Screen guideline – Config > Currency
English below
| Chức năng (Function description) | Chức năng Screen guideline – Config > Currency cho phép người dùng quản lý toàn bộ các loại tiền tệ trong hệ thống PMS một cách trực quan và đầy đủ: người dùng có thể thêm mới loại tiền tệ, cấu hình các thông tin cần thiết, xem danh sách các currency đã được tạo, bao gồm việc nhận biết các loại tiền tệ mặc định như USD không thể xoá, và chỉnh sửa các currency có sẵn.Đồng thời, hệ thống hỗ trợ bật/tắt việc hiển thị loại tiền tệ trên hóa đơn, giúp đảm bảo các giao dịch, báo cáo và in ấn bill luôn chính xác và phù hợp với yêu cầu vận hành của nhà hàng. |
|---|---|
| Phiên bản (Version) | v1.0 |
| Ngày tạo (Created at) | Mar 16, 2026 |
| Điều kiện sử dụng (Prerequisites) | Thiết bị đã được whitelist IP address, có VPN và có kết nối mạng ổn địnhĐã có tài khoản đăng nhập vào PMS. Trường hợp người dùng chưa có tài khoản, cần liên hệ Support team hoặc Admin để tạo tài khoản.Người dùng đã được phân quyền sử dụng chức năng Config currency |
- Version log
- I. Giới Thiệu và Mục Tiêu
- II. Các Tính Năng Chính
- III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình
- IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)
- Version log
- I. Introduction and Objectives
- II. Primary features
- III. Basic operations on the screen
- IV. GUI Description (User Interface)
- V. General Instructions and Support
Version log
| ID | Version | Description | Updated at | Updated by |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ver1.0 | Released document | Mar 16, 2026 | Rex |
I. Giới Thiệu và Mục Tiêu
Màn hình Config > Currency trong hệ thống PMS được thiết kế để hỗ trợ người dùng quản lý các loại tiền tệ sử dụng trong nhà hàng hoặc khách sạn một cách chính xác và tiện lợi. Mục tiêu của màn hình bao gồm:
- Cho phép người dùng thêm mới loại tiền tệ, cấu hình đầy đủ các thông tin cần thiết và bật/tắt hiển thị tiền tệ trên hóa đơn.
- Hỗ trợ người dùng xem danh sách các currency đã cấu hình, trong đó USD là mặc định và không thể xoá, đảm bảo tính nhất quán trong toàn hệ thống.
- Cho phép người dùng chỉnh sửa các loại tiền tệ đã tạo bằng cách nhấn trực tiếp vào item trên danh sách, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Đảm bảo dữ liệu về tiền tệ luôn đồng bộ, chính xác, phục vụ cho việc tính toán doanh thu, báo cáo tài chính và in ấn hóa đơn trong hệ thống PMS.
II. Các Tính Năng Chính
- Thêm mới Currency: Cho phép người dùng tạo loại tiền tệ mới trong hệ thống, nhập đầy đủ thông tin cần thiết và thiết lập hiển thị trên hóa đơn nếu cần.
- Xem danh sách Currency: Hiển thị danh sách tất cả các loại tiền tệ đã được cấu hình, bao gồm các thông tin cơ bản và trạng thái hiển thị trên hóa đơn; USD được mặc định và không thể xoá.
- Chỉnh sửa Currency: Người dùng có thể nhấn vào từng item trong danh sách để cập nhật thông tin, tỷ giá hoặc trạng thái hiển thị mà không cần tạo mới.
- Đảm bảo dữ liệu đồng bộ: Tất cả các thao tác thêm, sửa và hiển thị đều được hệ thống ghi nhận và đồng bộ để phục vụ tính toán doanh thu, báo cáo tài chính và in hóa đơn chính xác.
III. Các Bước Thao Tác Cơ Bản Trên Màn Hình
Dưới đây là các bước thao tác tiêu chuẩn để sử dụng chức năng. Thực hiện theo thứ tự để đảm bảo hiệu quả.
- Truy cập màn hình Currency:
- Đăng nhập vào hệ thống PMS.
- Nhấn vào menu “Config” trên thanh Header. Nhấn vào sub-tab “Currency”
- Hệ thống sẽ điều hướng người dùng đến màn hình Currency.
- Xem danh sách các loại tiền tệ:
- Khi màn hình Currency được mở, hệ thống hiển thị danh sách các loại tiền tệ đã cấu hình.
- Người dùng có thể cuộn để xem đầy đủ danh sách.
- Nhận biết các loại tiền tệ mặc định (USD) không thể xoá.
- Thêm mới Currency:
- Nhấn nút Add để mở form tạo mới.
- Điền các thông tin cần thiết và thiết lập trạng thái hiển thị trên hóa đơn nếu cần.
- Nhấn Save để lưu loại tiền tệ mới vào hệ thống.
- Chỉnh sửa Currency đã tạo:
- Nhấn trực tiếp vào item currency trong danh sách để mở form chỉnh sửa.
- Cập nhật thông tin hoặc bật/tắt hiển thị trên hóa đơn theo nhu cầu.
- Nhấn Save để lưu thay đổi.
- Xóa Currency:
- Chọn item currency không phải USD.
- Nhấn nút Delete và xác nhận để xóa loại tiền tệ khỏi hệ thống.
- Kiểm tra dữ liệu đồng bộ:
- Sau khi thêm, sửa hoặc xóa, kiểm tra danh sách để đảm bảo dữ liệu cập nhật chính xác và hiển thị đúng trên hóa đơn và các báo cáo liên quan.
IV. Mô Tả GUI (Giao Diện Người Dùng)
Màn hình Currency gồm:
- Header:
- Hiển thị thông tin ngày audit hiện tại và các chức năng chính của màn hình như điều hướng menu, truy cập nhanh các thao tác quản lý hóa đơn.
- Danh sách Currency (Currency Table):
- Hiển thị các loại tiền tệ đã cấu hình trong hệ thống PMS.
- Người dùng có thể nhấn vào từng dòng để chỉnh sửa thông tin.
- Nút thao tác chính:
- Add / Thêm mới: Mở form để tạo currency mới.
- Chỉnh sửa: Nhấn vào từng dòng để cập nhật thông tin currency đã chọn.
- Delete / Xóa: Xóa currency nếu không phải là USD và nếu người dùng có quyền.
- Form thêm/chỉnh sửa Currency:
- Giao diện hiển thị các trường thông tin cần thiết để cấu hình currency:
- Code: Mã viết tắt của loại tiền tệ, dùng để định danh currency trong hệ thống (ví dụ: Mã tiền cho khách thanh toán bằng USD). Mã này giúp hệ thống nhận diện và sử dụng currency trong các giao dịch, báo cáo và hóa đơn.
- Name: Tên đầy đủ của loại tiền tệ hiển thị trong hệ thống, giúp người dùng dễ dàng nhận biết và lựa chọn khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán hoặc cấu hình.
- Description: Trường mô tả bổ sung cho loại tiền tệ, cho phép người dùng ghi chú hoặc cung cấp thêm thông tin nhằm giải thích rõ mục đích hoặc phạm vi sử dụng của currency trong hệ thống.
- Exchange rate per 1: Tỷ giá quy đổi của loại tiền tệ so với 1 USD, được sử dụng để tính toán và chuyển đổi giá trị tiền tệ trong các giao dịch và báo cáo tài chính của hệ thống. Công thức: 1 Currency = X * 1 USD
- Can Print Bill: Toggle cho phép bật hoặc tắt việc hiển thị loại tiền tệ này trên hóa đơn (Pre-check Bill, Final Bill); khi được bật, currency sẽ có thể được sử dụng để hiển thị và in trên hóa đơn cho khách hàng.
- Có nút Save để lưu dữ liệu và Delete để xoá loại tiền tệ này khỏi hệ thống.
- Giao diện hiển thị các trường thông tin cần thiết để cấu hình currency:
- Tính năng trực quan và thân thiện:
- Các khu vực được bố trí rõ ràng, phân biệt bằng màu sắc và khung hiển thị.
- Hỗ trợ thao tác nhanh trên desktop hoặc tablet, giảm thiểu lỗi và tối ưu hiệu suất làm việc của người dùng.
| Function description | The Screen guideline – Config > Currency function allows users to manage all currencies in the PMS system in a clear and comprehensive way. Users can add new currencies, configure the required information, and view the list of existing currencies. This includes identifying default currencies such as USD, which cannot be deleted, and editing available currencies.In addition, the system supports enabling or disabling whether a currency is displayed on invoices, ensuring that transactions, reports, and bill printing remain accurate and aligned with the operational requirements of the restaurant. |
|---|---|
| Version | v1.0 |
| Created at | Mar 16, 2026 |
| Prerequisites | The device must have a whitelisted IP address, a VPN, and a stable internet connection.The user must have a PMS account. If the user does not have an account, contact the Support team or Admin to create one.The user must be Config currency function. |
Version log
| ID | Version | Description | Updated at | Updated by |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ver1.0 | Released document | Mar 16, 2026 | Rex |
I. Introduction and Objectives
The Config > Currency screen in the PMS system is designed to help users manage the currencies used in a restaurant or hotel accurately and conveniently. The objectives of this screen include:
- Add and configure currencies: Allows users to add new currencies, enter all necessary information, and enable or disable the display of the currency on invoices.
- View configured currencies: Supports users in viewing the list of configured currencies, with USD set as the default and non-deletable, ensuring consistency across the system.
- Edit existing currencies: Users can update currency information quickly and accurately by clicking directly on an item in the list.
- Maintain data accuracy: Ensures currency data remains synchronized and precise, supporting revenue calculation, financial reporting, and invoice printing within the PMS system.
II. Primary features
- Add New Currency: Allows users to create a new currency in the system, enter all required information, and set whether it should be displayed on invoices if needed.
- View Currency List: Displays a list of all configured currencies, including basic information and invoice display status; USD is set as the default and cannot be deleted.
- Edit Currency: Users can click on any item in the list to update information, exchange rates, or display status without creating a new entry.
- Ensure Data Synchronization: All actions for adding, editing, and display settings are recorded and synchronized by the system to support accurate revenue calculation, financial reporting, and invoice printing.
III. Basic operations on the screen
Standard Steps to Use the Currency Function
Follow these steps in order to ensure effective use of the feature.
1. Access the Currency Screen
- Log in to the PMS system.
- Click on the “Config” menu in the header and select the “Currency” sub-tab.
- The system will navigate the user to the Currency screen.
2. View the List of Currencies
- When the Currency screen opens, the system displays a list of all configured currencies.
- Users can scroll to view the full list.
- Default currencies (e.g., USD) are non-deletable.
3. Add a New Currency
- Click the Add button to open the creation form.
- Enter all required information and set the invoice display status if needed.
- Click Save to store the new currency in the system.
4. Edit an Existing Currency
- Click directly on a currency item in the list to open the edit form.
- Update the information or enable/disable invoice display as required.
- Click Save to apply the changes.
5. Delete a Currency
- Select a currency item that is not USD.
- Click Delete and confirm to remove the currency from the system.
6. Verify Data Synchronization
- After adding, editing, or deleting, check the list to ensure the data is accurately updated and correctly reflected on invoices and related reports.
IV. GUI Description (User Interface)
Currency Screen Overview
Header
- Displays the current audit date and main screen functions, such as menu navigation and quick access to currency management actions.
Currency List (Currency Table)
- Shows all currencies configured in the PMS system.
- Users can click on any row to edit the currency information.
Main Action Buttons
- Add / Thêm mới: Opens the form to create a new currency.
- Edit: Click on any row to update the selected currency information.
- Delete / Xóa: Deletes a currency if it is not USD and the user has permission.
Add/Edit Currency Form
The interface displays the necessary fields to configure a currency:
- Code: The currency abbreviation used to identify the currency in the system (e.g., USD). This code allows the system to recognize and use the currency in transactions, reports, and invoices.
- Name: The full name of the currency displayed in the system, helping users easily identify and select it when performing payment or configuration tasks.
- Description: An optional field to add notes or additional information explaining the purpose or scope of use of the currency within the system.
- Exchange Rate per 1: The exchange rate of the currency relative to 1 USD, used for calculating and converting values in transactions and financial reports.
- Formula: 1 Currency = X × 1 USD
- Can Print Bill: Toggle to enable or disable displaying this currency on invoices (Pre-check Bill, Final Bill). When enabled, the currency can be used for display and printing on customer bills.
- Save Button: Saves the currency data.
- Delete Button: Deletes the currency from the system.
Intuitive and User-Friendly Features
- Areas are clearly arranged and distinguished by colors and frames.
- Supports quick operations on desktop or tablet, minimizing errors and optimizing user workflow.
V. General Instructions and Support
- Usage tips:
- Always carefully check the figures before and during running Night Audit.
- Ensure that all mandatory steps have been completed.
- Support: If you encounter a problem, contact email support@airfeedkh.com.
- Updates: This guideline may change. Please check the latest version in the “Help” section.