English below

Chức năng (Function description)	Tài liệu này hướng dẫn người dùng cuối sử dụng màn hình Order Details, được điều hướng từ màn hình Hall Plans, để tạo mới và quản lý order theo từng bàn. Trong trường hợp bàn đang trống, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng chọn ca làm việc (shift) để ghi nhận order. Khi màn hình được mở, hệ thống sẽ hiển thị popup Update Information nhằm yêu cầu người dùng cập nhật các thông tin cơ bản của order, bao gồm Transaction Information (Number of guest, Order taker, Room number) và Customer Information (Customer name, Source, Purpose, Request, Referral code, Remarks, Note). Giao diện màn hình được chia thành 4 khu vực chính: khu vực thông tin order (hiển thị món ăn, số lượng, đơn giá, …), khu vực loại món ăn hoặc voucher, khu vực danh sách món ăn hoặc voucher tương ứng, và khu vực thao tác hỗ trợ xử lý order như open price, open name, void, delete order, pre-check, undo check, transfer, pay và nhập số lượng món ăn.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Mar 13, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Hall plans

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Màn hình Order Details là màn hình nghiệp vụ được điều hướng từ Hall Plans trong khu vực Business Area của hệ thống PMS, cho phép người dùng tạo mới và quản lý order cho từng bàn trong nhà hàng. Màn hình này hỗ trợ ghi nhận đầy đủ thông tin liên quan đến order như thông tin giao dịch, thông tin khách hàng, danh sách món ăn hoặc voucher, số lượng, đơn giá và các thao tác xử lý hóa đơn. Khi người dùng truy cập vào màn hình, hệ thống sẽ yêu cầu cập nhật một số thông tin cơ bản thông qua popup Update Information để đảm bảo dữ liệu order được ghi nhận đầy đủ và chính xác trước khi thực hiện các thao tác tiếp theo.

2. Mục tiêu

• Cung cấp giao diện tập trung để tạo mới và quản lý order theo từng bàn trong khu vực nhà hàng.
• Hỗ trợ người dùng ghi nhận thông tin khách hàng và thông tin giao dịch một cách đầy đủ và chính xác.
• Cho phép thêm món ăn, voucher và quản lý danh sách món trong order một cách nhanh chóng và thuận tiện.
• Hỗ trợ các thao tác xử lý order như chỉnh sửa món, hủy món, chuyển order, xem hóa đơn tạm tính và thanh toán.
• Giúp nhân viên vận hành nhà hàng theo dõi và xử lý order hiệu quả, đảm bảo dữ liệu đồng bộ phục vụ cho quản lý doanh thu và báo cáo hệ thống.

II. Các Tính Năng Chính

• Điều hướng từ Hall Plans: Người dùng có thể mở màn hình Order Details trực tiếp từ sơ đồ bàn trên màn hình Hall Plans để tạo mới hoặc quản lý order.
• Chọn ca làm việc khi bàn trống: Nếu bàn được chọn đang trống, hệ thống yêu cầu người dùng chọn ca làm việc (shift) để ghi nhận order, đảm bảo dữ liệu đúng ca và phục vụ báo cáo.
• Popup cập nhật thông tin Order: Khi truy cập màn hình, hệ thống hiển thị popup Update Information yêu cầu người dùng cập nhật các thông tin cơ bản:
  • Transaction Information: Number of guest, Order taker, Room number.
  • Customer Information: Customer name, Source, Purpose, Request, Referral code, Remarks, Note.
• Quản lý thông tin Order: Hỗ trợ nhập và chỉnh sửa các món ăn, số lượng, đơn giá, ghi chú, thông tin thuế phí và các chi tiết liên quan đến order.
• Quản lý loại món ăn và voucher: Cho phép lựa chọn nhóm món ăn hoặc voucher để thêm vào order một cách nhanh chóng.
• Hiển thị danh sách món ăn hoặc voucher: Người dùng có thể xem và chọn món hoặc voucher tương ứng để thêm vào order.
• Khu vực thao tác Order: Cung cấp các chức năng xử lý order trực tiếp như open price, open name, void, delete order, pre-check, undo check, transfer, pay, cũng như nhập số lượng món ăn.
• Hỗ trợ quản lý và thao tác nhanh: Tất cả các tính năng trên được bố trí trực quan, giúp nhân viên dễ dàng thao tác, giảm lỗi và tối ưu thời gian phục vụ khách.

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Order details:
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Business Area” trên thanh Header. Sau đó nhấn vào sub-menu “FnB” trên thanh Header, hệ thống điều hướng người dùng đến màn hình Hall Plans.
  • Nhấn vào bàn mong muốn mở hoặc quản lý order.
  • Hệ thống sẽ điều hướng người dùng đến màn hình Order details.
• Chọn ca làm việc nếu bàn trống:
  • Trong trường hợp bàn đang trống, hệ thống yêu cầu chọn ca làm việc (shift).
  • Xác nhận ca làm việc để tiếp tục ghi nhận order.
• Cập nhật thông tin cơ bản của order:
  • Khi màn hình Order Details được mở, popup Update Information hiển thị.
  • Người dùng điền các thông tin:
    • Transaction Information: Number of guest, Order taker, Room number.
    • Customer Information: Customer name, Source, Purpose, Request, Referral code, Remarks, Note.
  • Nhấn Save/Confirm để lưu thông tin.
• Thêm món ăn hoặc voucher vào order:
  • Chọn nhóm món ăn hoặc voucher từ danh mục.
  • Chọn món ăn hoặc voucher cụ thể để thêm vào danh sách order.
  • Nhập số lượng món ăn nếu cần.
• Thao tác trên order:
  • Sử dụng các chức năng: nhập số lượng, open price, open name, open item, void, delete order, pre-check, undo check, transfer, pay.
  • Kiểm tra thông tin và điều chỉnh order nếu cần.
• Xem và quản lý danh sách món ăn:
  • Danh sách món ăn/voucher hiển thị chi tiết tên, số lượng, đơn giá, ghi chú.
  • Người dùng có thể chỉnh sửa hoặc xóa món trực tiếp từ danh sách.
• Hoàn tất và thanh toán order:
  • Kiểm tra lại toàn bộ order.
  • Thực hiện thanh toán bằng chức năng Pay khi order đã sẵn sàng.
  • Hệ thống cập nhật trạng thái bàn và dữ liệu order.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

H1.0. Popup Chọn ca làm việc

H1.1. Popup Cập nhật thông tin order

H1.2. Màn hình Order details

Order details gồm:

• Header: Thông tin về ngày audit hiện tại và các tính năng chủ
• Popup Select daily shift (hình H.1.0. Popup Chọn ca làm việc):
  • Xuất hiện khi nhấn vào bàn trống tại màn hình Hall plans.
  • Bao gồm các trường:
    • Nút “Current daily shift date”: Nhấn vào để ghi nhận order cho ca làm việc hiện tại, sau đó hệ thống điều hướng người dùng đến màn hình Order details.
    • Nút “Next daily shift date”: Nhấn vào để ghi nhận order cho ca làm việc tiếp theo, sau đó hệ thống điều hướng người dùng đến màn hình Order details.
• Popup Update Information (hình H.1.1. Popup Cập nhật thông tin order):
  • Xuất hiện khi mở màn hình Order Details lần đầu hoặc khi bàn trống.
  • Bao gồm các trường:
    • Transaction Information:
      • Number of guest: Nhập số lượng khách hàng.
      • Order taker: Nhập tên nhân viên phục vụ khách hàng.
      • Room number: Chọn số phòng nếu khách hàng đến từ booking khách sạn.
    • Customer Information:
      • Customer name: Chọn khách hàng.
      • Source: Chọn nguồn khách hàng.
      • Purpose: Chọn mục đích khách hàng đến với nhà hàng.
      • Request: Nhập yêu cầu đặc biệt trong order.
      • Referral code: Nhập thông tin mã giới thiệu nếu có.
      • Remarks: Nhập đánh dấu cho order.
      • Note: Nhập ghi chú đặc biệt cho order nếu có
  • Nút “Confirm” để lưu thông tin và mở giao diện chính.
  • Nút “Cancel” để bỏ qua thao tác cập nhật thông tin
• Khu vực thông tin order:
  • Hiển thị danh sách món ăn đã chọn, bao gồm: Tên món, đơn giá, số lượng, tổng tiền.
  • Checkbox: Nhấn vào để thực hiện thao với các chức năng trong Khu vực thao tác (Action Panel)
• Khu vực loại món ăn hoặc voucher:
  • Danh sách các nhóm món ăn hoặc voucher đã được cấu hình để người dùng lựa chọn nhanh.
• Khu vực danh sách món ăn/voucher tương ứng:
  • Hiển thị danh sách món ăn hoặc voucher tương ứng loại món ăn hoặc voucher đã chọn.
  • Hỗ trợ tìm kiếm theo tên món ăn hoặc voucher.
• Khu vực thao tác (Action Panel):
  • Các nút chức năng chính:
    • Quantity: Thao tác trực tiếp để điều chỉnh số lượng món đã chọn.
    • Open price / Open name: Nhập giá và tên món tự do.
    • Void / Delete order: Hủy món hoặc xóa toàn bộ order.
    • Pre-check / Undo check: Xem hóa đơn tạm tính hoặc hoàn tác thanh toán.
    • Transfer: Chuyển order sang bàn khác.
    • Pay: Thực hiện thanh toán hóa đơn.
• Khu vực thông tin bổ sung:
  • Hiển thị thông tin mã hoá đơn, tên số bàn, tên số lượng khách hàng.
  • Thông tin trực quan giúp nhân viên theo dõi và thao tác nhanh chóng, giảm lỗi vận hành.
• Tính năng trực quan:
  • Các khu vực được bố trí rõ ràng, phân biệt bằng màu sắc và khung hiển thị, dễ thao tác trên desktop hoặc tablet.
  • Hỗ trợ click, drag, chọn nhanh để quản lý order hiệu quả.

---

Function description	This document provides guidance for end users on how to use the Order Details screen, which is navigated from the Hall Plans screen, to create and manage orders for each table. When the selected table is empty, the system will require the user to select a working shift in order to record the order.When the screen is opened, the system will display an Update Information popup prompting the user to update the basic order information, including:Transaction Information: Number of guests, Order taker, Room numberCustomer Information: Customer name, Source, Purpose, Request, Referral code, Remarks, NoteThe screen interface is divided into four main areas:Order information area: Displays the ordered items along with details such as item name, quantity, unit price, and related information.Category area: Displays the categories of food items or vouchers.Item list area: Displays the list of food items or vouchers corresponding to the selected category.Operation area: Provides tools to support order processing, including Open Price, Open Name, Void, Delete Order, Pre-check, Undo Check, Transfer, Pay, and input for item quantity.
Version	v1.0
Created at	Mar 13, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be Hall plans function.

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Order Details screen is an operational screen that is navigated from Hall Plans in the Business Area of the PMS system. It allows users to create and manage orders for each table in the restaurant.

This screen supports recording all relevant information related to an order, including transaction information, customer information, the list of food items or vouchers, quantities, unit prices, and bill processing actions.

When users access this screen, the system will require them to update certain basic information through the Update Information popup to ensure that the order data is recorded completely and accurately before proceeding with further operations.

2. Objectives

• Provide a centralized interface to create and manage orders for each table within the restaurant area.
• Support users in recording customer information and transaction details completely and accurately.
• Allow users to add food items, vouchers, and manage the item list in an order quickly and conveniently.
• Support order processing operations such as editing items, voiding items, transferring orders, viewing the pre-check bill, and processing payments.
• Help restaurant staff monitor and handle orders efficiently, ensuring synchronized data to support revenue management and system reporting.

II. Primary features

• Navigation from Hall Plans: Users can open the Order Details screen directly from the table layout on the Hall Plans screen to create a new order or manage an existing order.
• Select shift when the table is empty: If the selected table is empty, the system requires the user to select a working shift to record the order, ensuring the data is assigned to the correct shift for reporting purposes.
• Order information update popup: When accessing the screen, the system displays the Update Information popup requesting the user to update basic information, including:
  • Transaction Information: Number of guests, Order taker, Room number.
  • Customer Information: Customer name, Source, Purpose, Request, Referral code, Remarks, Note.
• Order information management: Allows users to enter and edit order details such as food items, quantities, unit prices, notes, tax/fee information, and other related order details.
• Food and voucher category management: Enables users to select food categories or vouchers to quickly add items to the order.
• Food or voucher list display: Users can view and select corresponding food items or vouchers to add to the order.
• Order operation area: Provides order processing functions such as Open Price, Open Name, Void, Delete Order, Pre-check, Undo Check, Transfer, Pay, as well as inputting the quantity of items.
• Support for quick management and operations: All functions are arranged in a clear and intuitive layout, helping staff perform operations easily, reduce errors, and optimize customer service time.

III. Basic Operations on the Dashboard

Below are the standard steps to use this function. Please follow the steps in order to ensure effective operation.

---

Access the Order Details screen

• Log in to the PMS system.
• Click the “Business Area” menu on the Header bar. Then click the “FnB” sub-menu on the Header. The system will navigate the user to the Hall Plans screen.
• Click on the desired table to open or manage an order.
• The system will navigate the user to the Order Details screen.

---

Select shift when the table is empty

• If the selected table is empty, the system will require the user to select a working shift.
• Confirm the shift to proceed with recording the order.

---

Update basic order information

• When the Order Details screen is opened, the Update Information popup will appear.
• The user needs to enter the following information:

Transaction Information

• Number of guest
• Order taker
• Room number

Customer Information

• Customer name
• Source
• Purpose
• Request
• Referral code
• Remarks
• Note
• Click Save / Confirm to store the information.

---

Add food items or vouchers to the order

• Select a food category or voucher category from the menu.
• Choose the specific item or voucher to add it to the order list.
• Enter the quantity of the item if necessary.

---

Perform operations on the order

• Use available functions such as enter quantity, Open Price, Open Name, Open Item, Void, Delete Order, Pre-check, Undo Check, Transfer, Pay.
• Review and adjust the order information if necessary.

---

View and manage the item list

• The food/voucher list displays detailed information including item name, quantity, unit price, and notes.
• Users can edit or remove items directly from the list.

---

Complete and pay the order

• Review the entire order before processing payment.
• Perform payment using the Pay function once the order is ready.
• The system will update the table status and order data accordingly.

IV. GUI Description (User Interface)

H1.0. Popup Select daily shift

H1.1. Popup Update information

H1.2. Order details screen

• The “Order details” screen consists of the following components and features:

---

Header

• Displays information about the current audit date and main system features.

---

Popup: Select Daily Shift (H.1.0)

• Appears when clicking on an empty table in the Hall Plans screen.
• Includes the following fields:

1. Current Daily Shift Date: Click to record the order for the current shift. The system then navigates the user to the Order Details screen.
2. Next Daily Shift Date: Click to record the order for the next shift. The system then navigates the user to the Order Details screen.

---

Popup: Update Information (H.1.1)

• Appears when opening the Order Details screen for the first time or when selecting an empty table.
• Includes the following fields:

Transaction Information

• Number of guest: Enter the number of guests.
• Order taker: Enter the name of the staff serving the guests.
• Room number: Select the room number if the guest comes from a hotel booking.

Customer Information

• Customer name: Select the customer.
• Source: Select the customer source.
• Purpose: Select the purpose of the guest visit.
• Request: Enter any special requests for the order.
• Referral code: Enter a referral code if available.
• Remarks: Enter marks for the order.
• Note: Enter special notes for the order if any.
• Confirm button: Saves the information and opens the main interface.
• Cancel button: Skips updating information.

---

Order Information Area

• Displays the list of selected items, including item name, unit price, quantity, total price.
• Checkbox: Select items to perform actions in the Action Panel.

---

Category Area (Food / Voucher)

• Displays the list of pre-configured food or voucher groups for quick selection.

---

Item List Area (Food / Voucher)

• Displays the list of items or vouchers corresponding to the selected category.
• Supports search by item or voucher name.

---

Action Panel

Main functions include:

• Quantity: Adjust the quantity of selected items directly.
• Open Price / Open Name: Enter custom item price and name.
• Void / Delete Order: Cancel an item or delete the entire order.
• Pre-check / Undo Check: View the pre-check bill or undo payment.
• Transfer: Move the order to another table.
• Pay: Process the payment for the order.

---

Additional Information Area

• Displays order code, table name/number, and number of guests.
• Provides visual information to help staff monitor and process orders quickly and accurately.

---

Visual & Interactive Features

• Layouts are clearly organized, distinguished by colors and frames, and optimized for desktop or tablet use.
• Supports click, drag, and quick selection to manage orders efficiently.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.

Add a comment