English below

Chức năng (Function description)	List Reservations trong PMS là màn hình trung tâm giúp quản lý, theo dõi và xử lý toàn bộ các đặt phòng từ nhiều nguồn, với hệ thống bộ lọc nâng cao, danh sách thông tin chi tiết và các thao tác nghiệp vụ như tạo walk-in, xem chi tiết, chỉnh sửa loại đặt phòng, xác nhận, đăng ký và xuất dữ liệu, hỗ trợ tối ưu việc điều phối đặt phòng.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Apr 17, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng cần có quyền truy cập tính năng Booking > View list booking

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Màn hình List Reservations là trung tâm quản lý toàn bộ dữ liệu đặt phòng trong hệ thống PMS, giúp người dùng theo dõi, kiểm soát và xử lý các reservation từ nhiều nguồn khác nhau. Tính năng hỗ trợ bộ phận Reservations, Front Office và quản trị hệ thống trong việc nắm bắt tình trạng đặt phòng theo thời gian thực.

2. Mục tiêu

• Tập trung toàn bộ dữ liệu đặt phòng trên một màn hình duy nhất.
• Tăng tốc độ tra cứu và xử lý reservation nhờ hệ thống bộ lọc nâng cao.
• Hỗ trợ thao tác nghiệp vụ nhanh như xác nhận, chỉnh sửa, tạo walk-in, xem lịch sử và in/xuất dữ liệu.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý đặt phòng.

II. Các Tính Năng Chính

• Quản lý tập trung danh sách Reservation
  • Hệ thống hiển thị toàn bộ danh sách đặt phòng trong một màn hình duy nhất.
  • Dữ liệu được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau:
    • OTA (Online Travel Agency)
    • Booking trực tiếp tại khách sạn (Direct booking)
    • Corporate booking
    • Travel agent / agency
    • Walk-in booking
    • Group reservation
  • Mỗi reservation được chuẩn hóa theo một cấu trúc dữ liệu thống nhất để đảm bảo tính nhất quán trong hệ thống.
• Hiển thị danh sách reservation dạng bảng dữ liệu
  • Danh sách reservation được hiển thị theo dạng bảng với nhiều cột thông tin nghiệp vụ.
  • Cung cấp đầy đủ các nhóm dữ liệu:
    • Thông tin định danh booking (Booking code, Confirm code, Group code)
    • Thông tin khách hàng (Full name, Guest type)
    • Thông tin phòng (Room type, Room, Main room)
    • Thông tin thời gian (Arrival, Departure, Booking time)
    • Thông tin giá và thanh toán (Rate, Deposit, Balance, Total amount)
    • Thông tin nguồn đặt phòng (Source, Agency, Seller)
    • Thông tin trạng thái nghiệp vụ (FO status, House use, Complimentary, Walk-in, Master)
    • Thông tin bổ sung (Special services, Note, Number of cards, Account type)
• Hệ thống bộ lọc nâng cao
  • Cho phép người dùng tìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí đồng thời.
  • Hỗ trợ tìm kiếm nhanh:
    • Booking code
    • Confirm code
    • Full name (guest name)
  • Hỗ trợ lọc theo nghiệp vụ:
    • Reservation type (Check-in / Definite / Tentative)
    • Room type
    • Room number
    • Agency / Company
    • Seller
    • Rental type
    • Filter by (các điều kiện mở rộng theo cấu hình hệ thống)
  • Hỗ trợ lọc dữ liệu tài chính:
    • Non-zero Balance: chỉ hiển thị booking còn công nợ
    • Non-zero Deposit: chỉ hiển thị booking có đặt cọc
  • Hỗ trợ sắp xếp dữ liệu:
    • Sort by (theo nhiều trường dữ liệu như arrival, departure, booking time,…)
    • Sort order (ASC / DESC)
• Thao tác nhanh trên danh sách
  • Hệ thống cung cấp các nút thao tác nhanh để tối ưu vận hành:
    • Reset: xóa toàn bộ bộ lọc và đưa màn hình về trạng thái mặc định
    • Search: thực hiện truy vấn dữ liệu theo điều kiện lọc
    • Occupied Booking: hiển thị danh sách các booking đang có phòng sử dụng (in-house/occupied)
    • Excel Export: xuất toàn bộ danh sách reservation ra file Excel phục vụ báo cáo hoặc đối soát
• Thao tác nghiệp vụ trên từng reservation
  • Cho phép người dùng thao tác trực tiếp trên từng dòng reservation mà không cần chuyển màn hình.
  • Các chức năng bao gồm:
    • Create Walk-in: tạo booking trực tiếp từ khách đến không đặt trước
    • Detail: xem toàn bộ thông tin chi tiết reservation
    • Change Type: thay đổi loại reservation (ví dụ: tentative → definite)
    • History: xem lịch sử thay đổi của booking (audit trail)
    • Confirmation: xác nhận đặt phòng và gửi thông tin xác nhận
    • Registration: in hoặc xuất phiếu đăng ký khách sạn
    • Smart Lock: quản lý hoặc đồng bộ khóa phòng điện tử
    • Copy Reservation: sao chép booking hiện tại để tạo booking mới nhanh chóng
• Kiểm soát dữ liệu tài chính và trạng thái booking
  • Hệ thống hỗ trợ theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng theo từng reservation:
    • Deposit (tiền đặt cọc)
    • Balance (công nợ còn lại)
    • Total amount (tổng giá trị booking)
  • Cho phép người dùng nhanh chóng nhận diện các booking có rủi ro tài chính (còn nợ, chưa đặt cọc).
  • Hỗ trợ kiểm soát các trạng thái nghiệp vụ:
    • House Use
    • Complimentary
    • Walk-in
    • Master booking
  • Giúp đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát doanh thu trong vận hành khách sạn.
• Hỗ trợ vận hành thời gian thực
  • Dữ liệu reservation được cập nhật liên tục theo trạng thái hệ thống.
  • Hỗ trợ người dùng theo dõi thay đổi booking ngay khi phát sinh.
  • Giảm thiểu sai lệch dữ liệu giữa các bộ phận (Reservations, FO, Sales,…).

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình List reservations
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Room” trên thanh Header.
  • Chọn Room > List reservations
• Tìm kiếm nhanh reservation
  • Tại khu vực bộ lọc:
  • Nhập một trong các thông tin sau vào ô tìm kiếm:
    • Booking code
    • Confirm code
    • Full name (tên khách)
  • Nhấn nút Search để thực hiện tìm kiếm.
  • Kết quả:
    • Hệ thống hiển thị danh sách reservation khớp với từ khóa đã nhập.
  • Lưu ý:
    • Có thể nhập một phần thông tin (partial search) để tìm kiếm gần đúng.
• Lọc danh sách reservation theo nhiều điều kiện
  • Tại khu vực Filter Panel:
    • Chọn các tiêu chí lọc phù hợp:
      • Reservation type (Check-in / Definite / Tentative)
      • Room type
      • Room number
      • Agency / Seller
      • Rental type
      • Filter by (tùy theo cấu hình)
    • Tick chọn các điều kiện nâng cao nếu cần:
      • Non-zero Balance
      • Non-zero Deposit
  • Thiết lập sắp xếp:
    • Chọn Sort by (ví dụ: Arrival time, Booking time,…)
    • Chọn Sort order (Ascending / Descending)
  • Nhấn Search để áp dụng bộ lọc.
  • Kết quả:
    • Danh sách reservation được cập nhật theo đúng điều kiện đã chọn.
• Làm mới bộ lọc
  • Nhấn nút Reset:
    • Xóa toàn bộ điều kiện lọc đã nhập/chọn.
    • Đưa bộ lọc về trạng thái mặc định ban đầu.
  • Nhấn lại Search để tải lại danh sách dữ liệu mặc định.
• Xem thông tin danh sách reservation
  • Quan sát bảng danh sách:
    • Mỗi dòng tương ứng với một reservation.
  • Kiểm tra các thông tin chính:
    • Trạng thái booking (FO status)
    • Tên khách (Full name)
    • Loại phòng / số phòng
    • Ngày đến / ngày đi
    • Giá và tình trạng thanh toán (Deposit, Balance, Total amount)
  • Có thể cuộn ngang để xem đầy đủ các cột thông tin.
• Chọn reservation để thao tác
  • Click vào một dòng reservation bất kỳ trong danh sách.
  • Hệ thống sẽ:
    • Highlight dòng được chọn.
    • Hiển thị các nút thao tác tương ứng với reservation đó.
• Thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên reservation
  • Xem chi tiết reservation
    • Nhấn Detail:
      • Mở màn hình chi tiết booking.
      • Cho phép xem đầy đủ thông tin khách, phòng, giá, dịch vụ, thanh toán.
  • Thay đổi loại reservation
    • Nhấn Change Type:
      • Chọn loại reservation mới (Tentative / Definite / Check-in,…).
    • Xác nhận thay đổi.
    • Kết quả:
      • Trạng thái booking được cập nhật ngay trên danh sách.
  • Tạo Walk-in
    • Nhấn Create Walk-in:
      • Hệ thống mở form tạo booking mới cho khách đến trực tiếp.
    • Nhập thông tin cần thiết và lưu booking.
  • Xem lịch sử thay đổi
    • Nhấn History:
      • Hiển thị danh sách các thay đổi đã xảy ra với reservation.
      • Bao gồm thông tin: thời gian, người thực hiện, nội dung thay đổi.
  • Xác nhận đặt phòng
    • Nhấn Confirmation:
      • Thực hiện xác nhận booking.
      • Có thể gửi xác nhận cho khách (tùy cấu hình hệ thống).
  • In / xuất phiếu đăng ký
    • Nhấn Registration:
      • In hoặc xuất form đăng ký khách sạn.
    • Sử dụng trong quy trình check-in.
  • Kết nối Smart Lock
    • Nhấn Smart Lock:
      • Thực hiện cấu hình hoặc đồng bộ khóa phòng điện tử cho khách.
  • Sao chép reservation
    • Nhấn Copy Reservation:
      • Hệ thống tạo một booking mới dựa trên thông tin của booking hiện tại.
    • Chỉnh sửa thông tin cần thiết và lưu.
• Xem danh sách khách đang ở
  • Nhấn nút Occupied Booking trên thanh công cụ.
  • Hệ thống hiển thị:
    • Danh sách các booking đang ở trạng thái in-house (đã check-in).
  • Sử dụng để:
    • Theo dõi tình trạng khách đang lưu trú.
• Xuất dữ liệu ra Excel
  • Nhấn nút Excel:
    • Hệ thống xuất toàn bộ danh sách reservation hiện tại ra file Excel.
  • Dữ liệu export:
    • Bao gồm tất cả các cột đang hiển thị trên màn hình.
  • Sử dụng cho:
    • Báo cáo
    • Đối soát dữ liệu
    • Phân tích vận hành

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

H.1.0. Màn hình List reservations

Màn hình List reservations bao gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Khu vực thanh công cụ
  • Chứa các nút thao tác chính:
  • Reset: Xóa toàn bộ điều kiện lọc hiện tại.
  • Search: Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện đã chọn.
  • Occupied Booking: Xem danh sách các booking đang ở trạng thái sử dụng phòng.
  • Excel: Xuất dữ liệu danh sách reservation ra file Excel.
• Khu vực bộ lọc
  • Cho phép người dùng lọc dữ liệu reservation theo nhiều tiêu chí:
    • Ô tìm kiếm nhanh:
      • Booking Code
        • Cho phép nhập mã đặt phòng nội bộ của hệ thống.
        • Hỗ trợ tìm kiếm chính xác hoặc gần đúng (partial search).
        • Sử dụng khi cần truy xuất nhanh một booking cụ thể.
      • Confirm Code
        • Cho phép nhập mã xác nhận đặt phòng (thường từ OTA hoặc hệ thống bên ngoài).
        • Hữu ích khi đối soát với đối tác hoặc khách hàng cung cấp mã xác nhận.
      • Full Name
        • Cho phép nhập tên đầy đủ của khách hàng.
        • Hỗ trợ tìm kiếm không cần nhập chính xác toàn bộ tên.
        • Áp dụng trong trường hợp khách không nhớ mã booking.
    • Dropdown lọc:
      • Reservation Type
        • Cho phép lọc theo loại/trạng thái đặt phòng.
        • Các giá trị phổ biến:
          • Check-in: booking đã nhận phòng
          • Definite: booking đã xác nhận
          • Tentative: booking tạm giữ
        • Giá trị mặc định thường được chọn sẵn để phục vụ vận hành hằng ngày.
      • Room Type
        • Lọc theo loại phòng (Standard, Deluxe, Suite,…).
        • Hữu ích khi cần kiểm tra tình trạng booking theo từng phân khúc phòng.
      • Agency
        • Lọc theo công ty / đại lý / đối tác đặt phòng.
        • Áp dụng cho các booking đến từ corporate hoặc travel agent.
      • Room
        • Lọc theo số phòng cụ thể.
        • Dùng khi cần kiểm tra lịch sử hoặc tình trạng booking của một phòng.
      • Filter By
        • Cho phép chọn tiêu chí lọc nâng cao theo cấu hình hệ thống.
        • Ví dụ: lọc theo ngày đến, ngày đi, ngày tạo booking hoặc các trường nghiệp vụ khác.
        • Nội dung hiển thị phụ thuộc vào cấu hình của từng khách sạn.
      • Rental Type
        • Lọc theo loại hình thuê phòng:
          • Theo ngày (Daily)
          • Theo giờ (Hourly)
          • Theo tháng hoặc dài hạn (Monthly/Long-term)
        • Hữu ích cho các mô hình khách sạn/hybrid hospitality.
      • Seller
        • Lọc theo nhân viên hoặc bộ phận chịu trách nhiệm bán booking.
        • Thường dùng cho mục đích theo dõi hiệu suất bán hàng hoặc phân bổ doanh thu.
      • Sort By
        • Cho phép chọn trường dữ liệu để sắp xếp danh sách.
        • Ví dụ:
          • Arrival time
          • Departure time
          • Booking time
          • Full name
        • Giúp người dùng dễ dàng ưu tiên hiển thị dữ liệu theo nhu cầu.
      • Sort Order
        • Xác định thứ tự sắp xếp:
          • Ascending (tăng dần)
          • Descending (giảm dần)
      • Kết hợp với “Sort By” để kiểm soát cách hiển thị dữ liệu.
        •  
        • Checkbox lọc nâng cao:
          • Non-zero Balance: chỉ hiển thị booking còn công nợ
          • Non-zero Deposit: chỉ hiển thị booking có tiền đặt cọc
• Khu vực danh sách reservation
  • Hiển thị danh sách đặt phòng dưới dạng bảng.
  • Mỗi dòng tương ứng với một reservation.
  • Các cột thông tin bao gồm:
    • FO Status: trạng thái lễ tân của booking
    • Type: loại reservation
    • Group Reservation Code: mã đặt phòng nhóm
    • Booking Code / Confirm Code: mã đặt phòng và mã xác nhận
    • Guest Type / Full Name: loại khách và tên khách
    • Room Type / Room / Main Room: loại phòng và số phòng
    • First Night Rate: giá đêm đầu tiên
    • Source: nguồn đặt phòng
    • Arrival / Departure Time: ngày check-in / check-out
    • Booking Time: thời điểm tạo booking
    • Deposit / Balance / Total Amount: thông tin tài chính
    • House Use / Complimentary / Walk-in / Master: các trạng thái checkbox nghiệp vụ
    • Special Services: dịch vụ đặc biệt đi kèm
    • Note: ghi chú booking
    • Number of Cards: số thẻ phát hành
    • Account Type: loại tài khoản khách
• Khu vực hành động theo reservation
  • Khi chọn một reservation, hệ thống hiển thị các thao tác:
    • Create Walk-in: tạo đặt phòng trực tiếp
    • Detail: xem chi tiết booking
    • Change Type: thay đổi loại reservation
    • History: xem lịch sử chỉnh sửa
    • Confirmation: xác nhận đặt phòng
    • Registration: in hoặc xuất form đăng ký
    • Smart Lock: cấu hình khóa phòng điện tử
    • Copy Reservation: sao chép đặt phòng hiện tại để tạo booking mới

---

Function description	List Reservations in the PMS is a central screen that enables users to manage, monitor, and process all reservations from multiple sources, featuring an advanced filtering system, detailed data listing, and operational actions such as creating walk-ins, viewing details, modifying reservation types, confirming bookings, handling registration, and exporting data, thereby optimizing reservation coordination.
Version	v1.0
Created at	Apr 17, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must have permission to access the Booking > View list booking feature.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The List Reservations screen is the central management interface of the PMS system, enabling users to monitor, control, and process reservations from multiple sources. This feature supports the Reservations, Front Office, and System Administration teams in tracking reservation status in real time.

2. Objectives

• Centralize all reservation data on a single screen.
• Improve search and processing speed through an advanced filtering system.
• Support fast operational actions such as confirmation, modification, walk-in creation, history tracking, and data export/printing.
• Minimize errors during reservation management operations.

II. Primary features

• Centralized Reservation Management
  • The system displays all reservations in a single unified screen.
  • Data is aggregated from multiple sources, including:
    • OTA (Online Travel Agency)
    • Direct bookings
    • Corporate bookings
    • Travel agents / agencies
    • Walk-in bookings
    • Group reservations
  • Each reservation is standardized into a unified data structure to ensure system consistency.
• Tabular Reservation List Display
  • Reservations are displayed in a structured data grid format with multiple operational columns.
  • The system provides full categories of information, including:
    • Booking identification (Booking code, Confirm code, Group code)
    • Guest information (Full name, Guest type)
    • Room information (Room type, Room, Main room)
    • Time information (Arrival, Departure, Booking time)
    • Pricing & payment information (Rate, Deposit, Balance, Total amount)
    • Source information (Source, Agency, Seller)
    • Operational status (FO status, House use, Complimentary, Walk-in, Master)
    • Additional information (Special services, Note, Number of cards, Account type)
• Advanced Filtering System
  • Allows users to search and filter reservations using multiple criteria simultaneously.
  • Quick Search:
    • Booking Code
    • Confirm Code
    • Full Name (Guest name)
  • Operational Filters:
    • Reservation Type (Check-in / Definite / Tentative)
    • Room Type
    • Room Number
    • Agency / Company
    • Seller
    • Rental Type
    • Filter By (system-configured advanced conditions)
  • Financial Filters:
    • Non-zero Balance: displays only bookings with outstanding balance
    • Non-zero Deposit: displays only bookings with deposit amount
  • Sorting:
  • Sort By (arrival, departure, booking time, etc.)
  • Sort Order (ASC / DESC)
• Quick Actions on List
  • The system provides quick action buttons to optimize operations:
    • Reset: clears all filters and restores default view
    • Search: executes data retrieval based on selected filters
    • Occupied Booking: displays in-house/occupied reservations
    • Excel Export: exports the reservation list to an Excel file for reporting and reconciliation
• Row-Level Reservation Actions
  • Users can perform direct actions on each reservation without navigating to another screen.
  • Available actions include:
    • Create Walk-in: create a new walk-in reservation
    • Detail: view full reservation details
    • Change Type: update reservation type (e.g., tentative → definite)
    • History: view audit trail of reservation changes
    • Confirmation: confirm reservation and send confirmation details
    • Registration: print or export hotel registration form
    • Smart Lock: manage or synchronize electronic door lock
    • Copy Reservation: duplicate the current reservation to create a new one
• Financial and Status Control
  • The system tracks key financial metrics per reservation:
    • Deposit
    • Balance
    • Total amount
  • Helps users quickly identify financial risks such as unpaid balances or missing deposits.
  • Supports operational status tracking:
    • House Use
    • Complimentary
    • Walk-in
    • Master booking
  • Ensures transparency and financial control in hotel operations.
• Real-time Operation Support
  • Reservation data is continuously updated in real time based on system changes.
  • Enables users to track booking updates immediately after they occur.
  • Reduces data inconsistency across departments (Reservations, Front Office, Sales).

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Accessing the Screen
  • Log in to PMS
  • Navigate to CRM menu
  • Select CRM > Customer
• Quick Reservation Search
  • In the filter area, enter one of the following:
  • Booking Code
  • Confirm Code
  • Full Name
  • Click Search.
  • Result:
    • The system displays matching reservations.
  • Note:
    • Partial search is supported.
• Filtering Reservations
  • In the Filter Panel, select criteria:
    • Reservation Type (Check-in / Definite / Tentative)
    • Room Type
    • Room Number
    • Agency / Seller
    • Rental Type
    • Filter By (system-dependent)
  • Optional advanced filters:
    • Non-zero Balance
    • Non-zero Deposit
  • Sorting:
    • Select Sort By (Arrival time, Booking time, etc.)
    • Select Sort Order (Ascending / Descending)
  • Click Search to apply filters.
• Reset Filters
  • Click Reset:
    • Clears all selected filters
    • Restores default system state
  • Click Search again to reload default data.
• Viewing Reservation List
  • Each row represents one reservation.
  • Key information includes:
    • FO status
    • Guest name
    • Room type and room number
    • Arrival / Departure dates
    • Financial data (Deposit, Balance, Total amount)
  • Horizontal scroll is available for full data visibility.
• Selecting a Reservation
  • Click on any reservation row.
  • The system:
    • Highlights the selected row
    • Displays available actions for that reservation
• Performing Reservation Actions
  • View Details
    • Click Detail
    • Opens full reservation information screen
  • Change Reservation Type
    • Click Change Type
    • Select new type (Tentative / Definite / Check-in)
    • Confirm changes
  • Create Walk-in
    • Click Create Walk-in
    • Fill in required information and save
  • View History
    • Click History
    • Displays audit trail of changes
  • Confirmation
    • Click Confirmation
    • Sends or generates booking confirmation
  • Registration
    • Click Registration
    • Prints or exports registration form
  • Smart Lock
    • Click Smart Lock
    • Sync or configure door access system
  • Copy Reservation
    • Click Copy Reservation
    • System creates a duplicated booking for modification
• View Occupied Bookings
  • Click Occupied Booking
  • Displays all in-house reservations
  • Used for monitoring current guests
• Export to Excel
  • Click Excel
  • System exports current reservation list to Excel file
  • Includes all visible columns on screen
  • Used for reporting and reconciliation purposes

IV. GUI Description (User Interface)

List reservation screen

• Header:
  • Displays current audit date and main functions such as menu navigation and quick invoice operations.
• Toolbar
  • Reset: clears all filters
  • Search: executes filtered search
  • Occupied Booking: displays in-house reservations
  • Excel: exports reservation data
• Filter Panel
  • Quick Search Fields
    • Booking Code
      • Internal booking identifier
      • Supports partial search
    • Confirm Code
      • External confirmation code (OTA/system provider)
    • Full Name
      • Guest full name search
      • Supports partial matching
  • Dropdown Filters
    • Reservation Type
      • Check-in: already checked-in bookings
      • Definite: confirmed bookings
      • Tentative: provisional bookings
    • (Default is typically preselected for daily operations)
    • Room Type
      • Filters by room category (Standard, Deluxe, Suite, etc.)
    • Agency
      • Filters bookings by travel agents or corporate companies
    • Room
      • Filters by specific room number
    • Filter By
      • Advanced system-configured filtering conditions
    • Rental Type
      • Daily / Hourly / Monthly / Long-term stays
    • Seller
      • Filters by responsible sales or booking agent
    • Sort By
      • Arrival time / Departure time / Booking time / Guest name
    • Sort Order
      • Ascending / Descending
  • Advanced Checkboxes
    • Non-zero Balance: show bookings with outstanding balance only
    • Non-zero Deposit: show bookings with deposit only
• Reservation Data Grid
  • Each row represents a reservation.
  • Columns include:
    • FO Status
      • Indicates the current Front Office status of the reservation (e.g., reserved, checked-in, checked-out, canceled).
    • Type
      • Represents the reservation type, such as tentative, definite, or walk-in.
    • Group Reservation Code
      • A unique identifier used to link multiple reservations under the same group booking.
    • Booking Code / Confirm Code
      • Booking Code: Internal system-generated reservation identifier.
      • Confirm Code: External confirmation code, typically provided by OTA or third-party systems.
    • Guest Type / Full Name
      • Guest Type: Classification of the guest (e.g., individual, corporate, VIP).
      • Full Name: The full name of the primary guest associated with the reservation.
    • Room Type / Room / Main Room
      • Room Type: Category of the room (e.g., Standard, Deluxe, Suite).
      • Room: Assigned room number.
      • Main Room: The primary room in case of multi-room or group reservations.
    • First Night Rate
      • The room rate applied for the first night of the stay.
    • Source
      • Indicates the origin of the reservation (e.g., OTA, direct booking, travel agent).
    • Arrival / Departure Time
      • Arrival Time: Scheduled check-in date and time.
      • Departure Time: Scheduled check-out date and time.
    • Booking Time
      • The date and time when the reservation was created in the system.
    • Deposit / Balance / Total Amount
      • Deposit: Amount of money paid in advance.
      • Balance: Remaining amount to be paid.
      • Total Amount: Total value of the reservation.
    • House Use / Complimentary / Walk-in / Master
      • House Use: Room used internally by the hotel.
      • Complimentary: Free-of-charge reservation.
      • Walk-in: Reservation created without prior booking.
      • Master: Main reservation in a group or linked bookings.
    • Special Services
      • Additional services requested or included in the reservation (e.g., airport transfer, extra bed).
    • Note
      • Additional remarks or comments related to the reservation.
    • Number of Cards
      • The number of key cards issued for the room.
    • Account Type
      • Defines the billing or account classification of the reservation (e.g., individual, company, group account).
• Row Actions Panel
  • When a reservation is selected, the following actions are available:
    • Create Walk-in: Creates a new walk-in reservation for guests without prior booking; opens booking form for data entry
    • Detail: Opens detailed reservation view; shows full information including guest, room, pricing, services, and payment
    • Change Type: Allows changing reservation type (e.g., Tentative → Definite → Check-in); updates booking status accordingly
    • History: Displays audit trail of the reservation; includes all changes with timestamp and user information
    • Confirmation: Confirms the selected reservation; may trigger sending confirmation to the guest depending on system configuration
    • Registration: Generates or prints registration form; used during check-in process
    • Smart Lock: Configures or synchronizes room access with smart lock system; used to manage guest access
    • Copy Reservation: Duplicates the selected reservation to create a new one; allows quick creation of similar bookings

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.

Add a comment