Language: Vietnamese

Chức năng (Function description)	Màn hình “Reservation details”: cho phép người dùng xem toàn bộ thông tin chi tiết của 1 reservation cá nhân (Individual booking), thực hiện các thao tác chỉnh sửa cho phép, và theo dõi thông tin, trạng thái reservation trong suốt vòng đời của booking.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Feb 18, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng “View booking details” (bắt buộc) và các quyền liên quan khác như “Checkin”

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Tài liệu này hướng dẫn người dùng cuối cách sử dụng màn hình Reservation details để xem và quản lý thông tin chi tiết của một personal booking.

Vai trò của màn hình Reservation details:

• Xem nhanh các thông tin quan trọng của booking: Reservation code/ Confirmation code, Room type, Room number, Checkin date/ Checkout date, Number of staying guest, Number of guest using breakfast, Room rate và Company/ Market segment.
• Cập nhật các trường thông tin cần thiết cho quá trình vận hành (Gán phòng, chỉnh sửa ngày ở, cập nhật giá phòng, cập nhật dịch vụ đặc biệt, cập nhật số lượng và thông tin khách)
• Thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo trạng thái (ví dụ: Registration/ Confirmation/ Save & Checkin/ Save)
• Nhận biết và xử lý và thao tác trên case thường gặp

2. Mục tiêu

• Xem chi tiết toàn bộ thông tin 1 reservation (khách lẻ).
• Đảm bảo nhân viên front office, reservation, cashier, manager nắm được:
  • Thông tin khách hàng, ngày ở, giá, trạng thái, ghi chú,…
• Thực hiện các thao tác cho phép trên booking:
  • Cập nhật thông tin khách, cập nhật ngày ở, giá, trạng thái, ghi chú.
  • Thực hiện check-in theo đúng nghiệp vụ và phân quyền.

II. Các Tính Năng Chính

• Xem thông tin chi tiết booking
  • Xem nhanh thông tin định danh của booking: Reservation code và Confirmation code
  • Xác định loại reservation để thao tác nghiệp vụ đối với booking.
  • Xem trạng thái hiện tại của booking
  • Xem số tiền deposit đang có của booking
• Cập nhật ngày ở của booking:
  • Cập nhật Arrival datetime và Departure datetime
  • Hệ thống tự động tính “Number of days stay”
  • Quản lý “Folio end date” (ngày kết thúc kỳ folio)
• Cập nhật số phòng:
  • Xem và điều chỉnh:
    • Booked room type: Loại phòng đã đặt
    • Actual room type: Loại phòng thực tế đang sử dụng
    • Room: Số phòng được assign cho reservation thông qua nút “Select room”
  • Một số thông tin liên quan đến room vừa chọn (Floor và Building) sẽ tự động hiển thị sau khi được assign phòng
• Cập nhật số lượng khách và dịch vụ ăn sáng kèm theo
  • Cập nhật số lượng khách tại field “Adults” và “Children”
  • Thiết lập dịch vụ ăn sáng kèm theo theo số lượng người lớn/ trẻ em (Optional)
• Quản lý giá phòng
  • Chọn “Rate code” để áp dụng chính sách giá
  • Xem/ điều chỉnh Total price/ Daily price, Discount room rate và Final price
  • Đảm bảo giá cuối cùng phản ánh đúng giá phòng 1 đêm (short term) hay 1 kỳ (long term), số khách, basic rate và discount
• Quản lý nguồn phát sinh booking
  • Thiết lập “Customer type”, “Source”, “Market segment”, “Agency” (Bắt buộc)
  • Thiết lập “Travelling purpose” (Optional)
• Thiết lập tuỳ chọn nghiệp vụ đặc biệt (Room is blocked, Complimentary, No post service, Short/ Long term):
  • Room is blocked: đánh dấu reservation được ưu tiên chọn phòng theo yêu cầu
  • No post service: ngăn không cho ghi nhận/ post dịch vụ
  • Complimentary: đánh dấu reservation miễn phí
• Quản lý dịch vụ phát sinh (Special service):
  • Xem danh sách service theo các cột: Code, Name, From – To, Quantity, Unit price, %SC, %ACT, %VAT,…
  • Thực hiện Add/ Edit để thêm hoặc chỉnh sửea dịch vụ (theo quyền và trạng thái của booking)
• Quản lý thông tin khách của reservation và danh sách khách
  • Thêm/cập nhật thông tin khách: Full name, Nationality, Passport/ID, Visa, Email/Phone…
  • Đánh dấu Main customer (khách chính)
  • Upload image/file giấy tờ liên quan (nếu được phép)
  • Xem danh sách khách ở bảng List customers và thao tác Edit/ Delete
• Thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo trạng thái (Registration, Confirmation, Save and checkin, Save): các nút này có thể bị ẩn/ disable tuỳ theo phân quyền.
• Truy cập nhanh các tab liên quan
  • Folio: folio và các dòng charge, doanh thu
  • Transaction: giao dịch thanh toán

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

1. Xem thông tin chi tiết booking

i. Mở reservation từ danh sách (Reservation list/ Room plan/ Room map)

ii. Quan sát Reservation code/ Confirm code

iii. Xem lần lượt:

• Room information (phòng, ngày ở, khách, giá, nguồn,…)
• Special services
• Customer information + List customers

iv. Nếu có update thông tin của booking, theo dõi các case tiếp theo.

2. Gán phòng (Select room)

i. Tại field “Room” bấm nút “Select room”

ii. Chọn phòng phù hợp (phòng hiển thị trên danh sách là phòng đã đạt điều kiện assign: available trong khoảng ngày ở của booking)

iii. Hệ thống tự fill Floor/ Building/ Room view/ Room direction

iv. Bấm “Save”

3. Cập nhật ngày ở (Arrival/ Departure)

1. Sửa Arrival datetime hoặc Departure datetime
2. Kiểm tra “Number of days stay”
3. Kiểm tra lại “Folio end date”. Ngày được chọn sẵn tại field “Folio end date” sẽ mặc
4. Bấm “Save”

4 Cập nhật giá/ rate code

1. Chọn “Rate code”
2. Kiểm tra “Total price”: Sau khi chọn Rate code mới, hệ thống tự động load giá phòng
3. Nếu có discount: nhập giá trị muốn discount bằng giá trị/ % tại field “Discount by rank”. Nếu user đã chỉnh sửa giá tại field “Total price” → field “Discount by rank” sẽ bị disable nhằm không cho phép user chỉnh sửa.
4. Kiểm tra giá trị tại field “Final price”
5. Bấm “Save”

5. Thêm khách/ cập nhật thông tin khách

1. Nhập thông tin tại form section “Customer information”
2. Check Main customers cho khách chính (nếu là khách chính)
3. Bấm Add customer (hoặc Save tuỳ cơ chế)
4. Kiểm tra khách đã nằm trong List customers
5. Có thể Edit/ Delete khách trong danh sách
6. Bấm “Save”

6. Thực hiện thao tác trạng thái (Registration / Confirmation / Save & Check-in)

• Thực hiện đầy đủ các field bắt buộc trước
• Bấm nút tương ứng
• Hệ thống trả kết quả (thành công/ thất bại) kèm thông báo hiển thị trên màn hình

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

 Màn hình Reservation details hiển thị gồm các khu vự chính:

1. Khu vực chung
   1. Reservation code: Mã định danh booking.
   2. Confirm code: Mã xác nhận booking. Nếu reservation thuộc Group reservation, nhiều reservation sẽ có chung 1 Confirmation code với các reservation cùng group reservation.
   3. Reservation type: Hiển thị loại reservation theo thời gian thực của reservation.
2. Khu vực “Room information”
   1. Thông tin tổng quan:
      1. Housekeeping weekly: Lịch dọn phòng của reservation. Hiển thị các checkbox tương ứng các thứ trong tuần. Chỉ hiển thị nếu reservation có Accommodation type = “Long stay”. User có thể chỉnh sửa state checkbox khi reservation có Reservation type “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”
      2. Booked room type: Hạng phòng đặt trước khi checkin. Nếu:

• Resveration có Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Noshow”: Hiển thị hạng phòng đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.
• Resveration có Reservation type = “Checkin”/ “Checkout”/ “Cancelled”: Hiển thị hạng phòng đã chọn trước khi checkin. Không cho phép chỉnh sửa.
• Resveration có Reservation type = “Waiting”: Hiển thị trống. Cho phép chỉnh sửa khi user đổi Reservation type của reservation thành “Definite”/ “Tentative”.

iii. Actual room type: Hạng phòng đang sử dụng. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Hiển thị hạng phòng đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.
• Resveration có Reservation type = “Checkout”/ “Cancelled”: Hiển thị hạng phòng đã chọn trước khi checkin. Không cho phép chỉnh sửa.

iv. Room: Số phòng đang assign cho reservation. Nếu:

• Reservation có Resevation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Noshow”, nếu:
  • Trước đó chưa chọn phòng, hiển thị null. Cho phép chỉnh sửa.
  • Nếu đã chọn phòng trước đó, hiển thị số phòng đã chọn trước đó
• Reservation có Resevation type = “Checkin”: Hiển thị số phòng đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Checkout”/ “Cancelled”: Hiển thị số phòng đã chọn trước đó. Không cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Waiting”: Hiển thị null. Không cho phép chỉnh sửa.
• Reservation đang có checkbox “Room is blocked” = True: Hiển thị số phòng đã chọn trước đó. Không cho phép chỉnh sửa.
• Reservation chuyển Reservation type từ “Definite”/ “Tentative” thành “Waiting”: Số phòng đã chọn (nếu có) sẽ bị tạm thời bỏ chọn.

v. Floor: Số tầng tương ứng với số phòng đã chọn. Nếu:

• Reservation có Room = Số phòng: Hiển thị số tầng tương ứng số phòng đã chọn. Không cho phép chỉnh sửa
• Reservation có Room = null: Hiển thị null. Không cho phép chỉnh sửa.

vi. Building: Tên toà nhà tương ứng phòng đã chọn. Nếu:

• Reservation có Room = Số phòng: Hiển thị tên toà nhà tương ứng số phòng đã chọn. Không cho phép chỉnh sửa
• Reservation có Room = null: Hiển thị null. Không cho phép chỉnh sửa.

vii. Room direction: Hướng phòng ở. Nếu:

• Reservation có Room = Số phòng: Hiển thị hướng phòng tương ứng số phòng đã chọn. Không cho phép chỉnh sửa
• Reservation có Room = null: Hiển thị null. Không cho phép chỉnh sửa.

viii. Room view: Tầm nhìn của phòng. Nếu:

• Reservation có Room = Số phòng: Hiển thị tầm nhìn tương ứng số phòng đã chọn. Không cho phép chỉnh sửa
• Reservation có Room = null: Hiển thị null. Không cho phép chỉnh sửa.

ix. Arrival date: Ngày checkin. Nếu:

• Reservation có Resevation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Noshow”: Hiển thị ngày checkin dự kiến đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Resevation type = “Checkin”: Hiển thị thời gian checkin thực tế. Không cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Checkout”/ “Cancelled”: Hiển thị ngày checkin thực tế/ dự kiến. Không cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Waiting”: Hiển thị ngày checkin dự kiến đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.

x. Departure date: Ngày checkout. Bắt buộc chọn ngày lớn hơn tối thiểu 1 ngày so với ngày đã chọn tại field “Arrival date”. Nếu:

• Reservation có Resevation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Noshow”: Hiển thị ngày checkout dự kiến đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Resevation type = “Checkin”: Hiển thị thời gian checkout dự kiến. Cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Checkout”/ “Cancelled”: Hiển thị ngày checkout thực tế/ dự kiến. Không cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Waiting”: Hiển thị ngày checkout dự kiến đã chọn trước đó. Cho phép chỉnh sửa.

xi. Folio end date: Ngày kết thúc kỳ folio. Nếu:

• Reservation có Accommodation type = “Short term”:
  • Reservation có Resevation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Noshow”: Hiển thị ngày kết thúc kỳ Folio. Cho phép chỉnh sửa.
• Reservation có Accommodation type = “Long stay”:
  • Reservation có Resevation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Noshow”/ “Waiting”: Hiển thị ngày kết thúc kỳ Folio. Mặc định là ngày checkout của booking. Không cho phép chỉnh sửa.
  • Reservation có Resevation type = “Checkin”: Hiển thị ngày kết thúc kỳ Folio đã chọn trước đó. Nếu user không cập nhật, mặc định hiển thị ngày kết thúc kỳ Folio bằng ngày checkout của reservation. Cho phép chỉnh sửa.
  • Reservation có Reservation type = “Checkout”/ “Cancelled”: Hiển thị ngày kết thúc kỳ Folio mới nhất của reservation. Không cho phép chỉnh sửa.

xii. Toggle “Short term”/ “Long term”: Tuỳ chọn hình thức thuê của reservation. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”/ “Checkin”: Hiển thị state toggle đã lưu trước đó. Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Noshow”: Hiển thị state toggle đã lưu trước đó. Cho phép user chỉnh sửa

xiii. Toggle “Receivables”/ “Guest ledger”: Tuỳ chọn đánh dấu loại hình reservation. Chỉ hiển thị khi reservation có Accommodation type = “Long term”. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”/ “Checkin”: Hiển thị state toggle đã lưu trước đó. Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Noshow”: Hiển thị state toggle đã lưu trước đó. Cho phép user chỉnh sửa

xiv. Adults/ Childen: Số lượng khách là người lớn và trẻ em trong reservation. Cho phép chỉnh sửa. Đảm bảo 1 reservation phải có ít nhất 1 người lớn. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Hiển thị số lượng khách đã lưu trước đó. Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Noshow”/ “Checkin”: Hiển thị số lượng khách đã lưu trước đó. Cho phép user chỉnh sửa

xv. Type: Loại reservation. Hiển thị reservation type trước khi checkin của reservation. Có 3 loại: “Definite”, “Tentative” và “Waiting”. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Hiển thị Reservation type đã lưu trước khi Cancelled/ Noshow. Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Noshow”: Hiển thị Reservation type đã lưu trước đó. Cho phép user chỉnh sửa thông tin các field.
• Reservation type = “Checkin”: Ẩn field “Type” nhằm không cho phép chỉnh sửa.

xvi. Checkbox “Breakfast”:  Tuỳ chọn sử dụng dịch vụ ăn sáng. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép chỉnh sửa state checkbox “Breakfast”
• Reservation có Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép chỉnh sửa state checkbox “Breakfast”. Nếu:
  • State checkbox “Breakfast” = checked -> Cho phép chỉnh sửa các field nhập số lượng và rate code ăn sáng cho người lớn và trẻ em. 
  • State checkbox “Breakfast” = unchecked -> Không cho phép chỉnh sửa các field nhập số lượng và rate code ăn sáng cho người lớn và trẻ em. 

xvii. Breakfast adults/ children: Số lượng và rate code ăn sáng cho người lớn và trẻ em trong reservation. Chỉ cho phép chỉnh sửa khi state checkbox “Breakfast” = checked. Có 4 fields:

• Field “Number of adult using breakfast”: Số lượng khách là nguời lớn sử dụng dịch vụ ăn sáng. Cho phép chỉnh sửa. Mặc định lấy số lượng người lớn dùng dịch vụ ăn sáng bằng với số lượng nguời lớn ở của reservation.
• Field “Breakfast adult rate code”: Gói ăn sáng cho khách là người lớn. Cho phép chỉnh sửa.
• Field “Number of children using breakfast”: Số lượng khách là trẻ em sử dụng dịch vụ ăn sáng. Cho phép chỉnh sửa. Mặc định lấy số lượng trẻ em dùng dịch vụ ăn sáng bằng với số lượng trẻ em ở của reservation.
• Field “Breakfast children rate code”: Gói ăn sáng cho khách là trẻ em. Cho phép chỉnh sửa.

xviii. Deposit: Hiển thị giá trị deposit hiện có của reservation. Nếu:

• Reservation không có bất kì giao dịch deposit hoặc có giao dịch nhưng đã sử dụng hết/ hoàn lại: Hiển thị “0”.
• Reservation có số dư deposit còn lại: Hiển thị giá trị deposit đang có của reservation.

xix. Rate code: Chính sách giá bán phòng của reservation. Hiển thị Rate code đã chọn trước đó. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout” hoặc state checkbox “Complimentary” = checked hoặc state toggle “House used” = ON: Không cho phép chỉnh sửa Rate code
• Reservation có Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép chỉnh sửa Rate code

xx. Total price: Giá trị tiền phòng theo đêm/ kỳ. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation có Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”, nếu:
  • Reservation có Accommodation type = “Short term”: hiển thị giá trị tiền phòng tương ứng 1 đêm.
  • Reservation có Accommodation type = “Long term”: hiển thị giá trị tiền phòng tương ứng 1 kỳ (mặc định 1 tháng). Popup “Rate daily details” tự động chia đều giá trị tiền phòng 1 tháng cho từng đêm ở.
  • Reservation có state checkbox “Complimentary” = checked hoặc state toggle “House used” = ON: Hệ thống không cho phép chỉnh sửa giá trị và mặc định chuyển giá trị = “0” cho từng đêm ở của reservation.
  • User mong muốn chỉnh giá phòng theo từng đêm ở, nhấn vào nút “Details” tại field “Total price” để mở popup “Rate daily details” và thực hiện xem/ chỉnh sửa giá cho đêm muốn thao tác. Sau khi chỉnh sửa, tổng giá trị tiền phòng của reservation sẽ được cập nhật tại dòng dưới chân popup “Rate daily details”. Nếu:
  • State checkbox “Open room rate” = checked tại cột “Total price” trên popup “Rate daily”: Cho phép user chỉnh sửa giá phòng của đêm tương ứng.
  • State checkbox “Open room rate” = unchecked tại cột “Total price” trên popup “Rate daily”: Không cho phép user chỉnh sửa giá phòng của đêm tương ứng.
  • State checkbox “Open total price” = checked: field “Discount by rank” không cho phép chỉnh sửa. Hệ thống tự động chuyển trạng thái textbox cho phép user nhập/ chỉnh sửa giá trị tại field “Total price”.
  • State checkbox “Open total price” = unchecked: field “Discount by rank” cho phép chỉnh sửa. Mặc định hiển thị giá trị tiền phòng 1 đêm đã config cho Rate code đã chọn.

xxi. Discount by rank: Giảm giá tiền phòng theo giá trị cụ thể hoặc phần trăm dựa trên cấu hình Rank cho Company/ TA tương ứng đã chọn tại field “Agency”. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”, nếu:
  • Reservation có Accommodation type = “Short term”: hiển thị giá trị giảm tiền phòng tương ứng 1 đêm.
  • Reservation có Accommodation type = “Long term”: hiển thị giá trị giảm tiền phòng tương ứng 1 kỳ (mặc định 1 tháng). Popup “Rate daily details” tự động chia đều giá trị tiền phòng 1 tháng cho từng đêm ở.
  • State checkbox “Discount type” = checked: Cho phép user nhập giá trị giảm giá phòng bằng phần trăm. Không được phép nhập số âm hoặc quá giá trị phần trăm tối đa đã cấu hình cho Company/ TA đã chọn.
  • State checkbox “Discount type” = unchecked: Cho phép user nhập giá trị giảm giá phòng bằng giá trị cụ thể. Không được phép nhập số âm hoặc quá giá trị tối đa đã cấu hình cho Company/ TA đã chọn.

xxii. Final price: Giá tiền phòng cuối sau tính/ bao gồm discount và không cho phép chỉnh sửa. Nếu:

• State checkbox “Open total price” = checked: Hiển thị giá trị giống với giá trị đang hiện tại field “Total price”
• State checkbox “Open total price” = unchecked, hiện giá trị sau khi tính công thức = Giá trị tại Total price – Giá trị giảm được tính tại field “Discount by rank”. Nếu:
  • State checkbox “Discount type” = checked, nếu:
    • Reservation có Accommodation type = “Short term”: Giá trị cột “Discount value” của các record trong popup “Rate daily” được tính bằng công thức = Giá trị tại Total price * Giá trị phần trăm đã nhập tại field “Discount by rank” cho từng ngày.
    • Reservation có Accommodation type = “Long term”: Giá trị cột “Discount value” của các record trong popup “Rate daily” được tính bằng công thức = Giá trị tại Total price * Giá trị phần trăm đã nhập tại field “Discount by rank”, sau đó chia 1 tháng (30 ngày)
  • State checkbox “Discount type” = unchecked, nếu:
    • Reservation có Accommodation type = “Short term”: Giá trị cột “Discount value” của các record trong popup “Rate daily” được lấy trực tiếp giá trị cụ thể đã nhập tại field “Discount by rank” cho từng ngày.
    • Reservation có Accommodation type = “Long term”: Giá trị cột “Discount value” của các record trong popup “Rate daily” được tính bằng công thức giá trị cụ thể đã nhập tại field “Discount by rank” chia 1 tháng (30 ngày)

xxiii. Payment method: Phương thức thanh toán. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxiv. Customer type: Loại khách. Cho phép chỉnh sửa.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxv. Agency: Công ty/ Đại lý du lịch phát sinh reservation. Chỉ cho phép chỉnh sửa nếu user có quyền.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxvi. Togggle “House used”: Tuỳ chọn đánh dấu reservation nội bộ. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.
  • State toggle “House used” = ON:
    • Field “Rate code” tạm thời không cho phép chỉnh sửa.
    • Field “Total price” không cho phép chỉnh sửa, tự động chỉnh giá phòng = 0.
  • State toggle “House used” = OFF:
    • Field “Rate code” tạm thời cho phép chỉnh sửa.
    • Field “Total price” cho phép chỉnh sửa, mặc định

xxvii. Toggle “No post servcie”: Tuỳ chọn đánh dấu reservation không cho phép hoặc cho phép post doanh thu từ các Business area, Housekeeping service, Room service. Special service không bị ảnh hưởng bởi toggle này.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxviii. Created by: User tạo rsservation. Không cho phép chỉnh sửa.

xxix. Source: Nguồn phát sinh reservation.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxx. Market segment: Phân khúc thị trường khởi tạo reservation.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxxi. Main room: Phòng gốc chính của reservation. Chỉ hiển thị khi reservation đang assign phòng Dummy.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxxii. Checkbox “Room is blocked”: Tuỳ chọn không hoặc cho phép chỉnh sửa số phòng đặt trước của reservation.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Nếu:
  • State checkbox “Room is blocked” = Checked: Không cho phép user chỉnh sửa phòng đã chọn tại field “Room”.
  • State checkbox “Room is blocked” = Unchecked: Cho phép user chỉnh sửa phòng đã chọn tại field “Room”.

xxxiii. Checkbox “Complimentary”: Tuỳ chọn đánh dấu reservation thuộc loại miễn phí. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Nếu:
  • State checkbox “Complimentary” = Checked:
    • Không cho phép user chỉnh sửa các field “Rate code” và “Total price”.
    • Tự động chỉnh giá trị tại field “Total price” = 0.
  • State checkbox “Complimentary” = Unchecked: Cho phép user chỉnh sửa phòng đã chọn tại field “Room”.
    • Cho phép user chỉnh sửa các field “Rate code” và “Total price”.
    • Giá phòng tại field “Total price” là giá trị tiền phòng đã cấu hình cho Rate code đã chọn tại thời điểm chỉnh sửa checkbox.

xxxiii. Travelling purpose: Mục đích chuyến đi. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

xxxiv. Number of cards: Số lượng thẻ phòng hiện đang assing cho reservation. Không cho phép chỉnh sửa giá trị. Tự động cập nhật khi có sự thay đổi về tổng số lượng thẻ assign cho reservation.

xxxv. Special service: Dịch vụ đặc biệt. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. User được phép thêm/ chỉnh sửa/ xoá dịch vụ đặc biệt đã thêm vào reservation. Nếu:
  • Thêm dịch vụ đặc biệt: User chọn dịch vụ trên menu rồi nhập đủ các thông tin bắt buộc, sau đó nhấn “Add” để xác nhận tạm thêm dịch vụ cho reservation. Nếu dịch vụ đó có quản lý số lượng trong kho sẽ cho phép user bấm vào nút “Service availability” để tự kiểm tra số lượng khả dụng của dịch vụ tương ứng các ngày sử dụng”. User có thể kiểm tra danh sách dịch vụ đặc biệt trên bảng Transaction list để xác nhận lần cuối trước khi nhấn nút “Save” để chính thức thêm dịch vụ đặc biệt vào resevation. Sau khi thêm dịch vụ đặc biệt, dịch vụ sẽ được phát sinh doanh thu từ thời điểm EOD ngày audit = ngày From đến ngày To đã chọn.
  • Chỉnh sửa dịch vụ đặc biệt: User chọn dịch vụ đặc biệt đã thêm trước đó chưa phát sinh của reservation để chỉnh sửa. Thông tin dịch vụ đã thêm sẽ tự động điền vào các field thông tin để user chỉnh sửa. Sau khi đã cập nhật thông tin mới cho dịch vụ đặc biệt đã thêm, nhấn nút “Save” để áp dụng thông tin mới cho dịch vụ.
  • Xoá dịch vụ đặc biệt: User kiểm tra và tìm dịch vụ đặc biệt đã thêm trước đó cho reservation, rồi nhấn nút “Delete” trên dòng dịch vụ muốn xoá. Sau khi xoá thành công, dịch vụ tương ứng sẽ không hiển thị và không phát sinh doanh thu cho reservation.

xxxvi. Note: Ghi chú reservation. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa.

3. Khu vực “Customer information” được chia làm 2 phần:
   1. Form nhập thông tin khách (Customer form) – phía trên. Mặc định hiển thị trống các field thông tin.

i. Title: Danh xưng. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Bắt buộc chọn/ điền giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách cho reservation.

ii. Full name: Tên đầy đủ của khách. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Bắt buộc điền nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách cho reservation.

iii. Phone number: Số điện thoại liên hệ của khách. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

iv. Email: Thông tin địa chỉ thư điện tử. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

v. Gender: Giới tính. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

vi. ID card: Mã thẻ ID. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

vii. Nationality: Quốc tịch. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

viii. Passport: Mã hộ chiếu. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

ix. Passport expired date: Ngày hết hạn hộ chiếu. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Cho phép để trống. Nếu user nhập, cần nhập ngày hết hạn hộ chiếu lớn hơn hoặc bằng 1 tháng kể từ ngày nhập.

x. Job: Vị trí công việc. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xi. Fax: Số Fax. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xii. Visa: Mã visa. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xiii. Visa expiry: Ngày hết hạn visa. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation. Nếu user chọn giá trị tại field này, bắt buộc chọn ngày từ hiện tại đến tương lai.

xiv. Membership card number: Mã thành viên. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xv. Membership card tier: Hạng thẻ thành viên.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xvi. Birthday: Ngày sinh. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xvii. Toggle “Main customer”: Tuỳ chọn đánh dấu khách chính của reservation. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Mặc định state toggle “Main customer” là OFF.

xviii. Tax code: Mã số thuế. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Cho phép để trống.

xix. Checkbox “Child”: Tuỳ chọn đánh dấu khách là trẻ em. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user chỉnh sửa.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user chỉnh sửa. Mặc định state checkbox “Child” là unchecked.

xx. Button “Add customer”: Thêm khách bằng cách chọn khách cũ (khách đã từng đến khách sạn”. Sau khi nhấn, hiển thị popup “List customers” gồm các dòng thông tin khách đã được lưu trong CRM và cho phép user chọn. Sau khi user nhấn nút “Select” trên dòng thông tin khách bất kỳ trong danh sách, thông tin của khách tương ứng tự động được điền trên các trường thông tin cho phép user chỉnh sửa thông tin. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user thao tác.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user mở popup “List customers” để thao tác.

xxi. Button “Upload image”: Tải hình ảnh hồ sơ liên quan khách tương ứng. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user thao tác.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user thao tác. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xxii. Button “Upload file”: Tải file hồ sơ liên quan khách tương ứng.

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user thao tác.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user thao tác. Không bắt buộc nhập giá trị nếu user muốn thêm/ chỉnh sửa thông tin khách của reservation.

xxiii. Button “Save”: Lưu khách vào danh sách các khách ở của reservation. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user thao tác.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user thao tác.
• Khi nhấn sẽ kiểm tra các điều kiện:
  • Kiểm tra các field bắt buộc nếu chưa điền đủ thông tin sẽ thông báo user.
  • 1 reservation phải có ít nhất 1 khách là người lớn và phải có 1 main guest.

xxiv. Button “Clear”: Làm trống các field thông tin. Nếu:

• Reservation có Reservation type = “Cancelled”/ “Checkout”: Không cho phép user thao tác.
• Reservation type = “Definite”/ “Tentative”/ “Waiting”/ “Checkin”/ “Noshow”: Cho phép user thao tác. Sau khi nhấn, các giá trị đã điền trên các field trên sẽ bị xoá và không lưu thay đổi vào hệ thống.

b. Bảng “List customers” – phía dưới, hiển thị tất cả khách thuộc booking.

Bảng gồm các cột thông tin:

• Title: Danh xưng.
• Main customer: Thể hiện đánh dấu khách là khách chính của reservation.
• Full name: Tên khách.
• ID card: Mã định danh.
• Passport: Mã hộ chiếu.
• Phone number: Số điện thoại.
• Nationality: Quốc tịch.
• Action: Hành động. Gồm:
  • Update: Chỉnh sửa thông tin khách. Sau khi nhấn, hệ thống tự động đồng bộ thông tin khách tương ứng lên các field.
  • Delete: Xoá khách đã lưu của reservation đó.

4. Các action chính:

• Registration: In phiếu Registration card. Nhấn để in phiếu Registration card với thông tin đã lưu gần nhất của reservation.
• Confirmation: In phiếu Confirmation letter. Nhấn để in phiếu Confirmation letter với thông tin đã lưu gần nhất của reservation.
• Save and checkin: Lưu và checkin. Nhấn để lưu thông tin mới nhất và checkin reservation đang xem chi tiết.
• Save: Lưu. Nhấn để lưu thông tin mới nhất cho reservation.

V. Hướng Dẫn Chung và Hỗ Trợ

1. Mẹo Sử Dụng:
   1. Khi nhận reservation mới (chưa checkin):
      • Đảm bảo thêm ít nhất 1 khách là người lớn với:
        • Title
        • Fullname
        • Nationality
        • Contact (phone /email nếu có)
        • Is child: False
        • Đánh dấu Main customer = True.
      • Kiểm tra số lượng Adult/ Child đúng chính sách và đúng với số lượng khách đã nhập thông tin
      • Kiểm tra số lượng khách sử dụng dịch vụ ăn sáng
   2. Trước khi check-in:
      • Cập nhật/kiểm tra:
        • Passport/ ID, Visa + ngày hết hạn.
        • Membership card (nếu có).
      • Upload ảnh/ file scan giấy tờ nếu quy trình yêu cầu.
   3. Trong thời gian khách ở:
      • Nếu đổi khách, thêm khách:
        • Thêm khách mới, set lại Main customer (nếu cần).
        • Không xóa hết khách trong danh sách
        • Số lượng thông tin khách trong reservation phải bằng số lượng khách ở đã nhập
      • Kiểm tra số lượng khách ở và số lượng khách sử dụng dịch vụ ăn sáng nếu update
   4. Sau khi check-out:
      • Không cho phép sửa bất kì thông tin nào sau khi reservation đã checkout/ cancelled.
2. Hỗ Trợ: Nếu gặp vấn đề, liên hệ email support@airfeedkh.com.
3. Cập Nhật: Guideline này có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra phiên bản mới nhất trong phần “Help”.

---

Language: ENG

Chức năng (Function description)	The “Reservation details” screen allows users to view all detailed information of one individual reservation (Individual booking), perform allowed edit actions, and monitor reservation information and status throughout the entire life cycle of the booking.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Feb 18, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	The device has been whitelisted by IP address, has VPN and a stable internet connectionA PMS login account already exists. If the user does not yet have an account, they must contact the Support team or an Admin to create one.The user has been granted the “View booking details” permission (required) and other related permissions such as “Checkin”.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

This document guides end users on how to use the Reservation details screen to view and manage detailed information of a personal booking.

Role of the Reservation details screen:

• Quickly view important booking information: Reservation code / Confirmation code, Room type, Room number, Checkin date / Checkout date, Number of staying guests, Number of guests using breakfast, Room rate, and Company / Market segment.
• Update necessary information fields for operation (Assign room, edit staying dates, update room rate, update special services, update number and information of guests).
• Perform business actions according to status (for example: Registration / Confirmation / Save & Checkin / Save).
• Identify, handle, and operate on common cases.

2. Objectives

• View the full detailed information of 1 reservation (individual guest).
• Ensure front office, reservation, cashier, and manager staff understand:
  • Customer information, staying dates, rate, status, notes, …
• Perform allowed actions on the booking:
  • Update customer information, staying dates, rate, status, notes.
  • Perform check-in according to correct business process and permissions.

II. Main Features

• View detailed booking information
  • Quickly view identification information of the booking: Reservation code and Confirmation code.
  • Identify reservation type in order to perform business actions on the booking.
  • View the current status of the booking.
  • View the deposit amount currently available for the booking.
• Update staying dates of the booking:
  • Update Arrival datetime and Departure datetime.
  • The system automatically calculates “Number of days stay”.
  • Manage “Folio end date” (folio closing date).
• Update room number:
  • View and adjust:
    • Booked room type: Room type booked.
    • Actual room type: Actual room type currently in use.
    • Room: Room number assigned to the reservation via the “Select room” button.
  • Some related information for the selected room (Floor and Building) will automatically display after the room is assigned.
• Update number of guests and included breakfast service
  • Update number of guests at “Adults” and “Children” fields.
  • Set up breakfast service according to number of adults / children (Optional).
• Manage room rate
  • Select “Rate code” to apply pricing policy.
  • View / adjust Total price / Daily price, Discount room rate and Final price.
  • Ensure the final price correctly reflects the room rate per night (short term) or per period (long term), number of guests, basic rate and discount.
• Manage booking source
  • Set “Customer type”, “Source”, “Market segment”, “Agency” (Required).
  • Set “Travelling purpose” (Optional).
• Configure special business options (Room is blocked, Complimentary, No post service, Short / Long term):
  • Room is blocked: mark that the reservation is prioritized to select room according to request.
  • No post service: prevent recording / posting services.
  • Complimentary: mark the reservation as complimentary (free of charge).
• Manage additional services (Special service):
  • View the service list with columns: Code, Name, From – To, Quantity, Unit price, %SC, %ACT, %VAT, …
  • Perform Add / Edit to add or modify services (depending on permission and booking status).
• Manage the reservation’s customer information and guest list
  • Add / update customer information: Full name, Nationality, Passport/ID, Visa, Email/Phone…
  • Mark Main customer.
  • Upload images/files of related documents (if allowed).
  • View the guest list in the List customers table and perform Edit / Delete.
• Perform business actions by status (Registration, Confirmation, Save and checkin, Save): these buttons may be hidden / disabled depending on permissions.
• Quickly access related tabs
  • Folio: folio and charge lines, revenue.
  • Transaction: payment transactions.

III. Basic Operating Steps on the Screen

Below are standard operating steps to use this function. Follow in order to ensure effectiveness.

1. View detailed booking information

i. Open the reservation from the list (Reservation list / Room plan / Room map).
ii. Observe Reservation code / Confirm code.
iii. View in order:

• Room information (room, staying dates, guests, rate, source, …)
• Special services
• Customer information + List customers
  iv. If there is an update to the booking information, follow the subsequent cases.

2. Assign room (Select room)

i. At the “Room” field click the “Select room” button.
ii. Select a suitable room (rooms displayed in the list are rooms that meet the assignment condition: available within the booking’s staying dates).
iii. The system auto-fills Floor / Building / Room view / Room direction.
iv. Click “Save”.

3. Update staying dates (Arrival / Departure)

1. Edit Arrival datetime or Departure datetime.
2. Check “Number of days stay”.
3. Recheck “Folio end date”. The date preselected at the “Folio end date” field will by default…
4. Click “Save”.

4. Update rate / rate code

1. Select “Rate code”.
2. Check “Total price”: After selecting a new Rate code, the system automatically loads the room rate.
3. If there is a discount: enter the discount value by amount / % at the “Discount by rank” field. If the user already edited the rate at the “Total price” field → the “Discount by rank” field will be disabled to prevent editing.
4. Check the value at the “Final price” field.
5. Click “Save”.

5. Add guest / update guest information

1. Enter information in the “Customer information” form section.
2. Check Main customer for the main guest (if this is the main guest).
3. Click Add customer (or Save depending on mechanism).
4. Check that the guest appears in List customers.
5. You can Edit / Delete guests in the list.
6. Click “Save”.

6. Perform status actions (Registration / Confirmation / Save & Check-in)

• Fill in all required fields first.
• Click the corresponding button.
• The system returns a result (success / failure) with a message displayed on the screen.

IV. GUI (User Interface) Description

The Reservation details screen is divided into the following main areas:

1. General area
   1. Reservation code: Booking identification code.
   2. Confirm code: Booking confirmation code. If the reservation belongs to a Group reservation, multiple reservations will share one Confirmation code with other reservations in the same group reservation.
   3. Reservation type: Displays the reservation type according to the real-time status of the reservation.
2. “Room information” area
   1. Overview information:
      1. Housekeeping weekly: Room cleaning schedule of the reservation. Displays checkboxes corresponding to days of the week. Only displayed if the reservation has Accommodation type = “Long stay”. The user can edit the checkbox state when the reservation has Reservation type “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”.
      2. Booked room type: Room type booked before checkin. If:
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Noshow”: Displays the previously selected room type. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkin” / “Checkout” / “Cancelled”: Displays the room type selected before checkin. Not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Waiting”: Displays blank. Editable when the user changes the reservation’s Reservation type to “Definite” / “Tentative”.
           iii. Actual room type: Room type currently in use. If:
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Displays the previously selected room type. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkout” / “Cancelled”: Displays the room type selected before checkin. Not editable.
           iv. Room: Room number currently assigned to the reservation. If:
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Noshow”, then:
           • If no room has been selected before, displays null. Editable.
           • If a room has been selected before, displays the previously selected room number.
         • Reservation has Reservation type = “Checkin”: Displays the previously selected room number. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkout” / “Cancelled”: Displays the previously selected room number. Not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Waiting”: Displays null. Not editable.
         • Reservation has checkbox “Room is blocked” = True: Displays the previously selected room number. Not editable.
         • When Reservation type changes from “Definite” / “Tentative” to “Waiting”: The selected room (if any) will be temporarily unassigned.
           v. Floor: Floor number corresponding to the selected room. If:
         • Reservation has Room = room number: Displays the floor corresponding to the selected room. Not editable.
         • Reservation has Room = null: Displays null. Not editable.
           vi. Building: Building name corresponding to the selected room. If:
         • Reservation has Room = room number: Displays the building name corresponding to the selected room. Not editable.
         • Reservation has Room = null: Displays null. Not editable.
           vii. Room direction: Direction of the room. If:
         • Reservation has Room = room number: Displays the direction corresponding to the selected room. Not editable.
         • Reservation has Room = null: Displays null. Not editable.
           viii. Room view: View of the room. If:
         • Reservation has Room = room number: Displays the view corresponding to the selected room. Not editable.
         • Reservation has Room = null: Displays null. Not editable.
           ix. Arrival date: Checkin date. If:
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Noshow”: Displays the previously selected expected checkin date. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkin”: Displays the actual checkin time. Not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkout” / “Cancelled”: Displays the actual / expected checkin date. Not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Waiting”: Displays the previously selected expected checkin date. Editable.
           x. Departure date: Checkout date. Must be at least 1 day greater than the date selected at the “Arrival date” field. If:
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Noshow”: Displays the previously selected expected checkout date. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkin”: Displays the expected checkout time. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Checkout” / “Cancelled”: Displays the actual / expected checkout date. Not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Waiting”: Displays the previously selected expected checkout date. Editable.
           xi. Folio end date: Folio closing date. If:
         • Reservation has Accommodation type = “Short term”:
           • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Noshow”: Displays the folio closing date. Editable.
         • Reservation has Accommodation type = “Long stay”:
           • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Noshow” / “Waiting”: Displays the folio closing date. Default is the booking’s checkout date. Not editable.
           • Reservation has Reservation type = “Checkin”: Displays the previously selected folio closing date. If the user does not update, the folio closing date defaults to the reservation’s checkout date. Editable.
           • Reservation has Reservation type = “Checkout” / “Cancelled”: Displays the latest folio closing date of the reservation. Not editable.
             xii. Toggle “Short term” / “Long term”: Option to select the reservation’s rental type. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout” / “Checkin”: Displays the previously saved toggle state. Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Noshow”: Displays the previously saved toggle state. Editable.
           xiii. Toggle “Receivables” / “Guest ledger”: Option to mark reservation type. Only displayed when the reservation has Accommodation type = “Long term”. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout” / “Checkin”: Displays the previously saved toggle state. Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Noshow”: Displays the previously saved toggle state. Editable.
           xiv. Adults / Children: Number of adults and children in the reservation. Editable. Ensure each reservation has at least 1 adult. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Displays the previously saved number of guests. Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Noshow” / “Checkin”: Displays the previously saved number of guests. Editable.
           xv. Type: Reservation type. Displays the reservation type before checkin. There are 3 types: “Definite”, “Tentative” and “Waiting”. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Displays the reservation type saved before Cancelled / Noshow. Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Noshow”: Displays the previously saved reservation type. Allows editing of related fields.
         • Reservation type = “Checkin”: The “Type” field is hidden to prevent editing.
           xvi. Checkbox “Breakfast”: Breakfast service option. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not allowed to change the “Breakfast” checkbox state.
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Allowed to change the “Breakfast” checkbox state. If:
           • “Breakfast” checkbox = checked -> Allows editing quantity and rate code fields for breakfast for adults and children.
           • “Breakfast” checkbox = unchecked -> Does not allow editing those quantity and rate code fields.
             xvii. Breakfast adults / children: Quantity and breakfast rate code for adults and children in the reservation. Editable only when “Breakfast” checkbox = checked. Includes 4 fields:
         • Field “Number of adult using breakfast”: Number of adults using breakfast service. Editable. Default equals the number of adults staying in the reservation.
         • Field “Breakfast adult rate code”: Breakfast package for adults. Editable.
         • Field “Number of children using breakfast”: Number of children using breakfast service. Editable. Default equals the number of children staying in the reservation.
         • Field “Breakfast children rate code”: Breakfast package for children. Editable.
           xviii. Deposit: Displays the current deposit value of the reservation. If:
         • The reservation has no deposit transaction or the deposit has been fully used / refunded: Displays “0”.
         • The reservation has remaining deposit balance: Displays the current deposit amount of the reservation.
           xix. Rate code: Room pricing policy of the reservation. Displays the previously selected Rate code. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout” or “Complimentary” checkbox = checked or “House used” toggle = ON: Rate code is not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Rate code is editable.
           xx. Total price: Room rate per night / period. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation has Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”, then:
           • Reservation has Accommodation type = “Short term”: displays room rate per night.
           • Reservation has Accommodation type = “Long term”: displays room rate per period (default 1 month). The “Rate daily details” popup automatically splits the 1‑month room rate by each night.
           • Reservation where “Complimentary” checkbox = checked or “House used” toggle = ON: The system does not allow editing and automatically sets the value = “0” for each night of the reservation.
           • If the user wants to adjust rate per night, click the “Details” button at the “Total price” field to open the “Rate daily details” popup and view / edit the rate for the specific night. After editing, the reservation’s total room amount is updated at the bottom row of the “Rate daily details” popup. If:
             • “Open room rate” checkbox = checked in the “Total price” column on the “Rate daily details” popup: user can edit the room rate for the corresponding night.
             • “Open room rate” checkbox = unchecked: user cannot edit the room rate for the corresponding night.
             • “Open total price” checkbox = checked: the “Discount by rank” field is not editable. The system enables the textbox so the user can input / edit the “Total price” value.
             • “Open total price” checkbox = unchecked: the “Discount by rank” field is editable. Default is the configured room rate per night for the selected Rate code.
               xxi. Discount by rank: Room discount by specific amount or percentage based on the Rank configuration of the selected Company / TA at the “Agency” field. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”, then:
           • Reservation has Accommodation type = “Short term”: displays discount amount per night.
           • Reservation has Accommodation type = “Long term”: displays discount amount per period (default 1 month). The “Rate daily details” popup automatically splits the 1‑month discount by each night.
           • “Discount type” checkbox = checked: user can enter discount as a percentage. Negative values or values above the maximum configured percentage for the selected Company / TA are not allowed.
           • “Discount type” checkbox = unchecked: user can enter discount as a specific amount. Negative values or values above the maximum configured amount for the selected Company / TA are not allowed.
             xxii. Final price: Final room price after including / applying discount and not editable. If:
         • “Open total price” checkbox = checked: shows the same value as the current “Total price” field.
         • “Open total price” checkbox = unchecked: shows the value after calculation = Total price – discount amount calculated at “Discount by rank”. If:
           • “Discount type” checkbox = checked, then:
             • Reservation has Accommodation type = “Short term”: the “Discount value” column in each record on the “Rate daily details” popup is calculated = Total price value * input percentage at “Discount by rank” for each day.
             • Reservation has Accommodation type = “Long term”: the “Discount value” column in each record on the “Rate daily details” popup is calculated = Total price value * input percentage at “Discount by rank”, then divided by 1 month (30 days).
           • “Discount type” checkbox = unchecked, then:
             • Reservation has Accommodation type = “Short term”: the “Discount value” column in each record on the “Rate daily details” popup takes the specific value input at “Discount by rank” for each day.
             • Reservation has Accommodation type = “Long term”: the “Discount value” column in each record on the “Rate daily details” popup is calculated as the specific amount entered at “Discount by rank” divided by 1 month (30 days).
               xxiii. Payment method: Payment method. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxiv. Customer type: Customer type. Editable.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxv. Agency: Company / travel agency that generated the reservation. Editable only if the user has permission.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxvi. Toggle “House used”: Option to mark internal reservation. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. If:
           • “House used” toggle = ON:
             • “Rate code” field is temporarily not editable.
             • “Total price” field is not editable, room rate is automatically set = 0.
           • “House used” toggle = OFF:
             • “Rate code” field becomes editable.
             • “Total price” field is editable, default …
               xxvii. Toggle “No post service”: Option to mark the reservation as not allowed / allowed to post revenue from Business area, Housekeeping service, Room service. Special service is not affected by this toggle.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxviii. Created by: User who created the reservation. Not editable.
           xxix. Source: Source of the reservation.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxx. Market segment: Market segment that created the reservation.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxxi. Main room: Original main room of the reservation. Only displayed when the reservation is assigned a Dummy room.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxxii. Checkbox “Room is blocked”: Option to disallow or allow editing of the pre‑booked room of the reservation.
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. If:
           • “Room is blocked” checkbox = Checked: user cannot edit the selected room at the “Room” field.
           • “Room is blocked” checkbox = Unchecked: user can edit the selected room at the “Room” field.
             xxxiii. Checkbox “Complimentary”: Option to mark the reservation as complimentary (free of charge). If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. If:
           • “Complimentary” checkbox = Checked:
             • User cannot edit the “Rate code” and “Total price” fields.
             • Automatically sets “Total price” field value = 0.
           • “Complimentary” checkbox = Unchecked:
             • User can edit the room selected at the “Room” field.
             • User can edit the “Rate code” and “Total price” fields.
             • Room rate at the “Total price” field is the room rate configured for the selected Rate code at the time the checkbox is edited.
               xxxiii. Travelling purpose: Purpose of the trip. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
           xxxiv. Number of cards: Number of room cards currently assigned to the reservation. Not editable. Automatically updated when there is any change in the total number of cards assigned to the reservation.
           xxxv. Special service: Special service. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. User can add / edit / delete special services added to the reservation. If:
           • Add special service: User selects a service on the menu then enters all required information, then clicks “Add” to temporarily add the service to the reservation. If that service has inventory control, the user can click the “Service availability” button to self‑check the available quantity of the service for the corresponding usage dates. The user can review the special service list in the Transaction list table to confirm one last time before clicking “Save” to officially add the special service to the reservation. After adding the special service, revenue will be generated from the EOD audit date = From date to To date selected.
           • Edit special service: User selects an already added special service that has not yet been generated for the reservation to edit. The added service information will be automatically filled into the fields so the user can edit. After updating new information for the added special service, click “Save” to apply the new information.
           • Delete special service: User checks and finds the previously added special service for the reservation, then clicks the “Delete” button on the service row to be deleted. After successful deletion, the corresponding service will no longer display and will not generate revenue for the reservation.
             xxxvi. Note: Reservation note. If:
         • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
         • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable.
3. The “Customer information” area is divided into 2 parts:
   1. Customer form – upper part. By default all fields are blank.
      i. Title: Salutation. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        ii. Full name: Customer’s full name. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        iii. Phone number: Customer’s contact phone number. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        iv. Email: Email address. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        v. Gender: Gender. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        vi. ID card: ID card number. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        vii. Nationality: Nationality. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        viii. Passport: Passport number. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        ix. Passport expired date: Passport expiry date. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. May be left blank. If the user enters a value, the passport expiry date must be at least 1 month later than the entry date.
        x. Job: Job position. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xi. Fax: Fax number. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xii. Visa: Visa number. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xiii. Visa expiry: Visa expiry date. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation. If the user selects a value in this field, the date must be from today to a future date.
        xiv. Membership card number: Membership number. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xv. Membership card tier: Membership tier.
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xvi. Birthday: Date of birth. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xvii. Toggle “Main customer”: Option to mark the main customer of the reservation. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Default state of “Main customer” toggle is OFF.
        xviii. Tax code: Tax code. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Can be left blank.
        xix. Checkbox “Child”: Option to mark the guest as a child. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: Not editable.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: Editable. Default state of “Child” checkbox is unchecked.
        xx. Button “Add customer”: Add customer by selecting an existing customer (customer who has stayed at the hotel before). After clicking, the “List customers” popup appears with rows of previously stored customers in CRM, allowing the user to select. After the user clicks the “Select” button on any customer row, that customer’s information will automatically be filled into the fields so the user can edit. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: User is not allowed to operate.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: User is allowed to open the “List customers” popup to operate.
        xxi. Button “Upload image”: Upload related profile images for the corresponding customer. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: User is not allowed to operate.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: User is allowed to operate. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xxii. Button “Upload file”: Upload related profile files for the corresponding customer.
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: User is not allowed to operate.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: User is allowed to operate. Not required if the user wants to add / edit customer information for the reservation.
        xxiii. Button “Save”: Save the customer to the reservation’s guest list. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: User is not allowed to operate.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: User is allowed to operate.
      • When clicked, the system checks:
        • Required fields: if missing, the system will notify the user.
        • Each reservation must have at least 1 adult guest and must have 1 main guest.
          xxiv. Button “Clear”: Clear the information fields. If:
      • Reservation has Reservation type = “Cancelled” / “Checkout”: User is not allowed to operate.
      • Reservation type = “Definite” / “Tentative” / “Waiting” / “Checkin” / “Noshow”: User is allowed to operate. After clicking, entered values on the fields are cleared and changes are not saved to the system.

b. “List customers” table – lower part, displays all guests of the booking.
The table includes columns:

• Title: Salutation.
• Main customer: Indicates the main guest of the reservation.
• Full name: Guest name.
• ID card: Identification number.
• Passport: Passport number.
• Phone number: Phone number.
• Nationality: Nationality.
• Action: Actions, including:
  • Update: Edit customer information. After clicking, the system automatically syncs the customer’s information to the fields.
  • Delete: Delete the saved customer of that reservation.

1. Main actions:

• Registration: Print Registration card. Click to print the Registration card with the latest saved information of the reservation.
• Confirmation: Print Confirmation letter. Click to print the Confirmation letter with the latest saved information of the reservation.
• Save and checkin: Save and check in. Click to save the latest information and check in the reservation currently being viewed.
• Save: Save. Click to save the latest information for the reservation.

V. General Guidelines and Support

1. Usage tips:
   1. When receiving a new reservation (not yet checked in):
      • Ensure at least 1 adult guest is added with:
        • Title
        • Fullname
        • Nationality
        • Contact (phone / email if any)
        • Is child: False
        • Main customer = True.
      • Check the number of Adults / Children is in line with policy and matches the number of guests with entered information.
      • Check the number of guests using breakfast service.
   2. Before check-in:
      • Update / check:
        • Passport / ID, Visa + expiry date.
        • Membership card (if any).
      • Upload scanned images / files of documents if required by the process.
   3. During the stay:
      • If changing guests or adding guests:
        • Add new guest, reset Main customer (if needed).
        • Do not delete all guests from the list.
        • The number of customer records in the reservation must equal the number of staying guests entered.
      • Check number of staying guests and number of guests using breakfast service when updating.
   4. After check-out:
      • Do not allow editing any information after the reservation has been checked out / cancelled.
2. Support: If you encounter issues, contact email <u>support@airfeedkh.com</u>.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.