng số phòng còn khả dụng có thể đáp ứng tại thời điểm khởi tạo Reservation Group.
    • Quantity: Số lượng phòng/booking con thuộc subgroup.
    • Open price: Cho phép chỉnh sửa giá phòng của booking con khi được kích hoạt.
    • Total price: Tổng giá trị thanh toán của subgroup dựa trên số lượng phòng và giá phòng.
    • Release date: Ngày hệ thống tự động khởi tạo các booking con dựa trên cấu hình đã thiết lập.
  • Quản lý và theo dõi
    • Hệ thống đảm bảo dữ liệu giữa Reservation Group và các booking con luôn được đồng bộ. Điều này giúp người dùng theo dõi chính xác tình trạng phân bổ phòng, kiểm soát công suất phòng và hỗ trợ vận hành khách sạn hiệu quả.
• Xem hoặc cập nhật thông tin khách hàng của Reservation Group
  • Mục đích
    • Quản lý danh sách khách hàng thuộc Reservation Group, nhằm đảm bảo việc phân bổ khách cho từng booking con được thực hiện chính xác và thuận tiện cho việc theo dõi, liên hệ trong quá trình vận hành.
  • Thông tin quản lý cho mỗi booking con
    • Room type code: Khách hàng được gán cho booking thuộc loại phòng này
    • Title: Danh xưng người liên hệ
    • Full Name: Tên người đại diện của nhóm đặt phòng.
    • Position: Tên quốc gia
    • Phone Number: Số điện thoại liên hệ.
    • Email Address: Email để gửi xác nhận booking và các thông báo liên quan.
    • Address: Địa chỉ liên hệ của nhóm hoặc tổ chức.
  • Ứng dụng trong vận hành
    • Sử dụng thông tin khách hàng để:
      • Tự động ghi nhận và gán khách hàng vào các booking con khi hệ thống khởi tạo booking từ Reservation Group.
      • Hỗ trợ việc xác nhận đặt phòng và liên hệ với khách trong quá trình vận hành.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

Màn hình “Create reservation group” gồm:

• Header:
  • Thông tin về ngày audit hiện tại và các tính năng chủ
• Mục Register Information: Nhập và lưu trữ thông tin cơ bản của Reservation Group , bao gồm tên nhóm, mã đặt phòng, ngày check-in/check-out và các yêu cầu ban đầu. Đây là cơ sở để khởi tạo các booking con.
• Mục Billing Information: Quản lý thông tin thanh toán bao gồm: mã giá tiền, phương thức thanh toán. Đây cũng là cơ sở để khởi tạo các booking con.
• Mục Sales Information: Nhập và theo dõi thông tin bán hàng như nhân viên phụ trách, kênh bán,… hỗ trợ giám sát hiệu quả kinh doanh.
• Mục Special Service: Ghi nhận các dịch vụ đặc biệt cho Reservation Group như: tiệc, trang trí, bữa ăn kèm, dịch vụ đưa đón hoặc yêu cầu VIP; liên kết với từng booking con để đảm bảo cung cấp dịch vụ chính xác.
• Mục Contact Information: Lưu trữ thông tin liên hệ chính của nhóm gồm tên người đại diện, số điện thoại, email và địa chỉ; phục vụ xác nhận, thông báo và liên lạc với nhóm.
• Mục Subgroup Information: Quản lý các booking con trong nhóm, bao gồm phân bổ phòng, số lượng khách, ngày check-in/check-out, trạng thái phòng và các yêu cầu riêng; đảm bảo theo dõi chi tiết và dữ liệu đồng bộ.V. Hướng Dẫn Chung và Hỗ Trợ
• Mục Customer Information: Lưu trữ thông tin khách hàng theo từng nhóm booking gồm tên người đại diện, số điện thoại, email và địa chỉ; nhằm đảm bảo việc phân bổ khách cho từng booking con được thực hiện chính xác
• Nút “Save and Print Registration”: In phiếu Registration card. Nhấn để in phiếu Registration card với thông tin đã lưu gần nhất của reservation group.
• Nút “Save and Print Confirmation”: In phiếu Confirmation letter. Nhấn để in phiếu Confirmation letter với thông tin đã lưu gần nhất của reservation group.
• Nút “Save”: Lưu. Nhấn để lưu thông tin mới nhất cho reservation group.

V. Mẹo Sử Dụng:

1. Luôn kiểm tra kỹ các số liệu trước và trong khi chạy Night Audit.
2. Đảm bảo tất cả các bước bắt buộc đã được hoàn thành.
3. Hỗ Trợ: Nếu gặp vấn đề, liên hệ email support@airfeedkh.com.
4. Cập Nhật: Guideline này có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra phiên bản mới nhất trong phần “Help”.

---

Function description	This document guides end users on how to create a Reservation Group in the PMS system. It allows users to create and manage multiple related bookings within the same group, helping to effectively and consistently track reservations, monitor room status, allocate rooms, and manage booking information.
Version	v1.0
Created at
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be authorized to access the Create reservation group function.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

Create Reservation Group feature allows users to create and manage group reservations in the PMS system. By grouping multiple sub-reservations into a single Reservation Group, the system helps users centrally and consistently monitor room status, customer information, room rates, and the overall booking process of the group.

Main roles:

• Front Office: Create and manage Reservation Groups, monitor group booking status, and allocate or adjust rooms for sub-reservations during operations.
• Sales: Create and update group reservation information based on contracts or agreements with customers, including number of rooms, length of stay, and negotiated rates.
• Hotel Manager: Monitor Reservation Groups to control room occupancy, revenue, and operational performance of group bookings.
• System Administrator: Configure system settings, manage user permissions, and support troubleshooting related to Reservation Groups in the PMS system.

2. Objectives

• Supports users in quickly and accurately creating and managing Group Reservations.
• Helps centralize the management of sub-bookings within a group, reducing repetitive tasks and minimizing data errors.
• Improves the efficiency of monitoring room status, room assignment, and room occupancy for group bookings.
• Ensures that group reservation data is synchronized, supporting reporting, operations, and other related PMS processes.

II. Primary features

• Error Notification: Displays the reason for failure when creating a Reservation Group is unsuccessful.
• Session Security: The login session automatically expires after 60 minutes of inactivity.
• Print Confirmation Form: Automatically downloads the Reservation Group Confirmation document.
• Print Registration Form: Automatically downloads the Reservation Group Registration document.
• Integration with Other Features: After successfully creating a group booking, the system automatically redirects the user to the corresponding Reservation Group detail screen.

III. Basic Operations on the Dashboard

Below are the standard operation steps to use this function. Perform them in order to ensure effectiveness.

• Access the Create Reservation Group Screen
  • Log in to the PMS system.
  • Click on the “Room” menu in the Header.
  • Select “Create Reservation Group” from the submenu.
  • The system will navigate to the Create Reservation Group screen.
• View and Modifier General Information of the Reservation Group
  • Review booking identifiers
    • Check the Reservation Code and Confirmation Code automatically generated by the system.
    • Users can edit the Confirmation Code if necessary.
  • Enter required information
    • Input or select the following fields:
      • Booking Name
      • Reservation Type
      • Arrival Date
      • Departure Date
      • Release Date
      • Customer Type
    • Set options for the Reservation Group
      • Tick the options if applicable:
        • VIP
        • No Post Service
        • Room Charge To Master
    • Enter notes
      • Input any notes related to the Reservation Group if needed.
• View and Modifier Payment Information of the Reservation Group
  • Rate Code
    • Select the Rate Code applicable to the Reservation Group.
    • This is a mandatory field used to determine the room rate applied for the group booking.
  • Payment Method
    • Choose the payment method for the Reservation Group (e.g., cash, bank transfer, credit card, on account, etc.).
• View and Modifier Sales Information of the Reservation Group
  • Purpose:
    • Select sales-related information for the Reservation Group to ensure proper tracking and reporting.
  • Required fields:
    • Agency: The agency or partner responsible for making the reservation.
    • Source: The source of the booking.
    • Market Segment: The market segment of the booking customer.
    • Created By: The user who created the Reservation Group in the system.
• View and Modifier Special Service Information of the Reservation Group
  • Purpose:
    • Record any special services requested for the Reservation Group to ensure the hotel prepares and delivers services according to guest requirements.
  • Management and Data Linking:
    • Users can add, edit, or delete special services for the Reservation Group based on the pre-configured service list in the system.
    • Each special service may include: Service Code, Service Name, Service Start Date, Service End Date, Quantity, Unit Price, Tax types, etc.
    • Special services are linked to each sub-reservation within the Reservation Group to ensure accurate delivery for each guest or room.
    • Special service information is stored and displayed in the Reservation Group detail screen, helping operational departments (Front Office, Housekeeping, F&B, etc.) track and prepare services before guest arrival.
• View and Modifier Contact Information of the Reservation Group
  • Purpose:
    • Store the primary contact information representing the Reservation Group to support confirmation and communication.
  • Contact Information to Maintain:
    • Title: Salutation of the contact person.
    • Full Name: Name of the representative for the Reservation Group.
    • Position: Country of the contact person.
    • Phone Number: Contact phone number.
    • Email Address: Email used for sending booking confirmations and related notifications.
    • Address: Contact address of the group or organization.
  • Operational Use:
    • Send booking confirmations.
    • Notify about booking changes if necessary.
    • Communicate directly with the group during preparation or stay operations.
• View and Modifier Sub-Reservation Information of the Reservation Group
  • Purpose
    • Manage detailed information of sub-reservations within the Reservation Group to ensure accurate room allocation and tracking of stay status.
  • Information Managed for Each Sub-Reservation
    • Subgroup Name: Name of the sub-reservation group.
    • Room Type: Type of room assigned to the sub-reservation.
    • From: Check-in date of the sub-reservation.
    • To: Check-out date of the sub-reservation.
    • Rate Amount: Room rate applied to the sub-reservation.
    • Total Physical Room: Total number of physical rooms in the hotel at the time the Reservation Group is created.
    • Available Room: Total number of available rooms that can be allocated at the time the Reservation Group is created.
    • Quantity: Number of rooms/sub-reservations in the subgroup.
    • Open Price: Allows editing of the room rate for the sub-reservation when enabled.
    • Total Price: Total payment value of the subgroup, calculated based on room quantity and rate.
    • Release Date: Date when the system automatically generates sub-reservations according to the configured settings.
  • Management and Monitoring
    • The system ensures that data between the Reservation Group and its sub-reservations is always synchronized.
    • This allows users to accurately track room allocation, control occupancy, and efficiently manage hotel operations.
• View and Modifier Customer Information of the Reservation Group
  • Purpose
    • Manage the list of customers within the Reservation Group to ensure accurate allocation of guests to each sub-reservation, and to facilitate tracking and communication during operations.
  • Information Managed for Each Sub-Reservation
    • Room Type Code: The room type to which the customer is assigned.
    • Title: Salutation of the contact person.
    • Full Name: Name of the representative for the Reservation Group.
    • Position: Country of the contact person.
    • Phone Number: Contact phone number.
    • Email Address: Email used to send booking confirmations and related notifications.
    • Address: Contact address of the group or organization.
  • Operational Use
    • Automatically register and assign customers to sub-reservations when the system creates bookings from the Reservation Group.
    • Support booking confirmation and enable direct communication with guests during operational processes.

IV. GUI Description (User Interface)

Create Reservation Group screen overview

Header:

• Displays information about the current audit date.
• Provides main features for the user.

---

Register Information:

• Enter and store the basic information of the Reservation Group, including:
  • Group Name
  • Reservation Code
  • Check-in / Check-out dates
  • Initial requirements for the group
• This serves as the basis for creating sub-reservations.

---

Billing Information:

• Manage the payment information for the Reservation Group, including:
  • Rate Code
  • Payment Method
• This information is also used as the basis for creating sub-reservations.

---

Sales Information:

• Enter and track sales-related information, including:
  • Responsible staff (Created By)
  • Booking channel (Source)
  • Agency
  • Market segment
• Supports monitoring business performance.

---

Special Service:

• Record special services requested for the Reservation Group, such as:
  • Banquets, decorations, meals, shuttle services
  • VIP requests
• Special services are linked to each sub-reservation to ensure accurate delivery.

---

Contact Information:

• Store the main contact information of the group, including:
  • Representative’s name
  • Phone number
  • Email address
  • Contact address
• Used for confirmation, notifications, and communication with the group.

---

Subgroup Information:

• Manage the sub-reservations within the group, including:
  • Room allocation
  • Number of guests
  • Check-in / Check-out dates
  • Room status
  • Specific requirements
• Ensures detailed tracking and synchronized data.

---

Customer Information:

• Store customer information for each sub-reservation, including:
  • Representative’s name
  • Phone number
  • Email address
  • Contact address
• Ensures accurate guest allocation for each sub-reservation.

---

“Save and Print Registration” button:

• Prints the Registration Card.
• Click to save the latest information of the Reservation Group and print the Registration Card based on the most recently saved data.

---

“Save and Print Confirmation” button:

• Prints the Confirmation Letter.
• Click to save the latest information of the Reservation Group and print the Confirmation Letter based on the most recently saved data.

---

“Save” button:

• Saves the Reservation Group information.
• Click to store the latest updates made to the Reservation Group.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.