Language: Vietnamese

Chức năng (Function description)	Màn hình “Folio”: cho phép xem chi tiết tất cả các giao dịch doanh thu, thu/chi, thanh toán liên quan đến 1 personal booking (bao gồm các giao dịch phòng, dịch vụ, thuế/fee, payment, deposit, refund, paid out…), và thực hiện các thao tác Post / Void / Transfer & Split transaction / Post payment / Post deposit / Refund deposit / Paid out.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Feb 13, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng “View booking details” (bắt buộc) và các quyền liên quan khác như “Checkin”

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Cập nhật document lần đầu		Sun

1. Tổng quan màn hình Folio

1.1. Mục đích

Màn hình Folio được sử dụng bởi Lễ tân, Thu ngân, Kế toán, Supervisor để:

• Xem toàn bộ giao dịch tài chính liên quan đến một personal booking:
  • Charge tiền phòng, phụ thu, dịch vụ
  • Thuế, phí, surcharge
  • Payment (tiền khách trả), Deposit, Refund deposit, Paid out
  • Điều chỉnh, giảm trừ, hoàn tiền, chuyển giao dịch sang folio khác
• Thực hiện các nghiệp vụ tài chính:
  • Ghi nhận thêm charge (Post)
  • Hủy giao dịch sai (Void)
  • Chuyển giao dịch hoặc tách giao dịch (Transfer & Split)
  • Ghi nhận payment/deposit, hoàn deposit, chi tiền paid out

1.2. Đối tượng sử dụng

• Lễ tân (Receptionist)
• Thu ngân/ Cashier
• Kế toán khách sạn
• Giám sát/ Quản lý (Supervisor/ FO Manager)

---

2. Mô tả GUI màn hình Folio

Lưu ý: Tùy chỉnh lại tên control theo đúng label thực tế trên UI PMS của bạn.

2.1. Khu vực thông tin booking (Booking header)

Các trường thường hiển thị:

• Guest name: Tên khách chính
• Booking number / Reservation code
• Room number
• Stay dates: Arrival date – Departure date
• Status: Booked / Checked-in / Checked-out / No-show / Cancelled
• Market / Source: Loại khách, nguồn đặt phòng
• Rate plan: Giá phòng áp dụng
• Balance:
  • Total charges: Tổng charge
  • Total payments: Tổng payment + deposit đã sử dụng
  • Balance: Số dư còn nợ (+) hoặc dư tiền (-)

2.2. Khu vực chọn folio / filter

• Folio selector:
  • Folio A, Folio B, … (nếu hệ thống chia nhiều folio cho cùng 1 booking)
  • Loại folio: Guest folio, Master folio, Incidental folio…
• Filter giao dịch (nếu có):
  • Theo date range (From date – To date)
  • Theo transaction type: Room, Service, Tax/Fee, Payment, Deposit, Refund, Paid out…
  • Theo status: Posted, Voided, Transferred…
  • Checkbox Include voided transaction (nếu có).

2.3. Bảng danh sách giao dịch (Transaction list)

Các cột điển hình:

• Post date: Ngày ghi sổ
• Stay date / Service date: Ngày ở/ Ngày sử dụng dịch vụ
• Description: Diễn giải (VD: Room charge, Breakfast, Laundry, Visa fee…)
• Reference / Folio no. / Document no. (nếu có)
• Quantity
• Unit price
• Amount: Số tiền của giao dịch
• Type: Charge / Payment / Deposit / Refund / Paid out…
• Payment method / Channel (đối với payment/deposit)
• Created by: Người tạo giao dịch
• Modified by / Voided by / Transferred by (nếu có)
• Status: Posted / Voided / Transferred / Split / Adjusted
• Related folio / Related booking: dùng cho giao dịch transfer/ split.

2.4. Khu vực tổng hợp (Summary)

• Total charges
• Total payments
• Total deposits
• Total refunds
• Total paid out
• Balance (Outstanding amount hoặc Overpaid amount).

2.5. Thanh công cụ (Action toolbar)

Các nút chức năng chính:

• Post (Post transaction / Post charge)
• Void
• Transfer & Split transaction
• Post payment
• Post deposit
• Refund deposit
• Paid out
• Các nút phụ (nếu có):
  • Print folio / Export PDF / Export Excel
  • View log / Audit trail

---

3. Chức năng Post transaction (Post charge)

3.1. Mục đích

Ghi nhận một giao dịch doanh thu/charge mới vào folio của booking, ví dụ:

• Charge tiền phòng
• Charge dịch vụ (ăn uống, laundry, minibar, extra bed…)
• Charge phí (surcharge, late check-out fee, early check-in fee…)
• Charge điều chỉnh (adjustment, promotion, discount theo chính sách).

3.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Mở màn hình Folio của booking cần thao tác.
2. Chọn đúng Folio (nếu booking có nhiều folio).
3. Nhấn nút Post.
4. Trên popup Post transaction:
   • Chọn Transaction code / Item (VD: Room charge, Breakfast, Laundry…).
   • Nhập Stay date / Service date (nếu khác ngày hiện tại).
   • Nhập Quantity.
   • Hệ thống tự tính Unit price và Amount theo cấu hình giá, cho phép sửa (tùy phân quyền).
   • Chọn Tax / Service charge (nếu cấu hình tách).
   • Nhập Remark / Note (nếu cần).
5. Kiểm tra lại thông tin -> Nhấn Save / Post.
6. Giao dịch hiển thị trên bảng transaction list với status Posted.

3.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Post charge khi booking đã Check-out

• Mô tả: Khách đã check-out nhưng phát sinh thêm charge (minibar, laundry…).
• Hành vi mong đợi:
  • Cho phép post charge nếu user có quyền (ví dụ: Supervisor).
  • Hệ thống có thể cảnh báo: “Booking has been checked-out. Do you want to continue?”.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Kiểm tra với khách/ kế toán.
  • Nếu đúng nghiệp vụ, chọn Yes để post charge.
  • Nếu không chắc chắn, hủy thao tác, trao đổi với Supervisor.

Case 2: Post charge cho booking đã Cancelled / No-show

• Mô tả: Khách no-show hoặc hủy phòng nhưng vẫn thu phí (VD: cancellation fee, no-show fee).
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống có thể cho phép post các loại fee đặc biệt (Cancellation/No-show fee).
• Hướng dẫn xử lý:
  • Chỉ post các mã giao dịch được khách sạn quy định cho case này.
  • Ghi rõ Remark: lý do thu phí, số quyết định/ email xác nhận.

Case 3: Post charge vượt hạn mức/ policy

• Mô tả: Post charge với giá hoặc số lượng bất thường (rất cao).
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống cảnh báo hoặc yêu cầu quyền Supervisor.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Nếu không có quyền, liên hệ Supervisor thực hiện.
  • Ghi chú đầy đủ lý do điều chỉnh.

---

4. Chức năng Void transaction

4.1. Mục đích

Hủy một giao dịch đã post sai (nhập sai loại dịch vụ, sai số tiền, post nhầm booking…).

4.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Trên màn hình Folio, chọn dòng giao dịch cần void.
2. Kiểm tra:
   • Giao dịch còn được phép void (chưa khóa sổ, chưa night audit, chưa chuyển sang folio khác…).
3. Nhấn nút Void.
4. Trên popup Void transaction:
   • Nhập Reason (bắt buộc).
   • Nhập Remark chi tiết (khuyến khích).
5. Nhấn Confirm / Void.
6. Kết quả:
   • Giao dịch chuyển sang trạng thái Voided (vẫn hiển thị, nhưng không tính vào tổng).
   • Thể hiện rõ Voided by, Voided at.

4.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Không thể void do giao dịch đã khóa (Posted in closed period)

• Mô tả: Giao dịch thuộc kỳ đã khóa sổ (sau night audit hoặc end-of-month closing).
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống không cho phép void, hiển thị thông báo: “Transaction in a closed period. Void is not allowed.”
• Hướng dẫn xử lý:
  • Không tự ý back-date hoặc mở khóa sổ.
  • Liên hệ Kế toán/ Quản lý để xem xét điều chỉnh bằng giao dịch bù trừ (ví dụ: post negative charge hoặc credit note nếu PMS hỗ trợ).

Case 2: Không thể void vì giao dịch đã transfer sang folio khác

• Mô tả: Dòng giao dịch đã được Transfer sang folio khác.
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống yêu cầu void tại folio đích hoặc không cho void nếu đã settle.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Theo dõi link Related folio / Related booking, mở đúng folio đích.
  • Thực hiện void tại folio đích (nếu được phép).
  • Nếu giao dịch đã settle, trao đổi với Kế toán để xử lý theo quy trình nội bộ.

Case 3: Void nhầm giao dịch

• Mô tả: Người dùng void nhầm một giao dịch đúng.
• Hành vi mong đợi:
  • Không thể “unvoid”; phải post lại giao dịch mới.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Post lại giao dịch đúng với cùng thông tin.
  • Ghi chú rõ trong Remark/Audit trail để kế toán dễ đối chiếu.

---

5. Chức năng Transfer & Split transaction

5.1. Mục đích

• Transfer: Chuyển toàn bộ giao dịch (charge/payment…) từ folio này sang folio khác (cùng booking hoặc booking khác).
• Split: Tách một giao dịch thành nhiều phần (VD: hóa đơn phòng chia cho nhiều khách).

5.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Chọn dòng giao dịch cần Transfer/Split.
2. Nhấn nút Transfer & Split transaction.
3. Trên popup:
   • Chọn mode Transfer hoặc Split.
   • Chọn Folio đích / Booking đích (nếu Transfer).
   • Nhập tỷ lệ hoặc số tiền cần Split (nếu Split).
4. Kiểm tra tổng số tiền sau tách (phải đúng = số tiền ban đầu).
5. Nhấn Confirm.
6. Hệ thống cập nhật:
   • Giao dịch gốc có thể được gắn trạng thái Transferred / Split.
   • Tạo mới các giao dịch tương ứng ở folio đích hoặc cùng folio (đối với split).

5.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Transfer sang booking đã Check-out/Cancelled

• Mô tả: Muốn chuyển charge sang booking đã check-out hoặc hủy.
• Hành vi mong đợi:
  • Có thể không cho phép, hoặc cho phép nếu user có quyền đặc biệt.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Hạn chế thực hiện; nếu cần, trao đổi với Kế toán/ Supervisor.
  • Xem xét tạo booking/folio phù hợp để nhận giao dịch.

Case 2: Split transaction với số tiền không cân

• Mô tả: Sau khi nhập số tiền cho từng phần, tổng ≠ số tiền gốc.
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống không cho lưu, hiển thị cảnh báo.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Kiểm tra lại số tiền từng phần.
  • Điều chỉnh cho đến khi tổng = số tiền ban đầu.

Case 3: Transfer payment giữa các booking khác chủ thể

• Mô tả: Một payment muốn được chuyển sang booking khác (ví dụ: công ty thanh toán cho nhiều booking).
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống cho phép nếu chính sách kế toán cho phép.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Kiểm tra kỹ chứng từ, người trả tiền.
  • Ghi Remark rõ ràng (VD: “Company ABC pays for booking XYZ”).
  • Tham khảo quy định nội bộ trước khi thao tác.

---

6. Chức năng Post payment

6.1. Mục đích

Ghi nhận khoản tiền khách thanh toán cho booking (tại check-in, trong thời gian lưu trú, hoặc tại check-out).

6.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Tại màn hình Folio, nhấn nút Post payment.
2. Trên popup Post payment:
   • Nhập Amount.
   • Chọn Payment method (Cash, Credit card, Bank transfer, E-wallet…).
   • Chọn Currency (nếu đa tiền tệ).
   • Chọn Exchange rate (nếu payment khác currency folio).
   • Nhập Reference (VD: số bill POS, số phiếu thu, số transaction ngân hàng…).
   • Ghi Remark nếu cần.
3. Nhấn Post.
4. Hệ thống:
   • Tạo giao dịch payment trong folio.
   • Cập nhật Balance sau payment.

6.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Payment lớn hơn tổng nợ (Overpayment)

• Mô tả: Số tiền khách trả > số dư cần thanh toán.
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống có thể:
    • Cho phép tạo credit balance, hoặc
    • Yêu cầu lấy số tiền vừa đúng với số dư.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Theo chính sách khách sạn:
    • Hoặc điều chỉnh số tiền thu đúng bằng số dư,
    • Hoặc ghi nhận dư tiền và sẽ Refund / Paid out phần dư (xử lý ở các chức năng bên dưới).
  • Ghi chú rõ ràng lý do nếu để dư tiền trên folio.

Case 2: Payment bằng ngoại tệ

• Mô tả: Khách thanh toán bằng USD/ngoại tệ, trong khi folio tính theo VND.
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống yêu cầu nhập/ chọn tỷ giá.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Dùng tỷ giá theo quy định của khách sạn tại ngày giao dịch.
  • Đảm bảo kiểm tra lại số tiền quy đổi trước khi Post.

---

7. Chức năng Post deposit

7.1. Mục đích

Ghi nhận tiền đặt cọc khách thanh toán trước hoặc trong thời gian lưu trú, nhưng chưa offset trực tiếp vào charge.

7.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Nhấn Post deposit trên màn hình Folio.
2. Trên popup:
   • Nhập Amount deposit.
   • Chọn Payment method (Cash, Card, Transfer…).
   • Chọn Currency, Exchange rate (nếu cần).
   • Nhập Reference (phiếu thu, chứng từ…).
3. Nhấn Post.
4. Hệ thống:
   • Ghi nhận deposit như một giao dịch riêng, thường hiển thị trong Deposit summary.
   • Có thể chưa giảm trực tiếp vào Balance cho tới khi apply/consume deposit (tùy thiết kế PMS).

7.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Deposit nhận trước khi có booking/folio

• Mô tả: Khách chuyển tiền cọc trước, booking tạo sau.
• Hành vi mong đợi:
  • Có thể ghi nhận deposit vào một booking tạm/ master, sau đó transfer sang booking thật.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Làm theo quy trình nội bộ: tạo “Deposit booking / Dummy booking” nếu hệ thống hỗ trợ.
  • Sau khi có booking thật, dùng Transfer để chuyển deposit.

Case 2: Deposit đã sử dụng một phần

• Mô tả: Khi check-out, chỉ dùng một phần deposit để trừ vào charge, phần còn lại sẽ Refund.
• Hướng dẫn xử lý:
  • PMS có thể hỗ trợ chức năng Apply deposit:
    • Chọn số tiền deposit dùng để thanh toán.
    • Phần dư sẽ thể hiện là deposit còn lại, sau đó dùng Refund deposit.

---

8. Chức năng Refund deposit

8.1. Mục đích

Hoàn trả cho khách phần deposit chưa sử dụng.

8.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Kiểm tra Deposit balance trên Folio.
2. Nhấn nút Refund deposit.
3. Trên popup:
   • Nhập Amount cần refund (không vượt quá deposit còn lại).
   • Chọn Refund method (Cash, Bank transfer, Card refund…).
   • Nhập Reference (phiếu chi, chứng từ hoàn tiền…).
   • Ghi Reason.
4. Nhấn Confirm.
5. Hệ thống:
   • Tạo giao dịch refund deposit trên folio.
   • Cập nhật deposit balance về đúng giá trị.

8.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Refund nhiều lần vượt quá tổng deposit

• Mô tả: Đã refund một phần, tiếp tục refund nhưng tổng > deposit ban đầu.
• Hành vi mong đợi:
  • Hệ thống không cho phép, cảnh báo “Refund amount exceeds remaining deposit”.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Xem lại lịch sử deposit & refund.
  • Chỉ refund đúng phần còn lại.

Case 2: Refund khác phương thức ban đầu

• Mô tả: Deposit trả bằng Cash nhưng refund bằng Bank transfer.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Thực hiện theo chính sách khách sạn.
  • Ghi rõ phương thức refund và lý do trong Remark.

---

9. Chức năng Paid out

9.1. Mục đích

Ghi nhận khoản tiền khách sạn chi hộ hoặc chi trả cho khách, thường sẽ trở thành charge trên folio (VD: tạm ứng tiền mặt, trả lại tiền thừa, đổi ngoại tệ…).

9.2. Các bước thao tác cơ bản

1. Trên màn hình Folio, nhấn Paid out.
2. Trên popup:
   • Nhập Amount chi ra.
   • Chọn Paid out reason / code (VD: Cash advance, Balance refund…).
   • Chọn Payment method (Cash, Transfer…).
   • Nhập Reference (phiếu chi, chứng từ…).
   • Ghi Remark chi tiết.
3. Nhấn Post.
4. Hệ thống:
   • Tạo giao dịch Paid out.
   • Cập nhật Balance (thường là tăng số dư khách nợ khách sạn, tùy thiết kế).

9.3. Edge cases & cách xử lý

Case 1: Paid out để hoàn tiền dư sau khi đã post payment quá nhiều

• Mô tả: Khách đã overpay, muốn lấy lại phần dư.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Xác nhận lại tổng payment, charge, balance.
  • Dùng Paid out để chi số tiền dư cho khách.
  • Remark rõ: “Refund overpayment to guest”.

Case 2: Paid out nhầm số tiền

• Mô tả: Ghi nhận paid out sai số tiền hoặc sai loại.
• Hướng dẫn xử lý:
  • Nếu hệ thống cho phép Void paid out, thực hiện Void kèm lý do chi tiết.
  • Nếu không cho void (do khóa sổ), liên hệ Kế toán để xử lý bằng giao dịch điều chỉnh.

---

10. Hướng dẫn chung xử lý lỗi & kiểm tra (Best practices)

• Luôn kiểm tra:
  • Đúng booking / folio trước khi Post/ Void/ Transfer.
  • Balance trước và sau thao tác.
• Ghi Remark/Reason rõ ràng với mọi thao tác tài chính quan trọng (Void, Transfer, Refund, Paid out).
• Với các giao dịch bị chặn do:
  • Closed period / Night audit
  • Lack of permission
    → Thực hiện theo quy trình nội bộ (liên hệ Supervisor/ Kế toán).
• Sử dụng Audit trail / Transaction log (nếu có) để truy vết lại các thay đổi khi cần giải trình.