English below

Chức năng (Function description)	Chức năng Screen guideline – Config > Employee trên PMS cho phép người dùng quản lý thông tin nhân viên một cách tập trung, bao gồm thêm mới, chỉnh sửa và xoá nhân sự, đồng thời liên kết và phân loại nhân viên theo cấu hình phòng ban trong hệ thống, giúp đảm bảo dữ liệu nhân sự được quản lý chính xác, đồng bộ và phù hợp với mô hình tổ chức.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Mar 20, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Config employee

• Version log
• I. Giới Thiệu và Mục Tiêu
  • 1. Giới thiệu
  • 2. Mục tiêu
• II. Các Tính Năng Chính
• III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình
• IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)
• Version log
• I. Introduction and Objectives
  • 1. Introduction
  • 2. Objectives
• II. Primary features
• III. Basic operations on the screen
• IV. GUI Description (User Interface)
• V. General Instructions and Support

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Released document	Mar 20, 2026	Rex

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Mục Screen guideline – Config > Employee trên PMS được thiết kế nhằm cung cấp giải pháp quản lý thông tin nhân sự trong hệ thống một cách tập trung và linh hoạt. Thông qua màn hình này, người dùng có thể cấu hình danh sách nhân viên gắn với từng phòng ban đã được thiết lập trong PMS, từ đó đảm bảo dữ liệu nhân sự được tổ chức rõ ràng, đồng bộ và phù hợp với cấu trúc vận hành của doanh nghiệp.

2. Mục tiêu

• Cho phép quản lý thông tin nhân viên bao gồm thêm mới, chỉnh sửa và xoá dữ liệu nhân sự trong hệ thống.
• Hỗ trợ liên kết nhân viên với phòng ban theo cấu hình có sẵn, giúp tổ chức dữ liệu theo đúng mô hình doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu nhân sự, phục vụ cho các chức năng liên quan như phân quyền, vận hành và báo cáo.
• Tạo điều kiện quản lý nhân sự tập trung, giúp dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin khi có thay đổi.
• Hỗ trợ hệ thống vận hành linh hoạt, mở rộng dễ dàng khi phát sinh thêm nhân sự hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức.
• Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành PMS.

II. Các Tính Năng Chính

• Quản lý thông tin nhân viên: Cho phép thêm mới, chỉnh sửa và xoá thông tin nhân viên trong hệ thống, giúp quản lý dữ liệu nhân sự một cách đầy đủ và chính xác.
• Liên kết nhân viên với phòng ban: Hỗ trợ gán nhân viên vào các phòng ban đã được cấu hình trong PMS, đảm bảo dữ liệu được tổ chức theo đúng cấu trúc vận hành.
• Thiết lập thông tin chi tiết nhân viên: Cho phép cấu hình các thông tin cơ bản của nhân viên như tên, mã nhân viên, phòng ban và các thông tin liên quan, giúp dễ dàng nhận diện và quản lý.
• Hiển thị danh sách nhân viên: Cung cấp danh sách toàn bộ nhân sự đã được cấu hình trong hệ thống, hỗ trợ người dùng theo dõi và quản lý hiệu quả.
• Cập nhật thông tin linh hoạt: Cho phép chỉnh sửa nhanh thông tin nhân viên khi có thay đổi, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật kịp thời theo thực tế vận hành.
• Đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ dữ liệu: Tất cả các thay đổi về thông tin nhân viên được đồng bộ trên toàn hệ thống, phục vụ cho các chức năng liên quan như phân quyền, vận hành và báo cáo.
• Hỗ trợ chấm công: Cho phép chấm công tự động nếu khách sạn, nhà hàng có cấu hình tính năng Attendance.
• Hỗ trợ mở rộng và vận hành linh hoạt: Cho phép dễ dàng bổ sung hoặc điều chỉnh nhân sự theo nhu cầu, phù hợp với sự thay đổi của mô hình tổ chức trong khách sạn/nhà hàng

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Employee:
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Config” trên thanh Header. Nhấn vào sub-tab “Employee”.
  • Hệ thống sẽ điều hướng người dùng đến tab mặc định là màn hình Employe với.
• Xem danh sách nhân viên:
  • Hệ thống hiển thị danh sách toàn bộ nhân viên đã được cấu hình tại góc trái màn hình theo danh sách phòng ban.
  • Người dùng có thể cuộn hoặc tìm kiếm theo tên nhân sự, để theo dõi thông tin.
• Thêm mới nhân viên:
  • Nhấn nút “Add” để mở form tạo nhân viên mới.
  • Nhập các thông tin cần thiết như: mã nhân viên, tên nhân viên, phòng ban, mô tả hoặc thông tin liên quan.
  • Nhấn Save để lưu thông tin nhân viên vào hệ thống.
• Chỉnh sửa thông tin nhân viên:
  • Nhấn trực tiếp vào một nhân viên trong danh sách để mở form chi tiết.
  • Cập nhật các thông tin cần chỉnh sửa (tên, phòng ban, mô tả…).
  • Nhấn Save để lưu thay đổi.
• Cấu hình cho phép nhân viên chấm công tự động:
  • Nhấn trực tiếp vào một nhân viên trong danh sách để mở form chi tiết.
  • Cập nhật đầy đủ hình ảnh theo hướng dẫn tại mục “Profile image”. Nếu bỏ trống ít nhất 1 hình ảnh tại mục này, nhân viên không thể thực hiện tính năng chấm công.
  • Nhấn Save để lưu thay đổi.
• Xóa nhân viên:
  • Chọn nhân viên cần xóa trong danh sách.
  • Nhấn Delete và xác nhận để xóa khỏi hệ thống (nếu có quyền thao tác).
• Kiểm tra và đồng bộ dữ liệu:
  • Sau khi thêm, chỉnh sửa hoặc xóa, kiểm tra lại danh sách để đảm bảo dữ liệu đã được cập nhật chính xác.
  • Đảm bảo thông tin nhân viên hiển thị đúng trên các chức năng liên quan trong hệ thống PMS.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

Màn hình Employee gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Danh sách nhân viên (Employee List):
  • Bố trí ở khu vực trung tâm hoặc bên trái màn hình, hiển thị toàn bộ danh sách nhân viên đã được cấu hình trong hệ thống.
  • Mỗi item thể hiện Tên nhân viên được cấu hình
  • Hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo tên nhân viên và cuộn danh sách để xem đầy đủ dữ liệu.
  • Người dùng có thể click trực tiếp vào từng dòng để mở form chi tiết và chỉnh sửa thông tin.
• Khu vực chi tiết nhân viên (Employee Details):
  • Hiển thị khi người dùng chọn một nhân viên từ danh sách hoặc tạo mới nhân viên.
  • Bao gồm các trường thông tin chính:
    • Name: Tên đầy đủ của nhân viên, dùng để hiển thị trên hệ thống và báo cáo.
    • Telegram: Tài khoản Telegram của nhân viên, phục vụ liên lạc nội bộ, nhận OTP đăng nhập hệ thống.
    • Phone number: Số điện thoại liên hệ của nhân viên, dùng cho liên lạc và xác thực khi cần.
    • Birthday: Ngày sinh của nhân viên, phục vụ quản lý hồ sơ nhân sự.
    • ID card: Số CMND/CCCD hoặc giấy tờ tùy thân, dùng để định danh nhân viên trong hệ thống.
    • Address: Địa chỉ liên hệ của nhân viên.
    • Role: Vai trò (role) của nhân viên trong hệ thống, dùng để phân quyền truy cập và thao tác.
    • Outlet: Chi nhánh, khách sạn, nhà hàng làm việc mà nhân viên được phân công.
    • Job title: Chức danh công việc của nhân viên (ví dụ: Lễ tân, Thu ngân, Quản lý…).
    • Email: Địa chỉ email của nhân viên, phục vụ liên lạc nội bộ, nhận OTP đăng nhập hệ thống.
    • Password: Mật khẩu đăng nhập hệ thống PMS của nhân viên.
    • Active: Trạng thái hoạt động của nhân viên (bật/tắt); khi tắt, nhân viên sẽ không thể đăng nhập hoặc sử dụng hệ thống.
    • Manager: Xác định nhân viên có phải là quản lý hay không, phục vụ phân quyền và quy trình phê duyệt.
    • All departments: Cho phép nhân viên truy cập và làm việc trên tất cả các phòng ban trong hệ thống (nếu được bật).
    • Dynamic Price Cron Job notify: Thiết lập nhận thông báo liên quan đến tác vụ tự động (cron job) cập nhật giá động trong hệ thống.
    • Login ignore OTP: Cho phép nhân viên đăng nhập mà không cần xác thực OTP (áp dụng cho các trường hợp đặc biệt).
    • Profile image: Cho phép tải lên tối thiểu 5 hình ảnh khuôn mặt của nhân viên từ nhiều góc độ khác nhau (chính diện, nghiêng trái/phải, ánh sáng khác nhau…) nhằm phục vụ tính năng chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Attendance), giúp hệ thống nhận diện chính xác và ổn định hơn.
    • Note: Trường mô tả hoặc ghi chú bổ sung về nhân viên, phục vụ mục đích quản lý nội bộ.
  • Cho phép lưu thay đổi bằng nút Save.
• Thêm mới nhân viên:
  • Khi nhấn nút Add, hệ thống hiển thị form tạo mới nhân viên.
  • Người dùng nhập đầy đủ thông tin cần thiết (mã, tên, phòng ban, mô tả…).
  • Nhấn Save để lưu và thêm nhân viên vào danh sách.
• Nút thao tác chính:
  • Add: Tạo mới nhân viên.
  • Nhấn trực tiếp vào thông tin nhân viên trên danh sách: Chỉnh sửa thông tin nhân viên đã chọn.
  • Delete: Xóa nhân viên khỏi hệ thống (nếu người dùng có quyền).
  • Save: Lưu thông tin khi thêm mới hoặc chỉnh sửa.
• Tính năng trực quan và thân thiện:
  • Giao diện được bố trí rõ ràng theo từng khu vực: danh sách nhân viên và chi tiết thông tin.
  • Hỗ trợ thao tác nhanh như click chọn, chỉnh sửa trực tiếp và tìm kiếm dữ liệu.
  • Tương thích trên desktop và tablet, tối ưu cho người dùng vận hành PMS hàng ngày.
  • Giúp người dùng dễ dàng quản lý nhân sự, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, đồng bộ với cấu hình phòng ban trong hệ thống.

---

Function description	The Screen guideline – Config > Employee function in the PMS allows users to centrally manage employee information, including creating, updating, and deleting staff records, while linking and organizing employees based on the system’s department configuration, ensuring that personnel data is accurate, synchronized, and aligned with the organizational structure.
Version	v1.0
Created at	Mar 20, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be Config employee function.

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Released document	Mar 20, 2026	Rex

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Screen guideline – Config > Employee in the PMS is designed to provide a centralized and flexible solution for managing employee information within the system. Through this screen, users can configure and manage employee lists associated with predefined departments in the PMS, ensuring that personnel data is well-organized, synchronized, and aligned with the organization’s operational structure.

2. Objectives

• Enable management of employee information, including creating, updating, and deleting staff records within the system.
• Support linking employees to departments based on existing configurations, ensuring data is structured according to the organizational model.
• Ensure accuracy and consistency of employee data to support related functions such as access control, operations, and reporting.
• Facilitate centralized personnel management, making it easier to monitor and update information when changes occur.
• Support flexible system operations and scalability when adding new employees or adjusting organizational structures.
• Contribute to improving management efficiency and minimizing errors during PMS operations.

II. Primary features

• Employee information management: Allows users to create, update, and delete employee records in the system, ensuring complete and accurate personnel data management.
• Department assignment: Supports assigning employees to departments configured in the PMS, ensuring data is organized according to the operational structure.
• Employee detail configuration: Enables setting up basic employee information such as name, employee code, department, and related details, making identification and management easier.
• Employee list display: Provides a complete list of all configured employees in the system, helping users effectively monitor and manage personnel.
• Flexible information updates: Allows quick editing of employee information when changes occur, ensuring data is always up to date with operational needs.
• Data consistency and synchronization: All changes to employee information are synchronized across the system, supporting related functions such as access control, operations, and reporting.
• Attendance support: Enables automatic attendance tracking if the Attendance feature is configured in the hotel/restaurant system.
• Scalability and flexibility: Allows easy addition or adjustment of personnel as needed, adapting to changes in the organizational structure of the hotel/restaurant.

III. Basic operations on the screen

Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

• Accessing the Employee Screen:

1. Log in to the PMS system.
2. Click on the “Config” menu in the Header bar, then select the “Employee” sub-tab.
3. The system will navigate the user to the default tab, which is the Employee screen.

• Viewing the Employee List:

1. The system displays the full list of employees configured, on the left side of the screen, organized by department.
2. Users can scroll or search by employee name to view details.

• Adding a New Employee:

1. Click the “Add” button to open the new employee form.
2. Enter the required information, such as employee code, employee name, department, description, or related details.
3. Click “Save” to store the employee information in the system.

• Editing Employee Information:

1. Click directly on an employee in the list to open the detail form.
2. Update the information that needs modification (name, department, description, etc.).
3. Click “Save” to save the changes.

• Configuring Automatic Timekeeping for Employees:

1. Click directly on an employee in the list to open the detail form.
2. Upload all required images according to the instructions in the “Profile image” section. If at least one image is missing in this section, the employee will not be able to use the timekeeping feature.
3. Click “Save” to apply the changes.

• Deleting an Employee:

1. Select the employee to be deleted from the list.
2. Click “Delete” and confirm to remove the employee from the system (if you have the required permission).

• Checking and Synchronizing Data:

1. After adding, editing, or deleting, review the list to ensure data is updated correctly.
2. Ensure employee information is displayed correctly across related functions in the PMS system.

IV. GUI Description (User Interface)

Employee screen overview

Header

• Displays the current audit date and the main functions of the screen, such as menu navigation and quick access to transaction management actions.

Employee List:

• Positioned in the center or on the left side of the screen, displaying all employees configured in the system.
• Each item shows the configured employee name.
• Supports quick search by employee name and scrolling through the list to view all data.
• Users can click directly on any row to open the detail form and edit information.

Employee Details Section:

• Displayed when a user selects an employee from the list or creates a new employee.
• Includes the following main fields:
  • Name: Full name of the employee, used for display in the system and reports.
  • Telegram: Employee’s Telegram account, for internal communication and receiving system login OTPs.
  • Phone number: Contact number of the employee, used for communication and verification if needed.
  • Birthday: Employee’s date of birth, for personnel record management.
  • ID card: Employee’s national ID or other identification document, used for employee identification in the system.
  • Address: Contact address of the employee.
  • Role: The employee’s role in the system, used for access control and permissions.
  • Outlet: Branch, hotel, or restaurant assigned to the employee.
  • Job title: Employee’s job title (e.g., Receptionist, Cashier, Manager).
  • Email: Employee’s email address, for internal communication and receiving OTPs.
  • Password: PMS system login password for the employee.
  • Active: Employee status (on/off); if off, the employee cannot log in or use the system.
  • Manager: Indicates whether the employee is a manager, used for permissions and approval workflows.
  • All departments: Allows access to all departments in the system if enabled.
  • Dynamic Price Cron Job Notify: Configures notifications for automated tasks (cron jobs) updating dynamic pricing in the system.
  • Login Ignore OTP: Allows login without OTP verification (for special cases).
  • Profile image: Allows uploading at least 5 facial images of the employee from different angles (front, left/right profile, different lighting) to enable facial recognition for attendance, ensuring accurate and stable system recognition.
  • Note: Additional description or notes about the employee for internal management purposes.
• Changes can be saved using the Save button.

Adding a New Employee:

• Click the Add button to open the new employee form.
• Enter all required information (code, name, department, description, etc.).
• Click Save to store and add the employee to the list.

Main Action Buttons:

• Add: Create a new employee.
• Click on employee information in the list: Edit the selected employee’s information.
• Delete: Remove an employee from the system (if the user has permission).
• Save: Save information when adding or editing an employee.

User-Friendly and Intuitive Features:

• Interface is clearly organized into sections: employee list and detailed information.
• Supports quick actions such as clicking to select, direct editing, and data search.
• Compatible with desktop and tablet, optimized for daily PMS operations.
• Helps users manage personnel efficiently, minimize errors, and ensure data is accurate and synchronized with department configurations in the system.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.