English below

Chức năng (Function description)	Mục Screen guideline – Config > Transaction trên PMS cho phép người dùng cấu hình các loại giao dịch chia thành hai nhóm chính Revenue (cấu hình doanh thu phát sinh từ khách sạn, nhà hàng với khả năng tạo không giới hạn nhóm giao dịch và các giao dịch con) và Pay (cấu hình chi tiền hoàn trả khách hàng khi thanh toán chi phí), đồng thời xem danh sách các transaction đã tạo với các item mặc định Pay và Revenue không thể xóa, và chỉnh sửa thông tin bằng cách nhấn trực tiếp vào từng item trong danh sách.
Phiên bản (Version)	v1.0
Ngày tạo (Created at)	Mar 16, 2026
Điều kiện sử dụng (Prerequisites)	Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Config currency

• Version log
• I. Giới Thiệu và Mục Tiêu
  • 1. Giới thiệu
  • 2. Mục tiêu
• II. Các Tính Năng Chính
• III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình
• IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)
• Version log
• I. Introduction and Objectives
  • 1. Introduction
  • 2. Objectives
• II. Primary features
• III. Basic operations on the screen
• IV. GUI Description (User Interface)
• V. General Instructions and Support

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Released document	Mar 16, 2026	Rex

I. Giới Thiệu và Mục Tiêu

1. Giới thiệu

Mục Screen guideline – Config > Transaction trên PMS được thiết kế để hỗ trợ người dùng quản lý và cấu hình các loại giao dịch phát sinh trong hệ thống, bao gồm doanh thu (Revenue) và chi tiền (Pay), giúp phân loại, theo dõi và quản lý giao dịch một cách chính xác, minh bạch và thuận tiện. Màn hình cũng cho phép người dùng tạo mới, chỉnh sửa và xem danh sách các transaction đã cấu hình, trong đó các item mặc định như Revenue và Pay không thể xóa, đảm bảo tính nhất quán trong toàn hệ thống.

2. Mục tiêu

• Cho phép người dùng cấu hình các loại giao dịch Revenue và Pay, bao gồm tạo nhóm giao dịch và các giao dịch con không giới hạn.
• Hỗ trợ xem danh sách transaction đã cấu hình và chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng, trực quan.
• Đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu giao dịch để phục vụ báo cáo, kiểm soát và vận hành hệ thống PMS.

II. Các Tính Năng Chính

• Cấu hình loại giao dịch theo 2 nhóm chính (Revenue vs Pay): Cho phép người dùng thiết lập và quản lý các transaction trong hệ thống, được phân chia rõ ràng thành hai nhóm chính là Revenue (doanh thu) và Pay (chi tiền).
• Cấu hình transaction thuộc nhóm Revenue:
  • Cho phép thiết lập các loại giao dịch doanh thu phát sinh từ hoạt động của khách sạn, nhà hàng hoặc các dịch vụ liên quan.
  • Hỗ trợ người dùng tạo không giới hạn số lượng nhóm giao dịch và các giao dịch con, giúp phân loại chi tiết và linh hoạt theo nhu cầu vận hành.
• Cấu hình transaction thuộc nhóm Pay: Cho phép thiết lập các loại giao dịch chi tiền, thường áp dụng cho các trường hợp hoàn tiền hoặc thanh toán lại cho khách hàng trong quá trình xử lý chi phí dịch vụ.
• Xem danh sách transaction đã cấu hình:
  • Hiển thị toàn bộ danh sách các transaction trong hệ thống theo cấu trúc phân nhóm rõ ràng.
  • Các item mặc định “Revenue” và “Pay” luôn tồn tại và không thể xóa, nhằm đảm bảo tính nhất quán dữ liệu.
• Chỉnh sửa transaction: Cho phép người dùng nhấn trực tiếp vào từng item trong danh sách để cập nhật thông tin, giúp thao tác nhanh chóng và thuận tiện.

III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình

Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.

• Truy cập màn hình Transaction:
  • Đăng nhập vào hệ thống PMS.
  • Nhấn vào menu “Config” trên thanh Header. Nhấn vào sub-tab “Currency”. Hệ thống sẽ điều hướng người dùng đến màn hình Currency.
  • Nhấn vào sub-tab “Transaction”, hệ thống sẽ điều hướng người dùng đến màn hình Transaction.
• Xem danh sách các transaction đã cấu hình
  • Khi màn hình Transaction mở ra, hệ thống hiển thị danh sách tất cả các transaction đã được cấu hình bên góc trái.
  • Người dùng có thể cuộn để xem đầy đủ danh sách.
  • Các item mặc định như Revenue và Pay được bảo vệ, không thể xóa.
• Thêm mới group revenue
  • Nhấn “Revenue” để mở nút “Add group”
  • Nhấn vào nút “Add group” để mở form tạo group revenue mới.
  • Nhập thông tin cần thiết, bao gồm: mã nhóm, tên nhóm, loại giao dịch.
  • Nhấn Save để lưu group revenue mới vào hệ thống.
• Thêm mới revenue
  • Nhấn “Revenue” để mở nút “Add transaction”
  • Nhấn vào nút “Add transaction” để mở form tạo revenue mới.
  • Nhập thông tin cần thiết, bao gồm: mã revenue, tên revenue, nhóm revenue, rebate, các loại thuế phí.
  • Nhấn Save để lưu group revenue mới vào hệ thống.
• Thêm mới pay
  • Nhấn “Pay” để mở nút “Add transaction”
  • Nhấn vào nút “Add transaction” để mở form tạo pay mới.
  • Nhập thông tin cần thiết, bao gồm: mã pay, tên pay.
  • Nhấn Save để lưu pay mới vào hệ thống.
• Chỉnh sửa transaction đã tạo
  • Nhấn trực tiếp vào một item trong danh sách để mở form chỉnh sửa.
  • Cập nhật thông tin, thay đổi nhóm hoặc bật/tắt hiển thị nếu cần.
  • Nhấn Save để lưu các thay đổi.
• Xóa transaction
  • Chọn item không phải mặc định (không phải Revenue hoặc Pay).
  • Nhấn Delete và xác nhận để xóa transaction khỏi hệ thống.
• Kiểm tra dữ liệu và đồng bộ
  • Sau khi thêm, sửa hoặc xóa, kiểm tra danh sách để đảm bảo dữ liệu được cập nhật chính xác.
  • Đảm bảo các giao dịch hiển thị đúng trong báo cáo, hóa đơn và các chức năng vận hành liên quan.

IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)

H.1.0. Màn hình cấu hình loại giao dịch Pay

H.1.1. Màn hình cấu hình loại giao dịch Revenue

H.1.2. Màn hình cấu hình loại giao dịch Group Revenue

Màn hình Transaction gồm:

• Header:
  • Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
• Danh sách Transaction
  • Khu vực bên trái của màn hình hiển thị danh sách các transaction đã được cấu hình.
  • Các transaction được phân loại theo hai nhóm chính:
    • Revenue: Nhóm giao dịch liên quan đến doanh thu phát sinh từ khách sạn, nhà hàng hoặc các dịch vụ liên quan.
    • Pay: Nhóm giao dịch liên quan đến chi tiền, thường được sử dụng để hoàn tiền hoặc thanh toán cho khách hàng.
  • Các item Revenue và Pay là mặc định của hệ thống và không thể xóa, nhằm đảm bảo cấu trúc giao dịch luôn tồn tại.
  • Người dùng có thể:
    • Nhấn vào từng item để mở form chỉnh sửa.
    • Mở rộng danh sách để xem các nhóm revenue, revenue và pay.
• Nút thao tác chính:
  • Màn hình cung cấp các nút thao tác để quản lý transaction:
    • Nhấn “Revenue”:
      • Nút “Add group”: Cho phép tạo nhóm revenue mới theo nhu cầu vận hành.
      • Nút “Add transaction”: Cho phép tạo revenue mới thuộc nhóm revenue theo nhu cầu vận hành.
    • Nhấn “Pay”:
      • Nút “Add transaction”: Cho phép tạo pay mới theo nhu cầu vận hành.
    • Chỉnh sửa transaction: Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào một item trong danh sách để cập nhật thông tin.
    • Xóa transaction: Cho phép xóa transaction nếu không phải item mặc định và người dùng có quyền thao tác.
• Chi tiết form Tạo mới transaction:
  • Khi người dùng thêm mới hoặc chỉnh sửa transaction, hệ thống hiển thị form cấu hình bao gồm các trường thông tin cơ bản như:
    • Đối với transaction là group revenue (Hình H.1.0. Màn hình cấu hình loại giao dịch Pay):
      • Code: Cho phép cấu hình mã của nhóm revenue giúp người dùng dễ dàng nhận diện trong danh sách, giá trị duy nhất.
      • Name: Cho phép cấu hình tên của nhóm revenue giúp người dùng dễ dàng nhận diện trong danh sách.
      • Transaction group: Xác định loại giao dịch thuộc nhóm Revenue hoặc Non-renvenue, giúp tổ chức các giao dịch theo từng danh mục quản lý.
      • Nút “Save”: Tạo mới group revenue vào hệ thống.
      • Nút “Delete”: Xóa group revenue khỏi hệ thống nếu thỏa điều kiện cho phép.
    • Đối với transaction là revenue (Hình H.1.1. Màn hình cấu hình loại giao dịch Revenue):
      • Code: Mã định danh của revenue, được sử dụng để phân biệt và quản lý giao dịch trong hệ thống; giá trị duy nhất.
      • Name: Tên của transaction, hiển thị trên giao diện và báo cáo, giúp người dùng dễ dàng nhận biết loại giao dịch doanh thu.
      • Transaction group: Nhóm giao dịch mà revenue này thuộc về, dùng để phân loại và tổ chức các revenue theo từng danh mục quản lý.
      • Rebate: Khi được bật, hệ thống sẽ hiển thị các item có revenue này trong Rebate report
      • Service charge: Thiết lập áp dụng phí dịch vụ cho revenue; hệ thống sẽ tính thêm phí dịch vụ theo cấu hình vào giá trị giao dịch.
      • Accommodation tax: Thiết lập áp dụng thuế lưu trú đối với revenue
      • Special tax: Thiết lập áp dụng các loại thuế đặc biệt theo quy định riêng đối với revenue
      • VAT: Thiết lập áp dụng thuế giá trị gia tăng (VAT) revenue, hệ thống sẽ tính thuế VAT vào tổng giá trị giao dịch theo tỷ lệ đã cấu hình.
      • Nút “Save”: Tạo mới revenue vào hệ thống.
      • Nút “Delete”: Xóa group revenue khỏi hệ thống nếu thỏa điều kiện cho phép.
    • Đối với transaction là pay (Hình H.1.0. Màn hình cấu hình loại giao dịch Pay):
      • Code: Mã định danh của pay, được sử dụng để phân biệt và quản lý giao dịch trong hệ thống; giá trị duy nhất.
      • Name: Tên của pay, hiển thị trên giao diện và báo cáo, giúp người dùng dễ dàng nhận biết loại giao dịch doanh thu:
• Tính năng trực quan và thân thiện
  • Giao diện được bố trí rõ ràng theo từng khu vực chức năng, giúp người dùng dễ dàng thao tác.
  • Hỗ trợ hiển thị dạng danh sách phân cấp để quản lý nhóm giao dịch và giao dịch con.
  • Cho phép thao tác nhanh trên desktop hoặc tablet với các hành động như click, mở rộng danh sách và chỉnh sửa trực tiếp.
  • Giúp người dùng quản lý transaction hiệu quả, giảm sai sót trong cấu hình và tối ưu quy trình vận hành của hệ thống PMS.

---

Function description	The Screen guideline – Config > Transaction module in the PMS allows users to configure transaction types divided into two main groups: Revenue (used to configure income generated from hotel and restaurant operations, with the ability to create unlimited transaction groups and sub-transactions) and Pay (used to configure outgoing payments such as customer refunds during settlement).It also enables users to view the list of configured transactions, where the default items Revenue and Pay cannot be deleted, and to edit transaction details by directly clicking on each item in the list.
Version	v1.0
Created at	Mar 17, 2026
Prerequisites	The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be Config currency function.

Version log

ID	Version	Description	Updated at	Updated by
1	ver1.0	Released document	Mar 17, 2026	Rex

I. Introduction and Objectives

1. Introduction

The Screen guideline – Config > Transaction module in the PMS is designed to help users manage and configure transaction types within the system, including Revenue and Pay, enabling accurate, transparent, and efficient classification, tracking, and management of transactions. The screen also allows users to create, edit, and view the list of configured transactions, where default items such as Revenue and Pay cannot be deleted, ensuring consistency across the system.

2. Objectives

• Allow users to configure Revenue and Pay transaction types, including the ability to create unlimited transaction groups and sub-transactions.
• Support users in viewing and quickly editing configured transactions in an intuitive manner.
• Ensure data accuracy and synchronization of transaction information to support reporting, control, and PMS system operations.

II. Primary features

• Configure transaction types by two main groups (Revenue vs Pay): Allows users to set up and manage transactions in the system, clearly divided into two main groups: Revenue (income) and Pay (expense).
• Configure transactions under the Revenue group:
  • Enables configuration of revenue transactions generated from hotel, restaurant, or related service operations.
  • Supports users in creating unlimited transaction groups and sub-transactions, allowing detailed and flexible classification based on operational needs.
• Configure transactions under the Pay group: Allows configuration of expense transactions, typically used for refunds or reimbursements to customers during the settlement of service charges.
• View configured transaction list:
  • Displays the full list of transactions in the system with a clear hierarchical structure.
  • Default items “Revenue” and “Pay” always exist and cannot be deleted, ensuring data consistency.
  Edit transactions:
  Allows users to click directly on each item in the list to update information, enabling quick and convenient operations.

III. Basic operations on the screen

• Follow the steps below in order to ensure efficient and accurate operation.

---

1. Access the Transaction Screen

1. Log in to the PMS system.
2. Click on the “Config” menu in the Header and select the sub-tab “Currency”. The system will navigate to the Currency screen.
3. Click on the sub-tab “Transaction” to navigate to the Transaction screen.

---

2. View the List of Configured Transactions

• When the Transaction screen opens, the system displays the list of all configured transactions on the left side.
• Users can scroll to view the full list.
• Default items such as Revenue and Pay are protected and cannot be deleted.

---

3. Add a New Revenue Group

1. Click “Revenue” to open the “Add group” button.
2. Click Add group to open the form for creating a new revenue group.
3. Enter the required information: group code, group name, transaction type.
4. Click Save to store the new revenue group in the system.

---

4. Add a New Revenue Transaction

1. Click “Revenue” to open the “Add transaction” button.
2. Click Add transaction to open the form for creating a new revenue transaction.
3. Enter the required information: revenue code, revenue name, revenue group, rebate, applicable taxes and fees.
4. Click Save to store the new revenue transaction in the system.

---

5. Add a New Pay Transaction

1. Click “Pay” to open the “Add transaction” button.
2. Click Add transaction to open the form for creating a new pay transaction.
3. Enter the required information: pay code, pay name.
4. Click Save to store the new pay transaction in the system.

---

6. Edit a Transaction

1. Click directly on an item in the list to open the edit form.
2. Update information, change the group, or toggle display settings as needed.
3. Click Save to apply the changes.

---

7. Delete a Transaction

• Select an item that is not a default item (not Revenue or Pay).
• Click Delete and confirm to remove the transaction from the system.

---

8. Verify and Synchronize Data

• After adding, editing, or deleting, check the list to ensure data is updated correctly.
• Ensure transactions are displayed accurately in reports, invoices, and other related operational functions.

IV. GUI Description (User Interface)

H.1.0. Pay Transaction Configuration Screen

H.1.1. Revenue Transaction Configuration Screen

H.1.2. Group Revenue Transaction Configuration Screen

Transaction Screen Overview

Header

• Displays the current audit date and the main functions of the screen, such as menu navigation and quick access to transaction management actions.

---

Transaction List

• The left area of the screen shows the list of all configured transactions.
• Transactions are categorized into two main groups:
  • Revenue: Transactions related to income generated from hotel, restaurant, or related services.
  • Pay: Transactions related to expenses, typically used for refunds or payments to customers.
• The default items Revenue and Pay are system-protected and cannot be deleted to ensure the integrity of the transaction structure.

Users can:

• Click on each item to open the edit form.
• Expand the list to view Revenue groups, Revenue items, and Pay items.

---

Main Action Buttons

The screen provides action buttons for managing transactions:

Click “Revenue”:

• Add group: Allows creation of a new Revenue group according to operational needs.
• Add transaction: Allows creation of a new Revenue transaction within a Revenue group.

Click “Pay”:

• Add transaction: Allows creation of a new Pay transaction as needed.

Edit Transaction:

• Users can click directly on an item in the list to update information.

Delete Transaction:

• Transactions can be deleted if they are not default items and the user has permission.

---

Transaction Form Details

When adding or editing a transaction, the system displays a configuration form with the following fields:

For a Revenue Group (Figure H.1.0 – Pay Transaction Configuration Screen):

• Code: Configure a unique code for the Revenue group for easy identification in the list.
• Name: Configure the group name for easy identification.
• Transaction group: Determines whether the transaction belongs to Revenue or Non-Revenue, helping organize transactions by category.
• Save button: Creates the new Revenue group in the system.
• Delete button: Deletes the Revenue group if allowed.

For a Revenue Transaction (Figure H.1.1 – Revenue Transaction Configuration Screen):

• Code: Unique identifier for the Revenue transaction used to distinguish and manage it in the system.
• Name: Transaction name displayed on the interface and reports.
• Transaction group: The Revenue group to which this transaction belongs, used to categorize and organize Revenue transactions.
• Rebate: When enabled, this Revenue will appear in the Rebate report.
• Service charge: Configures the application of service charges; the system will calculate service fees according to configuration.
• Accommodation tax: Configures the application of accommodation tax for the Revenue transaction.
• Special tax: Configures the application of any special taxes as required.
• VAT: Configures the application of VAT; the system calculates VAT based on the configured rate.
• Save button: Saves the new Revenue transaction.
• Delete button: Deletes the Revenue transaction if allowed.

For a Pay Transaction (Figure H.1.2 – Group Revenue Transaction Configuration Screen):

• Code: Unique identifier for the Pay transaction used to distinguish and manage it in the system.
• Name: Name of the Pay transaction displayed on the interface and in reports for easy recognition.

---

User-Friendly Features

• The interface is clearly structured by functional areas for easy operation.
• Supports a hierarchical list view to manage transaction groups and sub-transactions.
• Enables quick operations on desktop or tablet, including clicking, expanding lists, and direct editing.
• Helps users manage transactions efficiently, reduce configuration errors, and optimize PMS system workflow.

V. General Instructions and Support

1. Usage tips:
   • Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
   • Ensure that all mandatory steps have been completed.
2. Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
3. Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.