English below

Chức năng (Function description)	Tính năng Room Map trên màn hình Room > Room map trong PMS cho phép nhân viên buồng phòng quản lý và theo dõi tình trạng phòng một cách trực quan thông qua sơ đồ mặt bằng thực tế của từng tầng, kết hợp hệ thống bộ lọc linh hoạt và các thao tác nhanh như tạo reservation hoặc xem chi tiết phòng, giúp việc nhận diện vị trí và điều phối công việc trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Apr 16, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng cần có quyền truy cập tính năng Room > Room map

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tính năng Room Map trên màn hình Room > Room map trong PMS là công cụ trực quan hỗ trợ nhân viên buồng phòng quản lý và theo dõi tình trạng phòng dựa trên sơ đồ mặt bằng thực tế của khách sạn.

Thay vì hiển thị danh sách phòng dưới dạng bảng, hệ thống cung cấp giao diện dạng sơ đồ (diagram) theo từng tầng, giúp người dùng dễ dàng nhận diện vị trí phòng và tình trạng hoạt động.

2. Mục tiêu

• Giúp người dùng nhanh chóng xác định vị trí phòng trong thực tế.
• Hỗ trợ theo dõi trạng thái phòng (FO status, housekeeping status) một cách trực quan thông qua màu sắc.
• Tối ưu hóa việc phân công và điều phối công việc buồng phòng.
• Giảm thiểu sai sót trong vận hành nhờ khả năng nhận diện chính xác vị trí và trạng thái phòng.
• Tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận (Front Office, Housekeeping).

II. Các Tính Năng Chính

• Hiển thị sơ đồ phòng
  • Danh sách phòng được hiển thị dưới dạng sơ đồ (diagram) theo từng tầng.
  • Mỗi phòng được biểu diễn bằng một ô (block) trên bản vẽ tương ứng với vị trí thực tế.
  • Sơ đồ được cấu hình trước tại màn hình Config > Diagram.
• Danh sách Facility
  • Cho phép người dùng lựa chọn giữa các tòa nhà/khu vực (facility) trong hệ thống PMS.
  • Dữ liệu sơ đồ sẽ thay đổi tương ứng theo facility được chọn.
• Bộ lọc
  • Floor: Lọc theo tầng.
  • Room type: Lọc theo loại phòng.
  • Room view: Lọc theo hướng nhìn (sea view, city view, etc.).
  • Room direction: Lọc theo hướng phòng.
  • FO Status: Lọc theo trạng thái lễ tân (vacant, occupied, etc.).
  • Room status:
    • Hiển thị dưới dạng checkbox.
    • Có kèm chú thích màu sắc tương ứng với từng trạng thái (VD: Clean, Dirty, Inspected…).
  • Other:
    • Hiển thị checkbox cho các trạng thái đặc biệt:
      • Reservation dạng group
      • Phòng đang bị blocked
    • Hiển thị số lượng reservation tương ứng theo từng loại.
• Tương tác trên từng phòng
  • Click vào từng phòng trên sơ đồ để thực hiện thao tác nhanh:
    • Hiển thị nút “Create a reservation” nếu phòng đang ở trạng thái vacant.
    • Hiển thị nút “Room details” để xem thông tin chi tiết phòng.
• Danh sách nút thao tác
  • Refresh page:
    • Làm mới dữ liệu sơ đồ phòng theo thời gian thực.
  • Download:
    • Tải xuống sơ đồ phòng (phục vụ mục đích báo cáo hoặc chia sẻ).

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Room map
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Room” trên thanh Header.
  • Chọn Room > Room map
• Chọn Facility
  • Tại khu vực danh sách facility:
    • Click chọn facility mong muốn.
    • Hệ thống sẽ hiển thị sơ đồ tương ứng.
• Áp dụng bộ lọc
  • Tại khu vực Filter:
    • Chọn các tiêu chí cần lọc:
      • Floor
      • Room type
      • Room view
      • Room direction
      • FO Status
      • Room status
      • Other
    • Danh sách phòng trên sơ đồ sẽ được cập nhật theo điều kiện đã chọn.
• Xem trạng thái phòng
  • Quan sát màu sắc của từng phòng trên sơ đồ:
    • Đối chiếu với phần chú thích (legend) để hiểu trạng thái.
• Thực hiện thao tác trên phòng
  • Click vào một phòng bất kỳ:
    • Nếu phòng vacant:
      • Chọn Create a reservation để tạo đặt phòng.
    • Với mọi trạng thái:
      • Chọn Room details để xem thông tin chi tiết.
• Làm mới dữ liệu
  • Click Refresh page để cập nhật dữ liệu mới nhất từ hệ thống.
• Tải dữ liệu
  • Click Download để tải xuống thông tin/sơ đồ phòng.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

H.1.0. Màn hình Room map

Màn hình Room map bao gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Khu vực Facility
  • Vị trí: Phía trên màn hình.
  • Thành phần: Danh sách các facility trong hệ thống.
  • Chức năng: Cho phép chuyển đổi giữa các khu vực/tòa nhà.
• Khu vực Bộ lọc (Filter Panel)
  • Vị trí: Phía bên trái sơ đồ.
  • Thành phần:
    • Dropdown / checkbox cho:
      • Floor: Lọc phòng theo từng tầng.
      • Room type: Lọc theo loại phòng.
      • Room view: Lọc theo hướng nhìn của phòng.
      • Room direction: Lọc theo hướng phòng.
    • Nhóm FO status:
      • Hiển thị dạng checkbox kèm màu sắc (legend) bao gồm các trạng thái:
        • Occupied: Phòng đang có khách lưu trú.
        • Vacant: Phòng đang trống, sẵn sàng bán hoặc sử dụng.
    • Nhóm Room status:
      • Hiển thị dạng checkbox kèm màu sắc (legend) bao gồm các trạng thái:
        • Clean: Phòng đã được dọn sạch và sẵn sàng sử dụng.
        • Dirty: Phòng chưa được dọn sau khi khách trả hoặc có thay đổi trạng thái.
        • DND: Phòng có yêu cầu “Do Not Disturb”, không thực hiện dọn phòng.
        • Inspected: Phòng đã được kiểm tra và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
        • Other: Trạng thái phòng khác không thuộc các nhóm tiêu chuẩn.
        • Out of order: Phòng ngưng sử dụng do sự cố nghiêm trọng cần sửa chữa.
        • Out of service: Phòng tạm ngưng sử dụng cho bảo trì hoặc mục đích vận hành.
        • Pickup: Phòng đang trong quá trình dọn dẹp hoặc chuẩn bị đưa vào sử dụng.
        • Sleep: Phòng có khách đang ngủ, hạn chế hoặc không thực hiện tác động.
    • Nhóm Other:
      • Hiển thị dạng checkbox kèm màu sắc (legend) bao gồm các trạng thái:
        • Arrival today: Phòng có khách dự kiến check-in trong ngày.
        • Due out: Phòng có khách dự kiến check-out trong ngày.
        • Stay over: Phòng có khách lưu trú qua đêm và tiếp tục ở lại.
        • Long term: Phòng có khách lưu trú dài hạn.
        • Short term: Phòng có khách lưu trú ngắn hạn.
        • Group: Phòng thuộc đặt phòng theo đoàn (group booking).
        • Room is block: Phòng đang bị chặn, không bán hoặc không sử dụng.
        • Complimentary: Phòng được miễn phí cho khách theo chính sách.
        • House use: Phòng được sử dụng nội bộ bởi khách sạn.
  • Chức năng:
    • Lọc và thu hẹp danh sách phòng hiển thị.
    • Giúp người dùng hiểu nhanh trạng thái phòng thông qua màu sắc.
• Khu vực Sơ đồ phòng
  • Vị trí: Trung tâm màn hình.
  • Thành phần:
    • Sơ đồ mặt bằng theo từng tầng.
    • Mỗi phòng là một ô (block):
      • Hiển thị số phòng.
      • Màu sắc thể hiện trạng thái.
  • Tương tác:
    • Click vào phòng để mở popup/action:
      • Button Create a reservation (nếu vacant), nhấn vào điều hướng sang màn hình Create a reservation.
      • Button Room details (nếu occupied), nhấn vào điều hướng đến màn hình Room details đang có của phòng đó.
• Khu vực Chú thích
  • Vị trí: Gần khu vực filter hoặc bên cạnh sơ đồ.
  • Thành phần:
    • Danh sách màu sắc và ý nghĩa:
      • Trạng thái housekeeping
      • Trạng thái reservation
  • Chức năng:
    • Giúp người dùng hiểu nhanh trạng thái phòng qua màu sắc.
• Thanh thao tác (Action Bar)
  • Vị trí: Góc trên bên trên sơ đồ.
  • Thành phần:
    • Nút “Refresh page”: Nhấn vào để làm mới trang.
    • Nút “Download”: Nhấn vào để tải xuống danh sách phòng trên màn hình dưới định dạng PDF.
  • Chức năng: Thực hiện các thao tác hệ thống nhanh.

---

Function description	The Room Map feature on the Room > Room map screen in the PMS allows housekeeping staff to visually manage and monitor room status through the actual floor layout of each level, combined with a flexible filtering system and quick actions such as creating reservations or viewing room details, enabling more accurate room identification and more efficient task coordination.
Version	v1.0
Created at	Apr 16, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.Users must have permission to access the Room > Room map feature.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Room Map feature on the Room > Room map screen in the PMS is a visual tool that supports housekeeping staff in managing and monitoring room status based on the actual floor layout of the hotel.

Instead of displaying rooms in a table format, the system provides a diagram-based interface organized by floor, allowing users to easily identify room locations and operational status.

2. Objectives

• Enable users to quickly identify room locations in the physical layout.
• Support visual tracking of room status (FO status, housekeeping status) through color coding.
• Optimize housekeeping task assignment and coordination.
• Reduce operational errors by improving accuracy in room identification and status recognition.
• Improve cross-department collaboration (Front Office, Housekeeping).

II. Primary features

• Room Diagram Display
  • Rooms are displayed as a diagram organized by floor.
  • Each room is represented as a block on the floor layout corresponding to its real physical location.
  • The diagram is pre-configured in the Config > Diagram screen.
• Facility Selection
  • Allows users to select between different facilities (buildings/areas) within the PMS.
  • The room diagram data is updated according to the selected facility.
• Filters
  • Floor: Filter rooms by floor level.
  • Room type: Filter by room category.
  • Room view: Filter by room view (sea view, city view, etc.).
  • Room direction: Filter by room orientation.
  • FO Status:
    • Filter by Front Office status (e.g., Vacant, Occupied).
    • Displayed with checkbox and color legend.
  • Room status:
    • Displayed as checkbox filters.
    • Includes color-coded statuses (e.g., Clean, Dirty, Inspected…).
  • Other:
    • Displays special status filters:
      • Group reservations
      • Blocked rooms
    • Shows corresponding reservation counts by category.
• Room Interaction
  • Click on a room block to perform quick actions:
    • Show Create a reservation button if the room is vacant.
    • Show Room details button to view detailed room information.
• Action Buttons
  • Refresh page: Reloads the latest room data in real time.
  • Download: Exports the room diagram/data for reporting or sharing purposes.

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Accessing the Screen
  • Log in to PMS
  • Navigate to Room menu
  • Select Room > Room map
• Select Facility
  • In the facility section:
  • Click to select the desired facility.
  • The system updates the diagram accordingly.
• Apply Filters
  • In the Filter panel:
    • Select required criteria:
      • Floor
      • Room type
      • Room view
      • Room direction
      • FO Status
      • Room status
      • Other
  • The room diagram updates based on selected filters.
• View Room Status
  • Observe room colors on the diagram.
  • Refer to the legend to understand room status meanings.
• Perform Room Actions
  • Click on any room:
    • If the room is vacant: select Create a reservation.
    • For all statuses: select Room details to view information.
• Refresh Data
  • Click Refresh page to load the latest system data.
• Export Data
  • Click Download to export room information/diagram as a PDF file.

IV. GUI Description (User Interface)

H.1.1. The Room map screen

Room map screen

• Header:
  • Displays current audit date and main functions such as menu navigation and quick invoice operations.
• Facility Area
  • Position: Top of the screen
  • Content: List of facilities in the system
  • Function: Allows switching between buildings/areas
• Filter Panel
  • Position: Left side of the diagram
  • Fields:
    • Floor: Filters rooms by floor level.
    • Room type: Filters rooms by room category.
    • Room view: Filters rooms by view type.
    • Room direction: Filters rooms by orientation.
  • FO Status Group:
    • Occupied: Room is currently occupied by a guest.
    • Vacant: Room is available for sale or use.
  • Room Status Group:
    • Clean: Room is cleaned and ready for use.
    • Dirty: Room is not cleaned after guest departure or status change.
    • DND: Room has “Do Not Disturb” status; cleaning is not allowed.
    • Inspected: Room has been inspected and meets quality standards.
    • Other: Room status not belonging to standard categories.
    • Out of order: Room is closed due to major issues requiring repair.
    • Out of service: Room is temporarily unavailable for maintenance or operational purposes.
    • Pickup: Room is being prepared or cleaned for upcoming use.
    • Sleep: Guest is sleeping; minimal or no disturbance allowed.
  • Other Group:
    • Arrival today: Guest is expected to check in today.
    • Due out: Guest is expected to check out today.
    • Stay over: Guest continues staying overnight.
    • Long term: Long-stay guest booking.
    • Short term: Short-stay booking.
    • Group: Room belongs to a group booking.
    • Room is block: Room is blocked and not available for sale or use.
    • Complimentary: Room is provided free of charge.
    • House use: Room is used internally by the hotel.
  • Function:
    • Filters and narrows down displayed room list.
    • Helps users quickly understand room status via color legend.
• Room Diagram Area
  • Position: Center of the screen
  • Content:
    • Floor-based room layout diagram.
    • Each room is displayed as a block:
      • Shows room number.
      • Color represents room status.
  • Interaction:
    • Click a room to open action popup:
      • Create a reservation (for vacant rooms) → navigates to Create Reservation screen.
      • Room details → navigates to the Room Details screen of that room.
• Legend Area
  • Position: Near filter panel or beside the diagram
  • Content:
    • Color codes and meanings for:
      • Housekeeping status
      • Reservation status
  • Function:
    • Helps users quickly understand room status via color mapping.
• Action Bar
  • Position: Top-right area above the diagram
  • Components:
    • Refresh page: Reloads current page data.
    • Download: Exports room list/diagram as a PDF file.
  • Function:
    • Provides quick system-level actions.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.

Add a comment