English below

Chức năng (Function description)	Tính năng Voids cho phép quản trị viên cấu hình và quản lý danh sách lý do hủy (void) theo từng nhóm Dish voids và Receipt voids, hỗ trợ nhân viên lựa chọn khi thực hiện các thao tác hủy món hoặc hủy giao dịch, từ đó đảm bảo tính minh bạch trong vận hành và cung cấp dữ liệu chính xác cho báo cáo.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Apr 20, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng cần có quyền truy cập tính năng Config > Config void

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tính năng Voids trong màn hình Config > Voids cho phép quản trị viên thiết lập, chuẩn hóa và quản lý danh sách lý do sử dụng khi nhân viên thực hiện thao tác hủy món (Void Dish) hoặc hủy hóa đơn (Void Receipt), nhằm đảm bảo tính minh bạch trong vận hành, thống nhất dữ liệu đầu vào và hỗ trợ báo cáo quản trị chính xác.

2. Mục tiêu

• Chuẩn hóa danh sách lý do Void cho toàn hệ thống nhằm đảm bảo tính nhất quán khi sử dụng
• Minh bạch hóa quy trình xử lý Void Dish và Void Receipt trong vận hành thực tế
• Hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công bằng cách sử dụng danh sách lý do được cấu hình sẵn
• Đảm bảo dữ liệu đầu ra phục vụ báo cáo quản trị chính xác và đầy đủ nguyên nhân phát sinh void
• Hỗ trợ phân loại và kiểm soát nghiệp vụ theo từng nhóm void (Dish voids và Receipt voids)

II. Các Tính Năng Chính

• Quản lý danh sách lý do Void theo nhóm:
  • Hệ thống hỗ trợ phân loại lý do Void thành 2 nhóm chính: Dish voids và Receipt voids.
  • Mỗi nhóm giúp tách biệt rõ ràng phạm vi sử dụng trong từng nghiệp vụ (F&B và Billing/Payment).
  • Danh sách được hiển thị theo cấu trúc nhóm nhằm giúp người dùng dễ tra cứu và quản lý.
• Tạo mới lý do Void:
  • Cho phép quản trị viên thêm mới lý do void vào hệ thống.
  • Khi tạo mới, người dùng cần khai báo đầy đủ các thông tin: Name, Void Type, Void Group và Description.
  • Dữ liệu sau khi lưu sẽ được đưa vào danh sách hiển thị bên trái và sử dụng trong các luồng nghiệp vụ tương ứng.
• Chỉnh sửa thông tin lý do Void:
  • Cho phép cập nhật các thông tin của lý do void đã tồn tại như tên, loại xử lý, nhóm hoặc mô tả.
  • Các thay đổi sẽ được đồng bộ ngay lập tức vào các màn hình nghiệp vụ đang sử dụng lý do void đó.
• Xóa lý do Void:
  • Cho phép xóa các lý do void không còn sử dụng trong hệ thống.
  • Chỉ những tài khoản có phân quyền phù hợp mới được thực hiện thao tác xóa.
  • Dữ liệu sau khi xóa sẽ không còn hiển thị trong danh sách lựa chọn ở các luồng nghiệp vụ.
• Tìm kiếm lý do Void:
  • Hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo tên lý do void.
  • Giúp người dùng dễ dàng định vị item trong danh sách lớn.
  • Kết quả tìm kiếm được lọc theo thời gian thực trên danh sách hiển thị.
• Phân loại theo kiểu xử lý:
  • Voids without processing: lý do void không yêu cầu xử lý nghiệp vụ bổ sung.
  • Voids with processing: lý do void có kèm theo bước xử lý hoặc kiểm soát nghiệp vụ.
  • Giúp hệ thống xác định luồng xử lý phù hợp khi người dùng thực hiện void.
• Áp dụng vào các luồng nghiệp vụ:
  • Dish voids: được sử dụng trong các luồng Void item tại Business area và Folio.
  • Receipt voids: được sử dụng trong các luồng Void giao dịch như Deposit, Payment, Refund.
  • Đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu lý do void trên toàn hệ thống.

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Voids
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Config” trên thanh Header.
  • Chọn Config > Voids.
• Xem danh sách lý do Void
  • Tại panel bên trái, người dùng có thể xem toàn bộ danh sách lý do Void hiện có.
  • Danh sách được hiển thị theo từng nhóm: Dish voids và Receipt voids.
  • Mỗi item hiển thị tên lý do Void để người dùng dễ nhận diện.
• Tìm kiếm lý do Void
  • Người dùng nhập từ khóa vào ô Search trên màn hình.
  • Hệ thống tự động lọc danh sách theo tên Void tương ứng.
  • Kết quả hiển thị realtime giúp người dùng nhanh chóng tìm đúng bản ghi cần thao tác.
• Xem chi tiết lý do Void
  • Người dùng click chọn một item trong danh sách bên trái.
  • Thông tin chi tiết của lý do Void sẽ được hiển thị ở panel bên phải.
  • Các trường bao gồm: Name, Void Type, Void Group và Description.
• Thêm mới lý do Void
  • Nhấn nút Add trên thanh công cụ.
  • Hệ thống mở form nhập liệu trống ở panel bên phải.
  • Người dùng nhập đầy đủ thông tin:
    • Name: tên lý do Void
    • Void Type: chọn 1 trong 2 giá trị (Voids without processing / Voids with processing)
    • Void Group: chọn nhóm Dish voids hoặc Receipt voids
    • Description: nhập mô tả chi tiết (nếu cần)
  • Sau khi nhập xong, chuyển sang bước lưu dữ liệu.
• Lưu thông tin
  • Nhấn nút Save để lưu lý do Void mới hoặc cập nhật thông tin chỉnh sửa.
  • Hệ thống kiểm tra dữ liệu hợp lệ trước khi lưu (required fields).
  • Sau khi lưu thành công, dữ liệu được cập nhật vào danh sách bên trái và sẵn sàng sử dụng trong các nghiệp vụ liên quan.
• Chỉnh sửa lý do Void
  • Chọn một lý do Void từ danh sách.
  • Cập nhật các thông tin cần thay đổi ở panel bên phải.
  • Nhấn Save để ghi nhận thay đổi.
  • Hệ thống cập nhật dữ liệu và đồng bộ sang các luồng sử dụng.
• Xóa lý do Void
  • Chọn lý do Void cần xóa từ danh sách.
  • Nhấn nút Delete trên thanh công cụ.
  • Hệ thống hiển thị xác nhận trước khi xóa để tránh thao tác nhầm.
  • Sau khi xác nhận, bản ghi sẽ bị xóa khỏi hệ thống và không còn hiển thị trong các dropdown nghiệp vụ.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

Màn hình Voids bao gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Tổng quan layout màn hình
  • Màn hình Config > Voids được thiết kế dạng 2 cột (split layout)
  • Bên trái: Danh sách Voids (List)
  • Bên phải: Form chi tiết / tạo mới / chỉnh sửa Voids
  • Phía trên: Thanh công cụ thao tác (Action bar)
• Thanh thao tác
  • Search input: tìm kiếm Voids theo Name
  • Button Add: tạo mới một Void reason
  • Button Save: lưu dữ liệu (create/update)
  • Button Delete: xóa Void đang chọn
  • Rule:
    • Save/Delete chỉ enable khi có record được chọn hoặc đang ở form hợp lệ
    • Add luôn enable
    • Search filter realtime theo input
• Danh sách Voids
  • Hiển thị danh sách dạng list scroll
  • Mỗi item gồm:
    • Name (primary text)
    • Void Group tag (Dish voids / Receipt voids)
  • Grouping logic:
    • Danh sách được phân nhóm theo Void Group
    • Hiển thị dạng section hoặc tag phân loại
  • Interaction:
    • Click item → load dữ liệu sang Right Panel
    • Item selected được highlight state (active)
• Right Panel – Form chi tiết Voids
  • Hiển thị dữ liệu theo 2 mode:
    • View/Edit mode (khi chọn item)
    • Create mode (khi nhấn Add)
  • Các trường có trong form:
    • Name
      • Input text
      • Required field
      • Là identifier chính của Void reason
    • Void Type
      • Radio group gồm:
        • Voids without processing: Là loại lý do Void được cấu hình để áp dụng cho các trường hợp hủy món hoặc hủy hóa đơn mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước xử lý nghiệp vụ bổ sung nào trong hệ thống, tức là hệ thống chỉ ghi nhận thao tác void và cập nhật trạng thái dữ liệu tương ứng.
        • Voids with processing: Là loại lý do Void được cấu hình cho các trường hợp hủy món hoặc hủy hóa đơn có yêu cầu thực hiện thêm các bước xử lý nghiệp vụ đi kèm (ví dụ: kiểm tra, ghi nhận, hoặc trigger luồng xử lý liên quan), đảm bảo việc void được kiểm soát và xử lý theo đúng quy trình nghiệp vụ đã định nghĩa.
      • Chỉ chọn 1 value
    • Void Group
      • Dropdown select
      • Value gồm:
        • Dish voids
        • Receipt voids
      • Rule:
        • Dish voids → dùng cho F&B / item level void
        • Receipt voids → dùng cho transaction level void
    • Description
      • Textarea
      • Optional field
      • Dùng để mô tả ngữ cảnh hoặc quy định sử dụng lý do void
• Hành vi màn hình
  • Load dữ liệu
    • Khi vào màn hình → load toàn bộ Voids list theo group
    • Default không select item nào (hoặc select item đầu tiên nếu system config)
  • Create new
    • Nhấn Add → reset toàn bộ form bên phải
    • Set mode = Create
    • Không ảnh hưởng item đang chọn
  • Edit
    • Click item → bind data sang form
    • Set mode = Edit
    • Cho phép chỉnh sửa và Save
  • Save
    • Validate required fields (Name, Void Type, Void Group)
    • Nếu Create → insert new record
    • Nếu Edit → update record hiện tại
    • Sau save → refresh list + giữ selection
  • Delete
    • Confirm popup trước khi xóa
    • Nếu confirm → remove record khỏi system
    • Sau delete → clear form + update list
• Quy tắc hiển thị & tích hợp hệ thống
  • Dish voids:
    • Hiển thị trong dropdown Reason của luồng Void item (Business area, Folio)
  • Receipt voids:
    • Hiển thị trong dropdown Reason của các luồng Void transaction (Deposit, Payment, Refund,…)
  • Tag/group mapping đảm bảo dữ liệu chỉ xuất hiện đúng nghiệp vụ liên quan
  • Không cho phép dùng sai group trong các luồng nghiệp vụ tương ứng

---

Function description	The Voids feature allows administrators to configure and manage a list of void reasons categorized into Dish voids and Receipt voids, enabling staff to select appropriate reasons when performing item cancellations or transaction voids, thereby ensuring operational transparency and providing accurate data for reporting purposes.
Version	v1.0
Created at	Apr 20, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must have permission to access the Config > Config voids feature.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Voids feature in the Config > Voids screen allows administrators to configure, standardize, and manage a list of void reasons used when staff perform Void Dish or Void Receipt actions. This ensures operational transparency, consistent input data, and accurate management reporting across the system.

2. Objectives

• Standardize the list of void reasons across the entire system to ensure consistent usage
• Increase transparency in Void Dish and Void Receipt handling processes in real operations
• Reduce manual input errors by using a pre-configured list of reasons
• Ensure output data is accurate and complete for management reporting on void activities
• Support categorization and control of business operations by void groups (Dish voids and Receipt voids)

II. Primary features

• Void Reason Management by Group
  • The system supports categorizing void reasons into two main groups: Dish voids and Receipt voids.
  • Each group clearly defines its scope of usage in different business domains (F&B and Billing/Payment).
  • The list is displayed in a grouped structure to help users easily search and manage records.
• Create Void Reason
  • Administrators can add new void reasons into the system.
  • When creating a new record, the following fields are required: Name, Void Type, Void Group, and Description.
  • Once saved, the data is added to the left-side list and becomes available in relevant business workflows.
• Edit Void Reason
  • Users can update existing void reason information such as name, processing type, group, or description.
  • All changes are immediately synchronized to the business screens where the void reason is being used.
• Delete Void Reason
  • Users can remove void reasons that are no longer in use.
  • Only users with appropriate permissions are allowed to perform deletion.
  • Deleted records will no longer appear in any dropdown lists across business workflows.
• Search Void Reason
  • Provides quick search by void reason name.
  • Helps users easily locate records in large datasets.
  • Search results are updated in real-time on the displayed list.
• Processing Type Classification
  • Voids without processing: Void reasons that do not require additional business processing steps.
  • Voids with processing: Void reasons that require additional business validation or processing workflows.
    This helps the system determine the appropriate processing flow when a void action is performed.
• Business Workflow Integration
  • Dish voids: used in Void Item workflows in Business Area and Folio.
  • Receipt voids: used in transaction void workflows such as Deposit, Payment, and Refund.
    Ensures consistent usage of void reasons across the entire system.

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Accessing the Screen
  • Log in to PMS
  • Navigate to Config menu
  • Select Config > Voids
• View Void List
  • The left panel displays all existing void reasons.
  • Records are grouped into Dish voids and Receipt voids.
  • Each item displays the void reason name for easy identification.
• Search Void Reason
  • Enter keywords in the Search input field.
  • The system filters results based on the void reason name.
  • Results are updated in real time.
• View Void Details
  • Click on an item in the left list.
  • The detail panel on the right displays full information.
  • Fields include: Name, Void Type, Void Group, and Description.
• Create New Void Reason
  • Click the Add button on the toolbar.
  • The right panel opens an empty form.
  • Enter required information:
    • Name: void reason name
    • Void Type: select either Without processing or With processing
    • Void Group: select Dish voids or Receipt voids
    • Description: optional detail description
  • Proceed to save the data.
• Save Information
  • Click Save to create or update a void reason.
  • The system validates required fields before saving.
  • After successful save, data is updated in the left list and available for use in related workflows.
• Edit Void Reason
  • Select a void reason from the list.
  • Update information in the right panel.
  • Click Save to apply changes.
  • System synchronizes updated data across all related modules.
• Delete Void Reason
  • Select a void reason from the list.
  • Click the Delete button.
  • A confirmation popup is displayed.
  • After confirmation, the record is removed from the system and no longer available in business dropdowns.

IV. GUI Description (User Interface)

Voids screen

• Header:
  • Displays current audit date and main functions such as menu navigation and quick invoice operations.
• Screen Layout Overview
  • The screen is designed in a 2-column split layout:
    • Left: Void List Panel
    • Right: Detail/Form Panel
  • A top Action Bar provides primary user actions.
• Action Bar
  • Search input: filters voids by Name
  • Add button: creates a new void reason
  • Save button: saves create/update operations
  • Delete button: deletes selected void reason
  • Rules:
    • Save/Delete enabled only when a valid record is selected or form is valid
    • Add is always enabled
    • Search applies real-time filtering
• Void List Panel (Left Side)
  • Scrollable list of void reasons
  • Each item includes:
    • Name (primary label)
    • Void Group tag (Dish voids / Receipt voids)
  • Grouping logic: records are grouped by Void Group
  • Interaction:
    • Click item → load details to right panel
    • Selected item is highlighted (active state)
• Detail/Form Panel (Right Side)
  • Supports two modes:
    • View/Edit mode (when selecting an existing item)
    • Create mode (when clicking Add)
  • Fields:
  • Name
    • Text input
    • Required field
    • Primary identifier of void reason
  • Void Type
    • Radio group:
    • Without processing: A void reason applied when no additional business processing is required; the system only records the void action and updates the corresponding data status.
    • With processing: A void reason that requires additional business processing steps such as validation, recording, or triggering related workflows to ensure controlled handling according to defined business rules.
    • Single selection only
  • Void Group
    • Dropdown selection:
    • Dish voids
    • Receipt voids
      Rules:
    • Dish voids → used for F&B / item-level void
    • Receipt voids → used for transaction-level void
  • Description
    • Optional textarea
    • Used for additional context or business explanation
• Screen Behavior
  • Data Loading
    • On screen load → fetch all void reasons grouped by category
    • No default selection (or first item selected if configured)
  • Create
    • Click Add → reset form
    • Switch to Create mode
    • Does not affect current selection
  • Edit
    • Select item → bind data to form
    • Switch to Edit mode
    • Allow update and save
  • Save
    • Validate required fields (Name, Void Type, Void Group)
    • Insert or update record based on mode
    • Refresh list after saving while preserving selection
  • Delete
    • Show confirmation popup
    • Remove record upon confirmation
    • Clear form and refresh list
• System Integration Rules
  • Dish voids:
    Used in Void Item dropdown (Business Area, Folio)
  • Receipt voids:
    Used in transaction void dropdowns (Deposit, Payment, Refund, etc.)
  • Mapping rules ensure correct usage per business domain
  • Prevent cross-usage of incorrect void groups in workflows

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.

Add a comment